> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.ultra.se/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Synka kunder > Så fungerar automatisk synkronisering av kunduppgifter mellan Ultra och Fortnox, hantering av dubbletter och manuell synkronisering. När du skapar eller uppdaterar kunder i Ultra synkroniseras all information automatiskt med Fortnox. Detta säkerställer att din bokförare alltid har aktuella kunduppgifter och att fakturering kan ske smidigt utan dubbelarbete. ## Så fungerar kundsynkroniseringen ### Automatisk synkronisering Kundsynkroniseringen sker automatiskt vid dessa tillfällen: **När du skapar en ny kund:** * Kunden registreras omedelbart i Fortnox * Ett unikt kundnummer tilldelas automatiskt * All grundläggande information överförs **När du uppdaterar en befintlig kund:** * Ändringarna skickas direkt till Fortnox * Samma kundnummer behålls i båda systemen * Information uppdateras i realtid Synkroniseringen sker direkt när du sparar ändringar i Ultra. Du behöver inte vänta eller göra något extra. ### Vilka kunduppgifter synkroniseras Följande information överförs automatiskt från Ultra till Fortnox: **Grundläggande uppgifter:** * Kundnamn * E-postadress * Telefonnummer * Kundtyp (privatperson eller företag) **Adressuppgifter:** * Gatuadress * Postnummer * Stad **Företagsuppgifter (för företagskunder):** * Organisationsnummer * Status (aktiv/inaktiv) **E-faktura:** * Leveranssätt (e-post, e-faktura eller manuellt) * GLN-nummer (valfritt - de flesta använder organisationsnummer istället) * Leverans-GLN (om kunden har flera mottagarställen) Om du har lagt till extra information direkt i Fortnox kommer denna att bevaras. Ultra skriver bara över de fält som finns i Ultra. För e-faktura används kundens organisationsnummer som PEPPOL-ID. GLN-nummer är valfritt i Sverige. Kunden får ett automatiskt kundnummer (extern ID) i Fortnox som krävs för att fakturor ska kunna exporteras. ## Hantering av dubbletter Ultra har inbyggda funktioner för att undvika att samma kund skapas flera gånger: ### Intelligent dubblettdetektering **För privatpersoner:** * Kontrollerar namn och telefonnummer * Varnar om liknande kunder redan finns * Ger möjlighet att välja befintlig kund istället **För företag:** * Använder organisationsnummer som unik identifierare * Förhindrar automatiskt dubbletter av samma företag * Uppdaterar befintlig företagskund om organisationsnumret redan finns ### Vad händer vid konflikter Om Ultra upptäcker en potentiell dubblett: 1. **Automatisk sammanslagning** - För exakt samma organisationsnummer 2. **Uppdatering av befintlig** - Nya uppgifter ersätter gamla om informationen är mer komplett 3. **Användarval** - Du får välja själv om det är oklart om det är samma kund Om du skapar kunder direkt i Fortnox kan dubbletter uppstå när du sedan skapar samma kund i Ultra. Använd helst bara Ultra för att skapa nya kunder. ## Initial synkronisering När du kopplar Fortnox för första gången synkroniseras alla befintliga kunder automatiskt: ### Vad som händer 1. **Inventering** - Ultra kontrollerar vilka kunder som redan finns i Fortnox 2. **Jämförelse** - Befintliga Ultra-kunder matchas mot Fortnox-kunder 3. **Synkronisering** - Kunder som bara finns i Ultra läggs till i Fortnox 4. **Länkning** - Kunder som finns i båda systemen kopplas ihop ### Tidsåtgång * **Få kunder (1-50):** Några sekunder * **Många kunder (50-200):** 1-2 minuter * **Mycket många kunder (200+):** Kan ta 5-10 minuter Under denna tid kan du fortsätta arbeta i Ultra som vanligt. ## Praktiska exempel ### Exempel 1: Ny privatperson Du registrerar Anders Andersson med telefonnummer och adress i Ultra: ``` Namn: Anders Andersson Telefon: 070-123 45 67 Adress: Storgatan 1, 123 45 Stockholm ``` **Vad som händer:** 1. Ultra skapar kunden lokalt 2. Kunden skickas till Fortnox inom några sekunder 3. Fortnox tilldelar kundnummer (t.ex. 1001) 4. Kundnumret sparas i Ultra för framtida koppling (som extern ID) Det externa ID:t som sparas är kundens kundnummer i Fortnox. Detta behövs för att kunna exportera fakturor till rätt kund. Utan extern ID kan fakturor inte skickas. ### Exempel 2: Nytt företag Du skapar företagskunden Byggfirma AB: ``` Namn: Byggfirma AB Organisationsnummer: 556123-4567 E-post: info@byggfirma.se Adress: Företagsgatan 10, 456 78 Göteborg ``` **Vad som händer:** 1. Ultra kontrollerar om organisationsnumret redan finns 2. Om det är nytt: Skapas både i Ultra och Fortnox 3. Om det finns: Du får välja om du vill uppdatera befintlig kund 4. Företagstypen sätts automatiskt i Fortnox ### Exempel 3: Uppdatering av befintlig