Vad är en kund i Ultra?
En kund i Ultra kan vara:- Privatperson - För husarbeten som ROT- och RUT-arbeten
- Företag - För kommersiella byggprojekt
Skapa en ny kund
Du skapar kunder antingen direkt från kundsidan eller när du skapar ett nytt projekt.Från kundsidan
1
Gå till Kunder
Klicka på Inställningar i menyn till vänster, sedan Kunder
2
Skapa ny kund
Klicka på knappen “Skapa kund”
3
Välj kundtyp
Välj om det är ett Företag eller en Privatperson
4
Fyll i grunduppgifter
- Namn: Företagsnamn eller för- och efternamn
- E-post: För fakturor och kommunikation (du kan lägga till flera)
- Telefon: Kontaktuppgifter
- Adress: Där arbetet ska utföras
5
Lägg till specifik information
Beroende på kundtyp fyller du i olika uppgifter
6
Spara kunden
Klicka “Spara” för att skapa kunden
För företagskunder
När du väljer “Företag” kan du fylla i:- Organisationsnummer - För Fortnox-synkronisering och fakturering
- Externt ID - Kundnummer från Fortnox eller annat system (för synkronisering)
- Flera kontaktpersoner - Projektledare, ekonomiansvariga, etc.
För privatpersoner
När du väljer “Privatperson” fyller du även i:- Bostadstyp: Hus eller lägenhet
- Fastighetsbeteckning (för hus) eller Lägenhetsnummer (för lägenheter)
- BRF organisationsnummer (för lägenheter) - Behövs för ROT-arbeten
Privatpersoner skapas automatiskt som kontaktpersoner på sig själva. Detta gör det enkelt att hantera ROT/RUT-arbeten.
Flera e-postadresser
Du kan lägga till flera e-postadresser till samma kund. Detta är användbart när olika personer på företaget ska få olika information.Varför flera e-postadresser?
I många byggprojekt finns det flera kontakter på kunden som behöver olika information:- Fakturor ska gå till ekonomiavdelningen
- Projektuppdateringar ska gå till projektledaren
- Offerter ska skickas till beslutsfattaren
Så lägger du till e-postadresser
1
Öppna kundsidan
Gå till Kunder och välj den kund du vill uppdatera
2
Klicka på E-post-fältet
Du ser alla e-postadresser som är registrerade
3
Lägg till ny e-post
Skriv in e-postadressen och tryck Enter. Upprepa för fler adresser.
4
Spara ändringarna
Klicka Spara för att uppdatera kunden
När du skickar fakturor kan du välja vilken e-postadress som ska användas. Den första e-postadressen används som standard.
Externt ID för integration
Externt ID är ett fält där du kan spara kundens nummer från andra system. Detta är särskilt viktigt om du kopplar Ultra till Fortnox eller har bytt från ett annat system.Vad är externt ID?
Externt ID kan vara:- Kundnummer från Fortnox - För att koppla rätt kund vid synkronisering
- Nummer från ditt gamla system - När du byter till Ultra
- Annat system-ID - För integration med externa system
Varför behövs det?
För Fortnox-synkronisering Om du importerar kunder från Fortnox hjälper externt ID systemet att koppla ihop rätt kunder. Detta är särskilt viktigt när du flyttar från ett annat system till Ultra. För bulk-import När du importerar många kunder samtidigt från CSV-fil kan du använda externt ID för att behålla koppling till ditt gamla system. För spårbarhet Ibland behöver du kunna se vilket nummer kunden hade i det gamla systemet, till exempel vid felsökning eller ekonomisk avstämning.Så här anger du externt ID
1
Öppna kundsidan
Gå till Kunder och välj kunden
2
Redigera kunden
Klicka på Redigera för att öppna kundinformationen
3
Fyll i externt ID
Scrolla ner till fältet “Externt ID” och ange kundnumret från ditt andra system
4
Spara
Klicka Spara för att uppdatera kunden
Redigera kundinformation
1
Hitta kunden
Gå till Kunder och klicka på den kund du vill redigera
2
Öppna redigering
Klicka på “Redigera” på kundsidan
3
Uppdatera informationen
Ändra de uppgifter som behöver uppdateras
4
Spara ändringarna
Klicka “Spara” för att uppdatera kunden
Hantera kontaktpersoner
Varje kund kan ha flera kontaktpersoner. Detta är särskilt användbart för företagskunder.Lägga till kontaktperson
1
Gå till kundsidan
Klicka på kunden i kundlistan
2
Hitta kontaktsektionen
Scrolla ner till “Kontaktpersoner”
3
Lägg till kontakt
Klicka “Lägg till kontaktperson”
4
Fyll i uppgifter
- Namn, e-post, telefon
- Adress (om den skiljer sig från kundens)
- Personnummer (för privatpersoner i ROT/RUT-sammanhang)
Användningsområden för kontaktpersoner
- Projektledare - Den som följer byggprocessen
- Ekonomiansvarig - Får fakturor och ekonomisk information
- Fastighetsägare - För ROT/RUT-arbeten i lägenheter
- Beslutsfattare - Den som godkänner ändringar och tillägg
Fakturainställningar för kunder
Varje kund kan ha egna inställningar för hur fakturor skapas och skickas. Detta sparar tid när du fakturerar samma kund flera gånger.Vad du kan ställa in
Betalningsvillkor- Standardvärde för betalningsdagar (t.ex. 30 dagar)
- Sätts automatiskt på nya fakturor för kunden
- Vanlig moms (25%) för de flesta kunder
- Byggmoms (0%) för företagskunder med F-skatt
- E-post - Fakturan skickas som PDF via e-post
- E-faktura - Elektronisk faktura direkt till kundens ekonomisystem
- Manuellt - Du hanterar utskicket själv
- GLN-nummer - 13-siffrigt nummer för e-faktura (krävs för e-faktura)
- GLN Leverans - Separat GLN för leveranser (om kunden har det)
- Elektroniska referenser - “Vår referens” och “Er referens”
GLN-nummer är ett 13-siffrigt identifieringsnummer som används för elektronisk fakturering. Du får numret från kunden som ska ta emot e-fakturor. Detta är inte samma sak som organisationsnummer.
