Vad är automatiskt godkännande?
När automatiskt godkännande är aktiverat händer följande:- All tid som rapporteras blir direkt godkänd och fakturerbar
- Du behöver inte längre klicka på varje grå cirkel för att godkänna tid
- Medarbetare ser direkt en grön bock på sin rapporterade tid
- Du kan skapa kundfakturor omedelbart efter att tid rapporterats
Företag med endast en användare (dig själv) har alltid automatiskt godkännande aktiverat, oavsett inställning. Du kan inte godkänna din egen tid manuellt.
Fördelar med automatiskt godkännande
Tidsbesparing
- Ingen daglig eller veckovis granskning av tidrapporter
- Färre klick och mindre administration
- Snabbare från tidrapport till faktura
Smidigare flöde
- Medarbetare behöver inte vänta på godkännande
- Kundfakturor kan skapas direkt
- Mindre förseningar i faktureringsprocessen
Mindre komplexitet
- En inställning mindre att hålla koll på
- Enklare process för nya medarbetare att förstå
- Minskar risken för glömda godkännanden
Nackdelar med automatiskt godkännande
Minskad kontroll
- Du ser inte över tid innan den blir fakturerbar
- Svårare att upptäcka felrapporterad tid
- Risk för att fel tid faktureras till kunder
Kvalitetsrisker
- Medarbetare kanske rapporterar slarvigare
- Överrapportering kan bli ett problem
- Svårare att korrigera fel i efterhand
Projektöverblick
- Du får mindre insyn i vem som jobbar vad
- Sämre kännedom om projektframsteg
- Mindre kontakt med dagliga arbetsrutiner
När ska du använda automatiskt godkännande?
Perfekt för små företag när:
- Du har 1-3 medarbetare som du litar på
- Alla jobbar på liknande projekt med tydliga ramar
- Du vill fokusera mer på byggarbete än administration
- Tidkontroll inte är kritiskt för din ekonomi
Exempel: Snickeriföretag med 2 anställda
“Vi är tre personer som alltid jobbar tillsammans på projekten. Jag vet vad alla gör varje dag ändå, så jag behöver inte sitta och godkänna timmar på kvällarna. Nu kan jag skicka fakturor samma dag som jobbet blir klart.”Passa dig för automatiskt godkännande om:
- Du har många anställda (5+)
- Medarbetare jobbar på olika platser utan övervakning
- Du ofta upptäcker fel i tidrapporter
- Kunder är mycket känsliga för felaktiga debiteringar
- Du vill ha kontroll över vad som faktureras
Exempel: Byggföretag med 8 anställda
“Vi har lag som jobbar på olika byggplatser. Ibland glömmer folk att rapportera, ibland rapporterar de fel projekt. Jag behöver kolla igenom allt innan det går till kund, annars blir det problem.”Så här aktiverar du automatiskt godkännande
1
Gå till Inställningar
Klicka på Inställningar i menyn till vänster
2
Välj Ekonomi
Klicka på Ekonomi i inställningsmenyerna
3
Aktivera inställningen
Hitta “Automatiskt godkännande av tid” och aktivera växeln så den blir grön
4
Spara
Klicka Spara längst ner för att aktivera inställningen
Endast användare med Admin- eller Ägarbehörighet kan ändra denna inställning. Medlemmar kan inte aktivera eller avaktivera automatiskt godkännande.
Så här stänger du av automatiskt godkännande
Om du vill gå tillbaka till manuellt godkännande:1
Gå till Ekonomiinställningar
Följ samma steg som ovan för att komma till ekonomiinställningarna
2
Avaktivera växeln
Klicka på växeln så den blir grå
3
Spara
Klicka Spara för att aktivera manuellt godkännande igen
All tid som redan godkänts automatiskt förblir godkänd. Endast ny tid som rapporteras efter inställningsändringen kommer kräva manuellt godkännande.
Vad händer när du byter inställning?
När du aktiverar automatiskt godkännande:
- All ny tid godkänns automatiskt från och med nu
- Tid som redan väntar på godkännande blir INTE automatiskt godkänd
- Du måste fortfarande godkänna redan rapporterad tid manuellt
När du avaktiverar automatiskt godkännande:
- All ny tid kräver manuellt godkännande igen
- Redan godkänd tid förblir godkänd
- Du återgår till den vanliga processen med grå och gröna cirklar
Kombination med andra inställningar
Automatiskt godkännande + Fortnox
När båda är aktiverade:- Godkänd tid synkroniseras automatiskt till Fortnox
- Projekt skapas och uppdateras utan fördröjning
- Ekonomisk redovisning blir mer realtid
Automatiskt godkännande + Projektpriser
Automatiskt godkännande påverkar inte:- Vilka timpriser som används
- Påslag på material
- Rabatter till kunder
Vanliga frågor
Kan jag ändra tillbaka en tid som godkänts automatiskt?
Ja, precis som med manuellt godkänd tid. Du kan klicka på tiden och redigera den, så länge den inte redan ligger på en skickad kundfaktura.Får medarbetare reda på att automatiskt godkännande är aktiverat?
Medarbetare ser att deras tid får en grön bock direkt, men de får ingen specifik notis om att automatiskt godkännande är aktiverat.Påverkar detta ledighetsansökningar?
Ja, även ledighet (semester, sjukdag, föräldraledighet) godkänns automatiskt när denna inställning är aktiv.Kan jag ha automatiskt godkännande för vissa medarbetare men inte andra?
Nej, automatiskt godkännande gäller för hela företaget. Alla medarbetares tid behandlas likadant.Vad händer om jag upptäcker fel i automatiskt godkänd tid?
Du kan fortfarande redigera tiden så länge den inte fakturerats. Om den redan skickats till kund måste du kontakta kunden och eventuellt skicka en kreditfaktura.Rekommendationer för olika företagsstorlekar
1-3 medarbetare: Rekommenderat
- Lägre administrativ börda
- Bättre flöde för småföretag
- Du har ändå överblick över allt arbete
4-8 medarbetare: Fundera noga
- Beror på hur väl du känner dina medarbetare
- Testa under en period och utvärdera
- Överväg att börja med manuellt godkännande
9+ medarbetare: Inte rekommenderat
- För stor risk för felrapportering
- Viktigare med kvalitetskontroll
- Manuellt godkännande ger bättre projektöverblick
Börja konservativt! Du kan alltid aktivera automatiskt godkännande senare när du känner att rutinerna fungerar bra. Det är svårare att gå tillbaka om problem uppstår.
Nästa steg
- Godkänna tid - Lär dig hur manuellt godkännande fungerar
- Företagsinställningar - Se alla ekonomiinställningar som påverkar ditt arbetsflöde
- Skapa kundfaktura - Använd godkänd tid för att fakturera kunder