> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.ultra.se/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Byta system > Lär dig hur du flyttar din data från ett annat system till Ultra med CSV- eller Excel-import. Ska du byta från ett annat system till Ultra? Det är enklare än du tror. Med vår importfunktion kan du snabbt föra över dina kunder och projekt från ditt gamla system - utan att behöva mata in allt manuellt. Det här sparar dig timmar av arbete och du kommer igång snabbare. ## Vad kan du importera? Ultra kan ta emot data från nästan alla system som kan exportera till Excel eller CSV: * **Kunder** - Alla dina kunduppgifter inklusive adresser, organisationsnummer och kontaktinformation * **Projekt** - Dina pågående och avslutade projekt med nummer, datum och budget * **Fortnox-koppling** - Om du använt Fortnox tidigare kan du behålla kundnummer för sömlös övergång Du kan importera upp till 500 kunder eller projekt åt gången. Har du fler? Dela upp importen i flera omgångar. ## Förberedelser Innan du börjar importera, gör följande: ### 1. Exportera från ditt gamla system De flesta system (som Visma, Fortnox, Excel-listor) kan exportera till Excel eller CSV-format: * Logga in i ditt gamla system * Leta efter "Exportera" eller "Ladda ner" i inställningar * Välj Excel (.xlsx) eller CSV (.csv) som format * Spara filen på din dator ### 2. Rensa datan (valfritt men rekommenderat) Öppna filen och: * Ta bort kunder/projekt du inte längre jobbar med * Rätta stavfel i namn * Se till att telefonnummer och e-postadresser är korrekta * Ta bort tomma rader Det här är ett perfekt tillfälle att städa upp i din kundlista! Du sparar tid genom att inte importera gamla eller inaktiva kunder. ### 3. Ha rätt behörighet i Ultra För att kunna importera behöver du vara: * Administratör eller Medlem i företaget * Inte bara Observatör Om du är osäker, kontakta den som bjöd in dig till Ultra. ## Importera kunder Så här för du över dina kunder till Ultra: Gå till **Inställningar** i menyn till vänster, sedan **Kunder**. Klicka på knappen **Importera** längst upp till höger. Dra och släpp din Excel- eller CSV-fil i rutan, eller klicka för att välja filen från din dator. Ultra läser automatiskt filen och visar hur många rader som hittades. Nu ser du dina kolumner från filen på vänster sida. Välj vad varje kolumn ska bli i Ultra genom att klicka på listrutorna. **Obligatoriskt fält:** * **Kundnamn** måste matchas (annars kan vi inte skapa kunden) **Valfria fält:** * E-post, telefon, adress, organisationsnummer osv. Ultra gör en smart gissning åt dig, men kontrollera att matchningen stämmer. Om du tidigare använt Fortnox och vill behålla kundnumren för att kunna koppla ihop systemet senare: Scrolla ner till avsnittet **Externt ID (Fortnox-koppling)** och matcha den kolumn som innehåller dina Fortnox-kundnummer. Detta fält matchas INTE automatiskt, så du måste göra det manuellt om du vill ha det. Längst ner ser du hur många kunder som är redo att importeras. Klicka på **Importera** för att starta importen. Du ser en statusmeny som visar hur det går. När det är klart får du se: * Hur många kunder som importerades * Om något gick fel och varför ### Fältmappning för kunder Här är alla fält du kan importera till Ultra: | Fält i Ultra | Vad det innehåller | Obligatoriskt | Exempel | | ----------------------------- | -------------------------------------- | ------------- | ----------------------------------------------- | | **Kundnamn** | Kundens namn eller företagsnamn | Ja | "Familjen Andersson" eller "Andersson Bygg AB" | | E-post | E-postadress | Nej | [kontakt@exempel.se](mailto:kontakt@exempel.se) | | Telefon | Telefonnummer | Nej | 070-123 45 67 | | Organisationsnummer | 10 siffror | Nej | 556677-1234 | | Adress | Gatuadress | Nej | Storgatan 1 | | Adress 2 | Extra adressrad | Nej | c/o Andersson | | Postnummer | Postnummer | Nej | 123 45 | | Ort | Postort | Nej | Stockholm | | Land | Land | Nej | Sverige | | Kundtyp | Företag eller Privat | Nej | Företag | | Fastighetsbeteckning | För byggprojekt | Nej | Härnevi 3:14 | | GLN-nummer | 13 siffror för elektronisk fakturering | Nej | 7350071234561 | | GLN Leverans | GLN för leveransadress | Nej | 7350071234562 | | Elektronisk referens | Referens vid e-faktura | Nej | REF123 | | Kundens elektroniska referens | Kundens egen referens | Nej | PROJ-456 | | BRF Organisationsnummer | För bostadsrättsföreningar | Nej | 716415-1234 | | Betalningsvillkor (dagar) | Antal dagar betalningsvillkor | Nej | 30 | | Externt ID (Fortnox) | Kundnummer från Fortnox | Nej | 12345 | Om en kolumn i din fil inte matchar något i Ultra kan du välja "Importera inte". Då hoppar Ultra över den kolumnen. ## Importera projekt Så här för du över dina projekt till Ultra: Gå till **Projekt** i menyn till vänster. Klicka på knappen **Importera** längst upp till höger. Dra och släpp din Excel- eller CSV-fil, eller klicka för att välja fil. Ultra läser automatiskt filen och visar antalet rader. Precis som för kunder väljer du vad varje kolumn i din fil ska bli i Ultra. **Obligatoriskt fält:** * **Projektnamn** måste matchas **Valfria men rekommenderade:** * Projektnummer * Startdatum och slutdatum * Budgeterad kostnad och pris Längst ner ser du alla kolumner från din fil som du inte har matchat än. Klicka på de kolumner du vill behålla som kommentarer på projektet. Till exempel: Om du hade en kolumn "Kontaktperson" eller "Anteckningar" i det gamla systemet kan du spara det här. Klicka på **Importera** när du är nöjd. Du får löpande status och ser vilka projekt som skapas. När det är klart får du en sammanfattning. ### Fältmappning för projekt | Fält i Ultra | Vad det innehåller | Obligatoriskt | Exempel | | -------------------- | ------------------------------ | ------------- | ------------------------------- | | **Projektnamn** | Projektets namn | Ja | "Badrumsrenovering - Andersson" | | Projektnummer | Unikt projektnummer | Nej | P-1234 | | Överliggande projekt | Projektnummer för huvudprojekt | Nej | P-1000 | | Referens / Ordernr | Kundens ordernummer | Nej | REF-2024-05 | | Beskrivning | Beskrivning av projektet | Nej | "Helrenovering badrum inkl VVS" | | Arbetsplatsadress | Var arbetet utförs | Nej | Storgatan 1, Stockholm | | Startdatum | När projektet börjar | Nej | 2024-01-15 | | Slutdatum | När projektet slutar | Nej | 2024-03-30 | | Budgeterad kostnad | Din förväntade kostnad | Nej | 150000 | | Budgeterat pris | Vad kunden ska betala | Nej | 200000 | | Påslag % | Påslagsprocent | Nej | 33.33 | | Ersättningsform | Typ av ersättning | Nej | Löpande räkning | Datum ska vara i formatet YYYY-MM-DD (t.ex. 2024-01-15). Belopp kan vara både 150000 eller 150 000 - Ultra förstår båda. ### Importera kostnader och priser som artiklar Om din fil innehåller kolumner med specifika kostnader eller priser kan du importera dessa som artiklar på projektet. Det är praktiskt om du till exempel har kolumner som "Materialkostnad", "Arbetskostnad" eller "Konsultarvode" i din fil. Så här gör du: 1. Scrolla ner till avsnittet **Artikelkolumner** i importdialogen 2. Klicka på **Ny kostnadskolumn** eller **Ny priskolumn** beroende på vilken typ av värde kolumnen innehåller 3. Välj vilken kolumn