> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.ultra.se/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Exportera fakturor

> Automatisk export av kundfakturor från Ultra till Fortnox med PDF-bilagor, ROT/RUT-hantering och fullständig spårning.

När du skickar en faktura från Ultra exporteras den automatiskt till Fortnox med all nödvändig information. Din bokförare ser fakturan direkt i Fortnox och du behöver aldrig hantera dubbelregistreringar.

<Note>
  Fakturor exporteras automatiskt när du skickar dem från Ultra. Du behöver inte göra något extra - allting sköts i bakgrunden.
</Note>

## Vad som exporteras automatiskt

### Grundläggande fakturainformation

När du skickar en faktura från Ultra skapas en identisk faktura i Fortnox med:

* **Fakturanummer** - Samma nummer i båda systemen för enkel spårning
* **Kunduppgifter** - Namn, adress, organisationsnummer kopieras automatiskt
* **Fakturarader** - Alla artiklar med beskrivning, pris och moms
* **Leveransadress** - Ditt företags adress för leverans
* **Referenser** - Både din referens och kundens referens
* **Projektinformation** - Kopplas till rätt projekt för uppföljning

### PDF-bilaga

Varje faktura får automatiskt:

* **Professionell PDF** genererad från Ultra
* **Uppladdad till Fortnox inkorg** i mappen "Kundfakturor"
* **Automatiskt bifogad** till fakturan för dokumentation
* **Samma design** som när du skickar till kund

<Tip>
  PDF:en sparas med namnet "kundfaktura-\[fakturanummer].pdf" så du lätt hittar den i Fortnox.
</Tip>

### Betalningsinformation från Fortnox

När en faktura exporteras inkluderas automatiskt betalningsinformation:

* **Bankgiro** - Hämtas från dina Fortnox-inställningar
* **Plusgiro** - Hämtas från dina Fortnox-inställningar

Din bokförare sköter inställningarna för bankgiro och plusgiro i Fortnox. Ultra hämtar alltid senaste uppgifterna därifrån.

## Hur fakturaexporten fungerar

### Steg 1: Du skapar faktura i Ultra

1. Skapa din faktura som vanligt i Ultra
2. Lägg till alla artiklar och kontrollera uppgifterna
3. Ange e-postadresser om du vill skicka fakturan direkt

### Steg 2: Automatisk export vid skickning

När du klickar "Skicka faktura" händer detta automatiskt:

1. **Fakturanummer tilldelas** - Ultra hämtar nästa lediga nummer från Fortnox
2. **Faktura skapas i Fortnox** - Med all information från Ultra
3. **PDF genereras och laddas upp** - Bifogas automatiskt till fakturan
4. **Faktura markeras som skickad** - Status uppdateras i Fortnox
5. **E-post skickas** - Om du angav e-postadresser

<Warning>
  När en faktura väl är skickad kan den inte ändras i Ultra. Vill du göra ändringar måste du skapa en kreditfaktura eller ändra direkt i Fortnox.
</Warning>

### Steg 3: Synkronisering och spårning

* **Extern referens sparas** - Ultra kommer ihåg Fortnox-fakturanumret
* **Status synkroniseras** - Du ser när fakturan är betald i Fortnox
* **Projektuppföljning** - All ekonomi kopplas till rätt projekt

## ROT/RUT-hantering vid export

### Automatisk skattereduktion

Om din faktura innehåller ROT, RUT eller Grön teknik:

**För ROT och RUT:**

* Automatisk anmälan skapas i Fortnox
* Kontaktpersonernas personnummer inkluderas
* Fastighetsuppgifter överförs korrekt
* Avdragsbelopp beräknas automatiskt

**För Grön teknik:**

* Arbetstyper fördelas korrekt (solenergianläggning, värmepump, etc.)
* Belopp fördelas mellan flera kontaktpersoner om nödvändigt
* Separata ansökningar skapas för varje arbetstyp

<Note>
  Ultra hanterar alla komplicerade regler för ROT/RUT automatiskt. Du behöver bara fylla i rätt information när du skapar fakturan.
</Note>

## E-faktura och elektronisk fakturering

### Vad är e-faktura?

E-faktura är ett digitalt format där fakturan skickas direkt mellan ekonomisystem via PEPPOL-nätverket. Kunden får fakturan automatiskt i sitt ekonomisystem utan att du behöver skicka e-post eller papper.

<Note>
  Sedan 1 april 2019 är det lag på att alla leverantörer till offentlig sektor (stat, kommun, region) måste skicka e-fakturor. Om du fakturerar kommuner eller myndigheter behöver du använda e-faktura.
</Note>

### Hur e-faktura fungerar med PEPPOL

E-fakturor i Sverige skickas via PEPPOL-nätverket. Din e-fakturaadress är ditt organisationsnummer - inget GLN-nummer behövs.

