Varje person behöver en egen användare. Då kan tid, dokument och andra projektuppgifter kopplas till rätt person.
På sidan Inställningar → Användare ser du namn, e-postadress, anställningsnummer, status, plattformsroll och yrkesroll. Statusen visar om personen är aktiv, inaktiv, borttagen eller fortfarande har en väntande inbjudan.
Förbered innan du bjuder in
Skapa de yrkesroller som företaget använder. Yrkesrollen kan innehålla intern kostnad och kundpris och påverkar därför projektets ekonomiska uppföljning när personen rapporterar tid.
Bestäm också vilken plattformsroll personen behöver. Läs Roller och behörigheter och ge inte administratörsbehörighet enbart för att en person ska kunna rapportera tid.
Bjud in en person
Öppna användarna
Gå till Inställningar och öppna Användare.
Starta inbjudan
Välj Bjud in.
Fyll i uppgifterna
Ange personens e-postadress. Välj sedan användarroll och yrkesroll. Båda behöver vara valda innan inbjudan kan skickas.
Skicka
Bekräfta inbjudan. En ny användare får ett e-postmeddelande med en länk. Om personen redan har ett Ultra-konto läggs kontot till i företaget.
- Plattformsrollen styr vad personen får se och ändra.
- Yrkesrollen anger personens arbete, kostnad och pris vid tidrapportering.
Läs Roller och behörigheter innan du ger administratörsbehörighet.
Följ upp inbjudan
En person som ännu inte har registrerat sig visas som Inbjuden eller Väntande inbjudan i användarlistan. När registreringen är klar ändras statusen till Aktiv.
Kontrollera att rätt person accepterar inbjudan. E-postadressen är den identitet som används för att koppla kontot till företaget.
Ändra en befintlig användare
På användarens rad kan en behörig administratör ändra:
- plattformsroll
- yrkesroll
- anställningsnummer
Anställningsnumret används när personen behöver identifieras i löne- eller ekonomiflöden. Använd samma nummer som i företagets övriga personaladministration.
Rolländringar börjar gälla för användarens åtkomst i företaget. Du kan inte ändra din egen plattformsroll från samma rollväljare.
Ta bort eller återaktivera en användare
Ta bort en person från företaget när personen inte längre ska ha åtkomst. Historisk information, till exempel tidigare tidrapporter, behöver fortfarande kunna visas med rätt avsändare och ska därför inte ersättas med en annan användare.
En borttagen användare visas med statusen Borttagen. Om personen ska arbeta i företaget igen kan en behörig administratör välja Återaktivera användare.
Ta inte bort och skapa om en användare för att rätta en roll eller yrkesroll. Ändra uppgiften på den befintliga användaren så att historiken fortsätter tillhöra samma person.
Om inbjudan inte kommer fram
Kontrollera stavningen i e-postadressen och be mottagaren kontrollera skräpposten. Om adressen är fel kan du korrigera användaren och skicka en ny inbjudan.
Om adressen redan tillhör ett Ultra-konto läggs det befintliga kontot till i företaget. Personen ska då logga in med sina vanliga uppgifter och välja rätt företag. 