Redigera fakturainställningar
1
Gå till kundsidan
Klicka på kunden i kundlistan
2
Hitta fakturainställningar
Scrolla ner till sektionen “Fakturainställningar”
3
Ändra inställningarna
Uppdatera betalningsvillkor, momstyp, leveransmetod eller e-faktura-uppgifter
4
Spara ändringarna
Klicka “Spara” för att uppdatera inställningarna
Kundspecifika priser
Du kan sätta speciella priser för vissa kunder. Detta är användbart för:- Stammis med rabatterade priser
- Stora kunder med volymrabatter
- Komplexa projekt med förhandlade timpriser
Aktivera kundpriser
1
Gå till kundsidan
Klicka på kunden du vill sätta specilpriser för
2
Hitta prissektionen
Scrolla ner till “Kundspecifika priser”
3
Aktivera kundpriser
Klicka “Lägg till kundspecifika priser”
4
Justera priserna
Ändra priserna för de arbetsroller kunden ska ha specialpriser på
5
Spara priserna
Klicka “Spara” för att aktivera de nya priserna
Ta bort kunder
Du kan bara ta bort kunder som inte har:- Aktiva eller avslutade projekt
- Skickade fakturor
- Sparade offerter
Så här tar du bort en kund
1
Gå till kundsidan
Klicka på kunden du vill ta bort
2
Öppna borttagning
Klicka på de tre prickarna och välj “Ta bort kund”
3
Bekräfta borttagningen
Skriv kundens namn för att bekräfta
Fortnox-synkronisering
När du har kopplat Fortnox synkroniseras kunder automatiskt:Vad som synkroniseras
- Kundinformation - Namn, adress, organisationsnummer
- Kontaktuppgifter - E-post och telefon
- Nya kunder - Skapas automatiskt i Fortnox
- Uppdateringar - Ändringar skickas till Fortnox
Vad som händer när du skapar en kund
- Du skapar kunden i Ultra
- Ultra synkroniserar automatiskt till Fortnox
- Kunden får ett Fortnox-kundnummer
- Framtida fakturor kopplas rätt i bokföringen
Det kan ta 1-2 minuter innan nya kunder syns i Fortnox. Stora mängder kunder synkroniseras i bakgrunden.
Hitta och filtrera kunder
På kundsidan kan du:- Söka efter kund med namn eller organisationsnummer
- Filtrera på aktiva eller inaktiva kunder
- Sortera efter namn, skapade datum eller senaste projekt
Snabbsökning
Använd sökrutan för att snabbt hitta:- Kundnamn (hela eller delar)
- Organisationsnummer
- E-postadresser
- Telefonnummer
Vanliga frågor
Vad händer om jag ändrar organisationsnummer?
Om du ändrar organisationsnummer på en befintlig kund som redan synkroniserats till Fortnox, skapas en ny kund i Fortnox. Den gamla kunden förblir kvar men kopplas inte längre till Ultra.Kan jag ha samma kund som både privatperson och företag?
Ja, det är inget problem. En person kan äga ett företag och också ha privata projekt. Skapa bara två separata kundposter.Varför kan jag inte ta bort en kund?
Kunder med kopplingar till projekt, fakturor eller offerter kan inte tas bort av säkerhetsskäl. Sätt istället kunden som “Inaktiv” för att dölja den från listor.Hur hanterar jag ROT/RUT för privatpersoner?
När du skapar en privatperson som kund, lägg till all nödvändig information för ROT/RUT direkt:- Personnummer på alla som ska få avdraget
- Fastighetsbeteckning eller lägenhetsnummer
- BRF organisationsnummer för lägenheter
Kan jag skicka fakturor till flera e-postadresser samtidigt?
Ja! Du kan lägga till flera e-postadresser på samma kund. När du skickar en faktura kan du välja att skicka till en eller flera av de registrerade adresserna. Detta är praktiskt när både projektledaren och ekonomiavdelningen ska få samma faktura.Vad är skillnaden mellan externt ID och GLN-nummer?
- Externt ID är kundens nummer i andra system (som Fortnox eller ditt gamla system). Detta används för synkronisering och spårbarhet.
- GLN-nummer är ett 13-siffrigt nummer som krävs för att skicka e-fakturor elektroniskt. Det används bara för elektronisk fakturering.
Nästa steg
- Kontaktpersoner - Hantera flera kontakter per kund
- Skattereduktion ROT/RUT - Allt om ROT- och RUT-arbeten
- Skapa projekt - Starta projekt för dina kunder
- Fortnox-synkronisering - Tekniska detaljer om kundsynkronisering