**Så fungerar det:**

1. **Fakturan skapas i Fortnox** - Som vanligt med all information
2. **Fortnox hittar mottagaren** - Använder kundens organisationsnummer för att hitta dem i PEPPOL-registret
3. **E-fakturan skickas** - Via PEPPOL Bis Billing 3-format
4. **Automatisk leverans** - Kunden får fakturan i sitt system inom några minuter

### Krav för att skicka e-faktura

**För att skicka e-fakturor behöver du:**

1. Ha e-faktura aktiverat i Fortnox (Inställningar → Fakturering → Digitalt flöde)
2. Kunden måste finnas i PEPPOL-registret

**Kunden identifieras med:**

* **Organisationsnummer** - Används som PEPPOL-ID (vanligast i Sverige)
* **GLN-nummer** - Valfritt, används av vissa större företag

<Tip>
  GLN-nummer är inget krav i Sverige. De flesta företag och alla offentliga verksamheter använder organisationsnummer som sin e-fakturaadress.
</Tip>

### GLN-nummer (valfritt)

GLN (Global Location Number) är ett 13-siffrigt nummer som vissa större företag använder:

* **Inte obligatoriskt** - De flesta kunder använder organisationsnummer istället
* **Leverans-GLN** - Kan användas om kunden har flera mottagarställen
* **Fortnox söker automatiskt** - Om kunden har GLN hittas det automatiskt

Om kunden ber om att du ska använda deras GLN-nummer:

1. Lägg till kundens GLN-nummer i kundregistret
2. Lägg till leverans-GLN om de har flera mottagarställen
3. Välj "E-faktura" som leveranssätt

### Elektronisk referens

Vissa kunder (särskilt offentlig sektor) kräver elektroniska referenser:

* **Elektronisk referens** - Kundens referensnummer eller beställarnummer
* **Din referens** - Din kontaktperson eller avdelning

Ultra sparar dessa referenser automatiskt på kunden så du slipper fylla i dem varje gång.

### Felsökning e-faktura

**Om e-fakturan inte kan skickas:**

* Fakturan skapas ändå i Fortnox som vanlig faktura
* Du får ett felmeddelande i Ultra med anledning
* Du kan skicka fakturan på annat sätt istället (e-post eller papper)

**Vanliga orsaker till att e-faktura misslyckas:**

* Kunden finns inte i PEPPOL-registret
* Fel organisationsnummer på kunden
* Kundens mottagartjänst är tillfälligt nere
* Kunden har bytt e-fakturaoperatör

<Tip>
  Kontrollera alltid kundens organisationsnummer innan du skickar första e-fakturan. De flesta problem beror på felaktiga uppgifter.
</Tip>

### Läs mer om e-faktura

* [Kom igång med e-faktura i Fortnox](https://support.fortnox.se/produkthjalp/fakturering/kom-igang-med-e-faktura)
* [E-faktura checklista](https://support.fortnox.se/produkthjalp/fakturering/e-faktura-checklista)
* [PEPPOL i Fortnox](https://support.fortnox.se/produkthjalp/fakturering/peppol)

## Vad din bokförare ser i Fortnox

### Direkt efter export

När fakturan exporterats ser din bokförare:

1. **Ny kundfaktura** med korrekt fakturanummer
2. **PDF-bilaga** i Fortnox inkorg
3. **Projektinformation** för kostnadsuppföljning
4. **ROT/RUT-anmälningar** klara för Skatteverket
5. **Korrekt kontering** enligt era inställningar
6. **E-faktura status** - Om fakturan skickades elektroniskt

### Statusuppdateringar

* **Skickad** - Fakturan är exporterad och skickad
* **E-faktura levererad** - Om kunden fick fakturan elektroniskt
* **Betald** - När kunden betalar uppdateras status automatiskt
* **Förfallen** - Fortnox hanterar påminnelser enligt era rutiner

## Fakturanummer och synkronisering

### Automatisk nummerhantering

Ultra synkroniserar fakturanummer med Fortnox:

* **Första gången** - Hämtar högsta numret från Fortnox
* **Löpande** - Nästa nummer tilldelas automatiskt
* **Inget dubbelarbete** - Samma nummersekvens i båda systemen

### Om ni redan har fakturor i Fortnox

* Ultra kontrollerar automatiskt befintliga nummer
* Fortsätter från högsta numret som finns
* Inga konflikter eller dubbletter skapas

<Tip>
  Om ni har speciella krav på fakturanumrering kan detta konfigureras under Företagsinställningar innan ni skickar första fakturan.
</Tip>

