> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.ultra.se/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Hantera kunder

> Lär dig hur du skapar, redigerar och hanterar kunder i Ultra. Både privatpersoner och företag med automatisk Fortnox-synkronisering.

Kunder är hjärtat i ditt byggföretag. I Ultra kan du hantera både privatpersoner och företag som kunder, med all nödvändig information för projekt, fakturering och skattereduktioner.

## Vad är en kund i Ultra?

En kund i Ultra kan vara:

* **Privatperson** - För husarbeten som ROT- och RUT-arbeten
* **Företag** - För kommersiella byggprojekt

Varje kund kan ha flera kontaktpersoner och kundspecifika priser. När du har kopplat Fortnox synkroniseras alla kunder automatiskt.

## Skapa en ny kund

Du skapar kunder antingen direkt från kundsidan eller när du skapar ett nytt projekt.

### Från kundsidan

<Steps>
  <Step title="Gå till Kunder">
    Klicka på **Inställningar** i menyn till vänster, sedan **Kunder**
  </Step>

  <Step title="Skapa ny kund">
    Klicka på knappen "Skapa kund"
  </Step>

  <Step title="Välj kundtyp">
    Välj om det är ett Företag eller en Privatperson
  </Step>

  <Step title="Fyll i grunduppgifter">
    * **Namn**: Företagsnamn eller för- och efternamn
    * **E-post**: För fakturor och kommunikation (du kan lägga till flera)
    * **Telefon**: Kontaktuppgifter
    * **Adress**: Där arbetet ska utföras
  </Step>

  <Step title="Lägg till specifik information">
    Beroende på kundtyp fyller du i olika uppgifter
  </Step>

  <Step title="Spara kunden">
    Klicka "Spara" för att skapa kunden
  </Step>
</Steps>

### För företagskunder

När du väljer "Företag" kan du fylla i:

* **Organisationsnummer** - För Fortnox-synkronisering och fakturering
* **Externt ID** - Kundnummer från Fortnox eller annat system (för synkronisering)
* **Flera kontaktpersoner** - Projektledare, ekonomiansvariga, etc.

### För privatpersoner

När du väljer "Privatperson" fyller du även i:

* **Bostadstyp**: Hus eller lägenhet
* **Fastighetsbeteckning** (för hus) eller **Lägenhetsnummer** (för lägenheter)
* **BRF organisationsnummer** (för lägenheter) - Behövs för ROT-arbeten

<Note>
  Privatpersoner skapas automatiskt som kontaktpersoner på sig själva. Detta gör det enkelt att hantera ROT/RUT-arbeten.
</Note>

<Tip>
  Har du många kunder att lägga till? Du kan importera kunder från CSV-fil direkt i Ultra. Gå till **Inställningar** → **Kunder** och klicka på **Importera kunder**.
</Tip>

## Flera e-postadresser

Du kan lägga till flera e-postadresser till samma kund. Detta är användbart när olika personer på företaget ska få olika information.

### Varför flera e-postadresser?

I många byggprojekt finns det flera kontakter på kunden som behöver olika information:

* **Fakturor** ska gå till ekonomiavdelningen
* **Projektuppdateringar** ska gå till projektledaren
* **Offerter** ska skickas till beslutsfattaren

Genom att lägga till flera e-postadresser kan du välja rätt mottagare varje gång du skickar något.

### Så lägger du till e-postadresser

<Steps>
  <Step title="Öppna kundsidan">
    Gå till **Kunder** och välj den kund du vill uppdatera
  </Step>

  <Step title="Klicka på E-post-fältet">
    Du ser alla e-postadresser som är registrerade
  </Step>

  <Step title="Lägg till ny e-post">
    Skriv in e-postadressen och tryck Enter. Upprepa för fler adresser.
  </Step>

  <Step title="Spara ändringarna">
    Klicka **Spara** för att uppdatera kunden
  </Step>
</Steps>

<Note>
  När du skickar fakturor kan du välja vilken e-postadress som ska användas. Den första e-postadressen används som standard.
</Note>

## Externt ID för integration

Externt ID är ett fält där du kan spara kundens nummer från andra system. Detta är särskilt viktigt om du kopplar Ultra till Fortnox eller har bytt från ett annat system.

### Vad är externt ID?

Externt ID kan vara:

* **Kundnummer från Fortnox** - För att koppla rätt kund vid synkronisering
* **Nummer från ditt gamla system** - När du byter till Ultra
* **Annat system-ID** - För integration med externa system

### Varför behövs det?

**För Fortnox-synkronisering**
Om du importerar kunder från Fortnox hjälper externt ID systemet att koppla ihop rätt kunder. Detta är särskilt viktigt när du flyttar från ett annat system till Ultra.

**För bulk-import**
När du importerar många kunder samtidigt från CSV-fil kan du använda externt ID för att behålla koppling till ditt gamla system.

