Exportera fakturor

När du skickar en faktura från Ultra exporteras den automatiskt till Fortnox med all nödvändig information. Din bokförare ser fakturan direkt i Fortnox och du behöver aldrig hantera dubbelregistreringar.

​

Vad som exporteras automatiskt

​

Grundläggande fakturainformation

När du skickar en faktura från Ultra skapas en identisk faktura i Fortnox med:

• Fakturanummer - Samma nummer i båda systemen för enkel spårning
• Kunduppgifter - Namn, adress, organisationsnummer kopieras automatiskt
• Fakturarader - Alla artiklar med beskrivning, pris och moms
• Leveransadress - Ditt företags adress för leverans
• Referenser - Både din referens och kundens referens
• Projektinformation - Kopplas till rätt projekt för uppföljning

​

PDF-bilaga

Varje faktura får automatiskt:

• Professionell PDF genererad från Ultra
• Uppladdad till Fortnox inkorg i mappen “Kundfakturor”
• Automatiskt bifogad till fakturan för dokumentation
• Samma design som när du skickar till kund

​

Betalningsinformation från Fortnox

När en faktura exporteras inkluderas automatiskt betalningsinformation:

• Bankgiro - Hämtas från dina Fortnox-inställningar
• Plusgiro - Hämtas från dina Fortnox-inställningar

Din bokförare sköter inställningarna för bankgiro och plusgiro i Fortnox. Ultra hämtar alltid senaste uppgifterna därifrån.

​

Hur fakturaexporten fungerar

​

Steg 1: Du skapar faktura i Ultra

1. Skapa din faktura som vanligt i Ultra
2. Lägg till alla artiklar och kontrollera uppgifterna
3. Ange e-postadresser om du vill skicka fakturan direkt

​

Steg 2: Automatisk export vid skickning

När du klickar “Skicka faktura” händer detta automatiskt:

1. Fakturanummer tilldelas - Ultra hämtar nästa lediga nummer från Fortnox
2. Faktura skapas i Fortnox - Med all information från Ultra
3. PDF genereras och laddas upp - Bifogas automatiskt till fakturan
4. Faktura markeras som skickad - Status uppdateras i Fortnox
5. E-post skickas - Om du angav e-postadresser

​

Steg 3: Synkronisering och spårning

• Extern referens sparas - Ultra kommer ihåg Fortnox-fakturanumret
• Status synkroniseras - Du ser när fakturan är betald i Fortnox
• Projektuppföljning - All ekonomi kopplas till rätt projekt

​

ROT/RUT-hantering vid export

​

Automatisk skattereduktion

Om din faktura innehåller ROT, RUT eller Grön teknik: För ROT och RUT:

• Automatisk anmälan skapas i Fortnox
• Kontaktpersonernas personnummer inkluderas
• Fastighetsuppgifter överförs korrekt
• Avdragsbelopp beräknas automatiskt

För Grön teknik:

• Arbetstyper fördelas korrekt (solenergianläggning, värmepump, etc.)
• Belopp fördelas mellan flera kontaktpersoner om nödvändigt
• Separata ansökningar skapas för varje arbetstyp

​

E-faktura och elektronisk fakturering

​

Vad är e-faktura?

E-faktura är ett digitalt format där fakturan skickas direkt mellan ekonomisystem via PEPPOL-nätverket. Kunden får fakturan automatiskt i sitt ekonomisystem utan att du behöver skicka e-post eller papper.

​

Hur e-faktura fungerar med PEPPOL

E-fakturor i Sverige skickas via PEPPOL-nätverket. Din e-fakturaadress är ditt organisationsnummer - inget GLN-nummer behövs. Så fungerar det:

1. Fakturan skapas i Fortnox - Som vanligt med all information
2. Fortnox hittar mottagaren - Använder kundens organisationsnummer för att hitta dem i PEPPOL-registret
3. E-fakturan skickas - Via PEPPOL Bis Billing 3-format
4. Automatisk leverans - Kunden får fakturan i sitt system inom några minuter