## Felsökning vid fakturaexport

### Fakturan skapades inte i Fortnox

**Möjliga orsaker:**

* Kund saknar extern ID i Fortnox (se Synka kunder)
* Ofullständiga företagsinställningar i Ultra
* Tillfälligt problem med Fortnox API

**Lösning:**

1. Kontrollera att kunden finns i Fortnox
2. Verifiera att Fortnox-kopplingen fungerar
3. Försök skicka fakturan igen

<Warning>
  Kunder måste ha ett kundnummer i Fortnox (extern ID) innan fakturor kan exporteras. Saknas detta får du felmeddelandet "Kunden saknar kundnummer i Fortnox".
</Warning>

### PDF:en bifogas inte

Detta kan hända om:

* Fortnox-inkorgen är full
* Tillfälliga problem med filuppladdning

PDF:en sparas alltid i Ultra så ni kan ladda upp den manuellt om nödvändigt.

### E-faktura kunde inte skickas

**Vanliga felmeddelanden:**

* "Kunden finns inte i PEPPOL-registret"
* "Kundens mottagartjänst svarar inte"
* "Fel organisationsnummer"

**Vad som händer:**

* Fakturan skapas ändå i Fortnox som vanlig faktura
* Du ser felmeddelandet i Ultra
* Din bokförare kan skicka fakturan manuellt från Fortnox

**Hur du löser det:**

1. Kontrollera kundens organisationsnummer - det används som PEPPOL-ID
2. Verifiera att kunden kan ta emot e-fakturor (särskilt privata företag)
3. Lägg till elektroniska referenser om kunden kräver det (offentlig sektor)
4. Försök skicka igen eller välj annat leveranssätt

### ROT/RUT-information saknas

Kontrollera att:

* Kontaktpersoner har fullständiga personnummer
* Fastighetsuppgifter är korrekt ifyllda
* Arbetstyper är valda på fakturarader

<Warning>
  Om ROT/RUT-anmälan misslyckas skapas fakturan ändå i Fortnox, men utan skattereduktion. Du måste då skapa anmälan manuellt.
</Warning>

## Status och uppföljning

### I Ultra

* **Skickad** - Fakturan är exporterad till Fortnox
* **E-post skickad** - Om ni valde att e-posta kunden
* **Extern ID** - Fortnox-fakturanummer visas för referens

### I Fortnox

* **Kundfaktura** - Med alla detaljer från Ultra
* **Bilagor** - PDF automatiskt bifogad
* **Projekt** - Kopplad för ekonomiuppföljning
* **ROT/RUT** - Anmälningar klara att skickas

## Praktiska tips

### För effektiv fakturahantering

1. **Kontrollera kunduppgifter** innan du skapar fakturan
2. **Använd tydliga beskrivningar** som din bokförare förstår
3. **Koppla till rätt projekt** för korrekt uppföljning
4. **Spara utkast** om du behöver komplettera information

### För ROT/RUT-fakturor

1. **Samla alla uppgifter först** - personnummer, fastighetsbeteckning, etc.
2. **Kontrollera arbetstyper** på varje fakturarad
3. **Verifiera kontaktpersoner** innan du skickar
4. **Koordinera med bokföraren** om ni har speciella rutiner

### För din bokförare

1. **Informera om projektstruktur** så de förstår kopplingarna
2. **Etablera rutiner** för hantering av ROT/RUT-anmälningar
3. **Sätt upp påminnelser** för betalningsövervakning i Fortnox

## Fördelar med automatisk export

### Sparar tid

* **Ingen dubbelregistrering** mellan Ultra och Fortnox
* **Automatisk PDF-hantering** utan manuell uppladdning
* **Direkt projektspårning** för ekonomiuppföljning

### Minskar fel

* **Samma information** i båda systemen automatiskt
* **Korrekt ROT/RUT-hantering** utan manuella beräkningar
* **Automatisk kontering** enligt era inställningar

### Förbättrar samarbetet

* **Bokföraren får allt direkt** utan att vänta på underlag
* **Gemensam fakturanumrering** för enkel kommunikation
* **Transparent projektuppföljning** för alla inblandade

<Note>
  Fakturaexporten är en av de mest värdefulla funktionerna i Fortnox-integrationen. Den sparar tid för både dig och din bokförare samtidigt som den säkerställer att all information är korrekt.
</Note>

## Nästa steg

När fakturaexporten fungerar smidigt kan du:

1. **[Sätta upp automatisk bokföring](bokforing)** - Konfigurera konteringsregler
2. **[Optimera projektuppföljning](synka-projekt)** - Förbättra ekonomisk rapportering
3. **[Hantera leverantörsfakturor](../leverantorsfakturor/registrera-faktura)** - Komplett ekonomiflöde

Nu kan du skicka fakturor från Ultra med trygghet att allt hamnar rätt i Fortnox!