**För spårbarhet**
Ibland behöver du kunna se vilket nummer kunden hade i det gamla systemet, till exempel vid felsökning eller ekonomisk avstämning.

### Så här anger du externt ID

<Steps>
  <Step title="Öppna kundsidan">
    Gå till **Kunder** och välj kunden
  </Step>

  <Step title="Redigera kunden">
    Klicka på **Redigera** för att öppna kundinformationen
  </Step>

  <Step title="Fyll i externt ID">
    Scrolla ner till fältet "Externt ID" och ange kundnumret från ditt andra system
  </Step>

  <Step title="Spara">
    Klicka **Spara** för att uppdatera kunden
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Om du importerar kunder från CSV kan du mappa en kolumn till "Externt ID (Fortnox)" för att fylla i detta automatiskt för alla kunder på en gång.
</Tip>

## Redigera kundinformation

<Steps>
  <Step title="Hitta kunden">
    Gå till Kunder och klicka på den kund du vill redigera
  </Step>

  <Step title="Öppna redigering">
    Klicka på "Redigera" på kundsidan
  </Step>

  <Step title="Uppdatera informationen">
    Ändra de uppgifter som behöver uppdateras
  </Step>

  <Step title="Spara ändringarna">
    Klicka "Spara" för att uppdatera kunden
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Om du har kopplat Fortnox kommer ändringarna att synkroniseras automatiskt. Detta kan ta någon minut.
</Warning>

## Hantera kontaktpersoner

Varje kund kan ha flera kontaktpersoner. Detta är särskilt användbart för företagskunder.

### Lägga till kontaktperson

<Steps>
  <Step title="Gå till kundsidan">
    Klicka på kunden i kundlistan
  </Step>

  <Step title="Hitta kontaktsektionen">
    Scrolla ner till "Kontaktpersoner"
  </Step>

  <Step title="Lägg till kontakt">
    Klicka "Lägg till kontaktperson"
  </Step>

  <Step title="Fyll i uppgifter">
    * Namn, e-post, telefon
    * Adress (om den skiljer sig från kundens)
    * Personnummer (för privatpersoner i ROT/RUT-sammanhang)
  </Step>
</Steps>

### Användningsområden för kontaktpersoner

* **Projektledare** - Den som följer byggprocessen
* **Ekonomiansvarig** - Får fakturor och ekonomisk information
* **Fastighetsägare** - För ROT/RUT-arbeten i lägenheter
* **Beslutsfattare** - Den som godkänner ändringar och tillägg

## Fakturainställningar för kunder

Varje kund kan ha egna inställningar för hur fakturor skapas och skickas. Detta sparar tid när du fakturerar samma kund flera gånger.

### Vad du kan ställa in

**Betalningsvillkor**

* Standardvärde för betalningsdagar (t.ex. 30 dagar)
* Sätts automatiskt på nya fakturor för kunden

**Momstyp**

* Vanlig moms (25%) för de flesta kunder
* Byggmoms (0%) för företagskunder med F-skatt

**Leveransmetod**

* E-post - Fakturan skickas som PDF via e-post
* E-faktura - Elektronisk faktura direkt till kundens ekonomisystem
* Manuellt - Du hanterar utskicket själv

**E-faktura-uppgifter**

* GLN-nummer - 13-siffrigt nummer för e-faktura (krävs för e-faktura)
* GLN Leverans - Separat GLN för leveranser (om kunden har det)
* Elektroniska referenser - "Vår referens" och "Er referens"

<Tip>
  Fyll i e-faktura-uppgifter en gång under kundinställningar så slipper du fylla i dem varje gång du skickar faktura.
</Tip>

<Note>
  GLN-nummer är ett 13-siffrigt identifieringsnummer som används för elektronisk fakturering. Du får numret från kunden som ska ta emot e-fakturor. Detta är inte samma sak som organisationsnummer.
</Note>

### Redigera fakturainställningar

<Steps>
  <Step title="Gå till kundsidan">
    Klicka på kunden i kundlistan
  </Step>

  <Step title="Hitta fakturainställningar">
    Scrolla ner till sektionen "Fakturainställningar"
  </Step>

  <Step title="Ändra inställningarna">
    Uppdatera betalningsvillkor, momstyp, leveransmetod eller e-faktura-uppgifter
  </Step>

  <Step title="Spara ändringarna">
    Klicka "Spara" för att uppdatera inställningarna
  </Step>
</Steps>

## Kundspecifika priser

Du kan sätta speciella priser för vissa kunder. Detta är användbart för:

* Stammis med rabatterade priser
* Stora kunder med volymrabatter
* Komplexa projekt med förhandlade timpriser

### Aktivera kundpriser

<Steps>
  <Step title="Gå till kundsidan">
    Klicka på kunden du vill sätta specilpriser för
  </Step>

