Vad är en kund i Ultra?
En kund i Ultra kan vara:- Privatperson - För husarbeten som ROT- och RUT-arbeten
- Företag - För kommersiella byggprojekt
Skapa en ny kund
Du skapar kunder antingen direkt från kundsidan eller när du skapar ett nytt projekt.Från kundsidan
1
Gå till Kunder
Klicka på Kunder i huvudmenyn
2
Skapa ny kund
Klicka på knappen “Skapa kund”
3
Välj kundtyp
Välj om det är ett Företag eller en Privatperson
4
Fyll i grunduppgifter
- Namn: Företagsnamn eller för- och efternamn
- E-post: För fakturor och kommunikation
- Telefon: Kontaktuppgifter
- Adress: Där arbetet ska utföras
5
Lägg till specifik information
Beroende på kundtyp fyller du i olika uppgifter
6
Spara kunden
Klicka “Spara” för att skapa kunden
För företagskunder
När du väljer “Företag” kan du fylla i:- Organisationsnummer - För Fortnox-synkronisering och fakturering
- Flera kontaktpersoner - Projektledare, ekonomiansvariga, etc.
För privatpersoner
När du väljer “Privatperson” fyller du även i:- Bostadstyp: Hus eller lägenhet
- Fastighetsbeteckning (för hus) eller Lägenhetsnummer (för lägenheter)
- BRF organisationsnummer (för lägenheter) - Behövs för ROT-arbeten
Privatpersoner skapas automatiskt som kontaktpersoner på sig själva. Detta gör det enkelt att hantera ROT/RUT-arbeten.
Redigera kundinformation
1
Hitta kunden
Gå till Kunder och klicka på den kund du vill redigera
2
Öppna redigering
Klicka på “Redigera” på kundsidan
3
Uppdatera informationen
Ändra de uppgifter som behöver uppdateras
4
Spara ändringarna
Klicka “Spara” för att uppdatera kunden
Om du har kopplat Fortnox kommer ändringarna att synkroniseras automatiskt. Detta kan ta någon minut.
Hantera kontaktpersoner
Varje kund kan ha flera kontaktpersoner. Detta är särskilt användbart för företagskunder.Lägga till kontaktperson
1
Gå till kundsidan
Klicka på kunden i kundlistan
2
Hitta kontaktsektionen
Scrolla ner till “Kontaktpersoner”
3
Lägg till kontakt
Klicka “Lägg till kontaktperson”
4
Fyll i uppgifter
- Namn, e-post, telefon
- Adress (om den skiljer sig från kundens)
- Personnummer (för privatpersoner i ROT/RUT-sammanhang)
Användningsområden för kontaktpersoner
- Projektledare - Den som följer byggprocessen
- Ekonomiansvarig - Får fakturor och ekonomisk information
- Fastighetsägare - För ROT/RUT-arbeten i lägenheter
- Beslutsfattare - Den som godkänner ändringar och tillägg
Kundspecifika priser
Du kan sätta speciella priser för vissa kunder. Detta är användbart för:- Stammis med rabatterade priser
- Stora kunder med volymrabatter
- Komplexa projekt med förhandlade timpriser
Aktivera kundpriser
1
Gå till kundsidan
Klicka på kunden du vill sätta specilpriser för
2
Hitta prissektionen
Scrolla ner till “Kundspecifika priser”
3
Aktivera kundpriser
Klicka “Lägg till kundspecifika priser”
4
Justera priserna
Ändra priserna för de arbetsroller kunden ska ha specialpriser på
5
Spara priserna
Klicka “Spara” för att aktivera de nya priserna
Kundspecifika priser används automatiskt när du skapar offerter och fakturor för den kunden.
Ta bort kunder
Du kan bara ta bort kunder som inte har:- Aktiva eller avslutade projekt
- Skickade fakturor
- Sparade offerter
Så här tar du bort en kund
1
Gå till kundsidan
Klicka på kunden du vill ta bort
2
Öppna borttagning
Klicka på de tre prickarna och välj “Ta bort kund”
3
Bekräfta borttagningen
Skriv kundens namn för att bekräfta
Kunder som är kopplade till projekt, fakturor eller offerter kan inte tas bort. Du kan istället sätta dem som “Inaktiva” för att dölja dem från listor.
Fortnox-synkronisering
När du har kopplat Fortnox synkroniseras kunder automatiskt:Vad som synkroniseras
- Kundinformation - Namn, adress, organisationsnummer
- Kontaktuppgifter - E-post och telefon
- Nya kunder - Skapas automatiskt i Fortnox
- Uppdateringar - Ändringar skickas till Fortnox
Vad som händer när du skapar en kund
- Du skapar kunden i Ultra
- Ultra synkroniserar automatiskt till Fortnox
- Kunden får ett Fortnox-kundnummer
- Framtida fakturor kopplas rätt i bokföringen
Det kan ta 1-2 minuter innan nya kunder syns i Fortnox. Stora mängder kunder synkroniseras i bakgrunden.
Hitta och filtrera kunder
På kundsidan kan du:- Söka efter kund med namn eller organisationsnummer
- Filtrera på aktiva eller inaktiva kunder
- Sortera efter namn, skapade datum eller senaste projekt
Snabbsökning
Använd sökrutan för att snabbt hitta:- Kundnamn (hela eller delar)
- Organisationsnummer
- E-postadresser
- Telefonnummer
Vanliga frågor
Vad händer om jag ändrar organisationsnummer?
Om du ändrar organisationsnummer på en befintlig kund som redan synkroniserats till Fortnox, skapas en ny kund i Fortnox. Den gamla kunden förblir kvar men kopplas inte längre till Ultra.Kan jag ha samma kund som både privatperson och företag?
Ja, det är inget problem. En person kan äga ett företag och också ha privata projekt. Skapa bara två separata kundposter.Varför kan jag inte ta bort en kund?
Kunder med kopplingar till projekt, fakturor eller offerter kan inte tas bort av säkerhetsskäl. Sätt istället kunden som “Inaktiv” för att dölja den från listor.Hur hanterar jag ROT/RUT för privatpersoner?
När du skapar en privatperson som kund, lägg till all nödvändig information för ROT/RUT direkt:- Personnummer på alla som ska få avdraget
- Fastighetsbeteckning eller lägenhetsnummer
- BRF organisationsnummer för lägenheter
Nästa steg
- Kontaktpersoner - Hantera flera kontakter per kund
- Skattereduktion ROT/RUT - Allt om ROT- och RUT-arbeten
- Skapa projekt - Starta projekt för dina kunder
- Fortnox-synkronisering - Tekniska detaljer om kundsynkronisering