i din fil som innehåller värdet 4. Upprepa för varje kolumn du vill importera Skillnaden mellan kostnad och pris: * **Kostnad** = Vad det kostar dig (t.ex. inköpspris för material) * **Pris** = Vad kunden betalar (t.ex. kundens pris för material) Kolumnens namn i din fil blir artikelns namn i Ultra. Om du till exempel har en kolumn "Materialkostnad" med värdet 50000, skapas en artikel med namnet "Materialkostnad" och kostnaden 50 000 kr. ### Om överliggande projekt Om du importerar projekt med "Överliggande projekt" måste du göra importen i två steg: 1. **Första importen:** Importera bara huvudprojekten (de utan överliggande projekt) 2. **Andra importen:** Importera underprojekten och ange huvudprojektets nummer som överliggande projekt Om du försöker importera ett underprojekt där huvudprojektet inte finns än kommer det att misslyckas. Gör det i rätt ordning! ## Vanliga frågor ### Vad händer om jag importerar samma kund två gånger? Ultra skapar en ny kund varje gång du importerar. Vi kollar inte automatiskt efter dubbletter. Om du importerar samma lista två gånger får du dubbla kunder. **Lösning:** Ta bort de dubbla kunderna manuellt efter importen. ### Kan jag importera kunder till specifika projekt direkt? Nej, det fungerar inte just nu. Du måste: 1. Importera kunderna först 2. Importera projekten 3. Koppla kund till projekt manuellt efteråt genom att redigera projektet ### Vad händer med felaktiga rader? Om en rad inte kan importeras (t.ex. saknar kundnamn) hoppar Ultra över den raden och fortsätter med nästa. Efter importen får du en lista på vad som gick fel och varför. ### Importeras min tidrapportering och fakturor också? Nej, endast grunddata importeras: * **Kunder:** Kontaktinformation och inställningar * **Projekt:** Namn, nummer och budget **Det här importeras INTE:** * Tidrapporter * Fakturor * Material och kostnader * Projektanställda Du börjar med ren grunddata och bygger vidare från där. ### Kan jag ångra en import? Nej, det går inte att ångra automatiskt. Om du importerade fel data måste du ta bort kunderna eller projekten manuellt. Testa gärna med en liten fil först (5-10 kunder) för att se att allt blir rätt innan du importerar allting! ### Vilka filformat stöds? Ultra kan läsa: * Excel-filer (.xlsx, .xls) * CSV-filer (.csv) De flesta system kan exportera till något av dessa format. ### Varför syns inte alla mina kolumner i matchningen? Ultra visar bara de kolumner som finns i systemet. Om din gamla fil hade kolumner som inte finns i Ultra kan du: * Välja "Importera inte" för att hoppa över dem * Lägga till dem som kommentarer (för projekt) ### Måste projektnumren vara unika? Ja, varje projekt måste ha ett unikt projektnummer. Om du importerar två projekt med samma nummer kommer den andra att få ett felmeddelande. ### Kan jag importera artiklar och priser också? Inte just nu. Artikelimport finns för företagsartiklar men inte som en del av kundimport. Du behöver ställa in arbetsroller och priser manuellt under **Inställningar** → **Artiklar**. ## Nästa steg Nu när du har importerat dina kunder och projekt: * [Bjud in dina anställda](/komma-igang/bjuda-in-anvandare) - Så att de kan börja rapportera tid * [Ställ in företagsinställningar](/komma-igang/foretagsinstallningar) - Arbetsroller, priser och villkor * [Skapa ditt första projekt](/komma-igang/ditt-forsta-projekt) - Lär dig hur projekt fungerar i Ultra * [Koppla Fortnox](/integrationer/fortnox/koppla-fortnox) - Om du använder Fortnox för bokföring Lycka till med övergången till Ultra! Om du stöter på problem är du alltid välkommen att höra av dig till vår support.