  <Step title="Hitta prissektionen">
    Scrolla ner till "Kundspecifika priser"
  </Step>

  <Step title="Aktivera kundpriser">
    Klicka "Lägg till kundspecifika priser"
  </Step>

  <Step title="Justera priserna">
    Ändra priserna för de arbetsroller kunden ska ha specialpriser på
  </Step>

  <Step title="Spara priserna">
    Klicka "Spara" för att aktivera de nya priserna
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Kundspecifika priser används automatiskt när du skapar offerter och fakturor för den kunden.
</Tip>

## Ta bort kunder

Du kan bara ta bort kunder som inte har:

* Aktiva eller avslutade projekt
* Skickade fakturor
* Sparade offerter

### Så här tar du bort en kund

<Steps>
  <Step title="Gå till kundsidan">
    Klicka på kunden du vill ta bort
  </Step>

  <Step title="Öppna borttagning">
    Klicka på de tre prickarna och välj "Ta bort kund"
  </Step>

  <Step title="Bekräfta borttagningen">
    Skriv kundens namn för att bekräfta
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Kunder som är kopplade till projekt, fakturor eller offerter kan inte tas bort. Du kan istället sätta dem som "Inaktiva" för att dölja dem från listor.
</Warning>

## Fortnox-synkronisering

När du har kopplat Fortnox synkroniseras kunder automatiskt:

### Vad som synkroniseras

* **Kundinformation** - Namn, adress, organisationsnummer
* **Kontaktuppgifter** - E-post och telefon
* **Nya kunder** - Skapas automatiskt i Fortnox
* **Uppdateringar** - Ändringar skickas till Fortnox

### Vad som händer när du skapar en kund

1. **Du skapar** kunden i Ultra
2. **Ultra synkroniserar** automatiskt till Fortnox
3. **Kunden får** ett Fortnox-kundnummer
4. **Framtida fakturor** kopplas rätt i bokföringen

<Note>
  Det kan ta 1-2 minuter innan nya kunder syns i Fortnox. Stora mängder kunder synkroniseras i bakgrunden.
</Note>

## Hitta och filtrera kunder

På kundsidan kan du:

* **Söka** efter kund med namn eller organisationsnummer
* **Filtrera** på aktiva eller inaktiva kunder
* **Sortera** efter namn, skapade datum eller senaste projekt

### Snabbsökning

Använd sökrutan för att snabbt hitta:

* Kundnamn (hela eller delar)
* Organisationsnummer
* E-postadresser
* Telefonnummer

## Vanliga frågor

### Vad händer om jag ändrar organisationsnummer?

Om du ändrar organisationsnummer på en befintlig kund som redan synkroniserats till Fortnox, skapas en ny kund i Fortnox. Den gamla kunden förblir kvar men kopplas inte längre till Ultra.

### Kan jag ha samma kund som både privatperson och företag?

Ja, det är inget problem. En person kan äga ett företag och också ha privata projekt. Skapa bara två separata kundposter.

### Varför kan jag inte ta bort en kund?

Kunder med kopplingar till projekt, fakturor eller offerter kan inte tas bort av säkerhetsskäl. Sätt istället kunden som "Inaktiv" för att dölja den från listor.

### Hur hanterar jag ROT/RUT för privatpersoner?

När du skapar en privatperson som kund, lägg till all nödvändig information för ROT/RUT direkt:

* Personnummer på alla som ska få avdraget
* Fastighetsbeteckning eller lägenhetsnummer
* BRF organisationsnummer för lägenheter

### Kan jag skicka fakturor till flera e-postadresser samtidigt?

Ja! Du kan lägga till flera e-postadresser på samma kund. När du skickar en faktura kan du välja att skicka till en eller flera av de registrerade adresserna. Detta är praktiskt när både projektledaren och ekonomiavdelningen ska få samma faktura.

### Vad är skillnaden mellan externt ID och GLN-nummer?

* **Externt ID** är kundens nummer i andra system (som Fortnox eller ditt gamla system). Detta används för synkronisering och spårbarhet.
* **GLN-nummer** är ett 13-siffrigt nummer som krävs för att skicka e-fakturor elektroniskt. Det används bara för elektronisk fakturering.

De fyller helt olika syften och du kan använda båda samtidigt på samma kund.

## Nästa steg

* [Kontaktpersoner](/funktioner/kunder/kontaktpersoner) - Hantera flera kontakter per kund
* [Skattereduktion ROT/RUT](/funktioner/kunder/skattereduktion-rot-rut) - Allt om ROT- och RUT-arbeten
* [Skapa projekt](/funktioner/projekt/skapa-projekt) - Starta projekt för dina kunder
* [Fortnox-synkronisering](/integrationer/fortnox/synka-kunder) - Tekniska detaljer om kundsynkronisering