Vad är digitalt kundgodkännande?
Digitalt kundgodkännande innebär att din kund får en länk via e-post där de kan:- Visa offerten i en tydlig vy
- Ladda ner offerten som PDF
- Godkänna eller avslå offerten
- Ställa frågor eller lämna kommentarer
- Se dina kontaktuppgifter
Så här fungerar processen
Steg 1: Du skickar offerten
När du låser och skickar en offert i Ultra:- Offerten omvandlas till en PDF
- Kunden får ett e-postmeddelande med länken
- Offerten får status “Skickad” i ditt system
Steg 2: Kunden öppnar offerten
När kunden klickar på länken:- Offerten ändrar automatiskt status till “Visad”
- Kunden ser offerten i en tydlig vy med alla detaljer
- De kan ladda ner PDF:en för sina egna arkiv
Steg 3: Kunden svarar
Kunden kan välja mellan tre alternativ: Godkänna offerten- Klickar på tummen upp
- Bekräftar sitt val
- Du får automatiskt besked om godkännandet
- Klickar på tummen ner
- Skriver en anledning till avslaget
- Du ser anledningen i ditt system
- Klickar på kommentarsikonen
- Skriver en fråga eller kommentar
- Du får besked och kan svara
Vad händer när kunden svarar?
Vid godkännande
När kunden godkänner offerten:- Offerten får status “Accepterad” i Ultra
- Du kan nu skapa en kundfaktura baserad på offerten
- Offerten kan inte längre ändras
En godkänd offert blir automatiskt underlag för fakturering. Du kan enkelt skapa kundfaktura från den accepterade offerten.
Vid avslag
När kunden avslår offerten:- Offerten får status “Avvisad”
- Du ser kundens anledning till avslaget
- Du kan låsa upp offerten för att göra ändringar
Vid kommentarer
När kunden kommenterar:- Offerten får status “Kommenterad”
- Du kan svara på kommentaren
- Kunden ser ditt svar på samma sida
Uppföljning av offerter
Du kan följa upp dina offerter på flera sätt:I offertlistan
Varje offert visar sin aktuella status:- Utkast - Inte skickad än
- Skickad - Skickad men inte öppnad
- Visad - Kunden har öppnat offerten
- Kommenterad - Kunden har ställt frågor
- Accepterad - Kunden har godkänt
- Avvisad - Kunden har avvisat
Automatiska aviseringar
Du får aviseringar när:- Kunden öppnar offerten första gången
- Kunden godkänner eller avvisar offerten
- Kunden lämnar en kommentar
Kommentarshistorik
I offertdetaljer kan du se:- Alla kommentarer från kunden
- Tidpunkter för olika händelser
- Kundens kontaktuppgifter från kommentarerna
Praktiska tips
För bästa kundupplevelse
Tydliga offertbeskrivningar- Använd enkla beskrivningar av arbetet
- Specificera vad som ingår i priset
- Lägg till förklaringar om behov
- Svara på kundfrågor inom en dag
- Ring kunden om offerten är komplicerad
- Följ upp skickade offerter efter en vecka
- Se till att din e-post och telefon är uppdaterade
- Kunden ser dessa uppgifter när de granskar offerten
Vid problem
Om kunden inte får e-postmeddelandet- Kontrollera att e-postadressen är rätt
- Be kunden kolla sin skräppost
- Skicka länken manuellt via telefon eller SMS
- Låsa upp offerten (om den inte godkänts)
- Gör dina ändringar
- Skicka en ny version till kunden
En offert som redan godkänts av kunden kan inte låsas upp. Du måste då skapa en ny offert med ändringarna.
Vanliga frågor
Kan kunden se priset på alla delar?
Ja, kunden ser hela offerten precis som du har skapat den, inklusive:- Alla arbetsmoment med beskrivningar
- Antal, enhet och pris per enhet
- Eventuella tillägg eller avdrag
- Moms och totalsumma
Vad händer om jag ändrar mig efter att offerten skickats?
Om offerten inte är godkänd än kan du låsa upp den, göra ändringar och skicka en ny version. Om den redan är godkänd måste du skapa en helt ny offert.Hur länge är offertlänken giltig?
Länken fungerar så länge offerten finns i systemet. Det finns ingen automatisk utgång, men du kan sätta eget utgångsdatum i offerten.Kan flera personer från samma företag se offerten?
Alla som har länken kan se offerten, men bara en person kan godkänna eller avslå den. När någon har svarat låses offerten för ytterligare svar.Nästa steg
När en offert godkänts kan du:- Skapa kundfaktura baserad på offerten
- Starta projektet och börja registrera tid
- Lägga till ÄTA-arbeten om behov uppstår