kund Du ändrar telefonnummer för Anders Andersson från 070-123 45 67 till 070-987 65 43: **Vad som händer:** 1. Du sparar ändringen i Ultra 2. Ultra skickar uppdateringen till Fortnox direkt 3. Telefonnumret uppdateras i Fortnox inom några sekunder 4. Samma kundnummer behålls ### Exempel 4: Skicka e-faktura till kommun En kommun vill ha e-faktura. I Sverige behöver du bara deras organisationsnummer: ``` Kund: Stadsbyggnadskontoret Organisationsnummer: 212000-1231 Leveranssätt: E-faktura ``` **Vad som händer:** 1. Du väljer "E-faktura" som leveranssätt på kunden 2. Ändringen synkas direkt till Fortnox 3. Fortnox hittar kunden i PEPPOL-registret via organisationsnumret 4. Nästa faktura skickas automatiskt som e-faktura Sedan april 2019 är det lag på att leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor. Alla kommuner, regioner och myndigheter finns i PEPPOL-registret. Vissa större företag använder GLN-nummer istället för organisationsnummer. Om kunden ber dig använda GLN, lägg till det i kundregistret. Men för de flesta räcker organisationsnumret. ## Felsökning ### Kund syns inte i Fortnox **Möjliga orsaker:** * Internetanslutning var nedbruten när kunden skapades * Fortnox-kopplingen är inaktiv * Felaktiga uppgifter som inte godkänns av Fortnox **Lösning:** 1. Kontrollera att Fortnox-integrationen är aktiv under Inställningar → Integrationer 2. Uppdatera kunden i Ultra genom att spara den igen 3. Kontakta support om problemet kvarstår ### Fel kunduppgifter i Fortnox **Möjliga orsaker:** * Informationen ändrades direkt i Fortnox efter synkronisering * Gamla uppgifter från tidigare synkronisering **Lösning:** 1. Uppdatera uppgifterna i Ultra (inte i Fortnox) 2. Spara kunden igen för att trigga ny synkronisering 3. Kontrollera att rätt uppgifter nu visas i Fortnox ### Dubbletter trots kontroller **Möjliga orsaker:** * Kunden skapades direkt i Fortnox efter Ultra-synkronisering * Olika stavning av namn eller organisationsnummer **Lösning:** 1. Ta bort dubletten i Fortnox (behåll den som kom från Ultra) 2. Använd endast Ultra för att skapa nya kunder framåt 3. Kontakta support för hjälp med sammanslagning av kunder ### Fakturor kan inte skickas till kund **Felmeddelande:** "Kunden saknar kundnummer i Fortnox" **Orsak:** Kunden har inte synkroniserats till Fortnox än, eller synkroniseringen misslyckades. **Lösning:** 1. Kontrollera att kunden finns i Fortnox 2. Om kunden saknas: Öppna kunden i Ultra och spara igen 3. Vänta några sekunder och försök skicka fakturan igen 4. Kontrollera att kunden har ett extern ID (kundnummer) i Ultra Utan extern ID från Fortnox kan inga fakturor exporteras för den kunden. Det externa ID:t är kundens kundnummer i Fortnox och tilldelas automatiskt vid första synkroniseringen. ## Bästa praxis ### För dig som använder Ultra **Skapa alltid kunder i Ultra först** * Låt Ultra hantera synkroniseringen automatiskt * Undvik att skapa kunder direkt i Fortnox **Håll kundinformation uppdaterad** * Uppdatera adresser och kontaktuppgifter när de ändras * Kontrollera organisationsnummer för företagskunder **Använd rätt kundtyp** * Välj "Företag" för alla juridiska personer * Välj "Privatperson" för enskilda individer ### För din bokförare **Arbeta med Ultra-synkroniserade kunder** * De kunder som kommer från Ultra har mest aktuell information * Undvik att ändra grunduppgifter direkt i Fortnox **Lägg till bokföringsspecifik information** * Betalningsvillkor, kreditgränser och andra bokföringsinställningar kan läggas till i Fortnox * Denna information påverkas inte av Ultra-synkronisering **Kommunicera om ändringar** * Om kunduppgifter behöver ändras, meddela så att det kan göras i Ultra först ## Säkerhet och integritet ### Dataskydd * Endast nödvändig kundinformation synkroniseras * All överföring sker krypterat mellan systemen * Inga känsliga personuppgifter lagras utöver vad som behövs för fakturering ### Åtkomstkontroll * Endast användare med admin-rättigheter kan koppla/koppla från Fortnox * Synkroniseringen sker automatiskt för alla användare som kan skapa/redigera kunder * Din bokförare får tillgång till samma information som finns i Fortnox ## Nästa steg Nu när du förstår hur kundsynkroniseringen fungerar kan du: 1. **[Koppla Fortnox](koppla-fortnox)** - Om du inte redan gjort det 2. **[Synka projekt](synka-projekt)** - Lär dig hur projektsynkronisering fungerar 3. **[Exportera fakturor](exportera-fakturor)** - Se hur fakturor automatiskt skickas till Fortnox Testa gärna med en testkund först för att se hur synkroniseringen fungerar innan du börjar arbeta med riktiga kunduppgifter.