​

Krav för att skicka e-faktura

För att skicka e-fakturor behöver du:

1. Ha e-faktura aktiverat i Fortnox (Inställningar → Fakturering → Digitalt flöde)
2. Kunden måste finnas i PEPPOL-registret

Kunden identifieras med:

• Organisationsnummer - Används som PEPPOL-ID (vanligast i Sverige)
• GLN-nummer - Valfritt, används av vissa större företag

​

GLN-nummer (valfritt)

GLN (Global Location Number) är ett 13-siffrigt nummer som vissa större företag använder:

• Inte obligatoriskt - De flesta kunder använder organisationsnummer istället
• Leverans-GLN - Kan användas om kunden har flera mottagarställen
• Fortnox söker automatiskt - Om kunden har GLN hittas det automatiskt

Om kunden ber om att du ska använda deras GLN-nummer:

1. Lägg till kundens GLN-nummer i kundregistret
2. Lägg till leverans-GLN om de har flera mottagarställen
3. Välj “E-faktura” som leveranssätt

​

Elektronisk referens

Vissa kunder (särskilt offentlig sektor) kräver elektroniska referenser:

• Elektronisk referens - Kundens referensnummer eller beställarnummer
• Din referens - Din kontaktperson eller avdelning

Ultra sparar dessa referenser automatiskt på kunden så du slipper fylla i dem varje gång.

​

Felsökning e-faktura

Om e-fakturan inte kan skickas:

• Fakturan skapas ändå i Fortnox som vanlig faktura
• Du får ett felmeddelande i Ultra med anledning
• Du kan skicka fakturan på annat sätt istället (e-post eller papper)

Vanliga orsaker till att e-faktura misslyckas:

• Kunden finns inte i PEPPOL-registret
• Fel organisationsnummer på kunden
• Kundens mottagartjänst är tillfälligt nere
• Kunden har bytt e-fakturaoperatör

​

Läs mer om e-faktura

• Kom igång med e-faktura i Fortnox
• E-faktura checklista
• PEPPOL i Fortnox

​

Vad din bokförare ser i Fortnox

​

Direkt efter export

När fakturan exporterats ser din bokförare:

1. Ny kundfaktura med korrekt fakturanummer
2. PDF-bilaga i Fortnox inkorg
3. Projektinformation för kostnadsuppföljning
4. ROT/RUT-anmälningar klara för Skatteverket
5. Korrekt kontering enligt era inställningar
6. E-faktura status - Om fakturan skickades elektroniskt

​

Statusuppdateringar

• Skickad - Fakturan är exporterad och skickad
• E-faktura levererad - Om kunden fick fakturan elektroniskt
• Betald - När kunden betalar uppdateras status automatiskt
• Förfallen - Fortnox hanterar påminnelser enligt era rutiner

​

Fakturanummer och synkronisering

​

Automatisk nummerhantering

Ultra synkroniserar fakturanummer med Fortnox:

• Första gången - Hämtar högsta numret från Fortnox
• Löpande - Nästa nummer tilldelas automatiskt
• Inget dubbelarbete - Samma nummersekvens i båda systemen

​

Om ni redan har fakturor i Fortnox

• Ultra kontrollerar automatiskt befintliga nummer
• Fortsätter från högsta numret som finns
• Inga konflikter eller dubbletter skapas

​

Felsökning vid fakturaexport

​

Fakturan skapades inte i Fortnox

Möjliga orsaker:

• Kund saknar extern ID i Fortnox (se Synka kunder)
• Ofullständiga företagsinställningar i Ultra
• Tillfälligt problem med Fortnox API

Lösning:

1. Kontrollera att kunden finns i Fortnox
2. Verifiera att Fortnox-kopplingen fungerar
3. Försök skicka fakturan igen

​

PDF:en bifogas inte

Detta kan hända om:

• Fortnox-inkorgen är full
• Tillfälliga problem med filuppladdning

PDF:en sparas alltid i Ultra så ni kan ladda upp den manuellt om nödvändigt.

​

E-faktura kunde inte skickas

Vanliga felmeddelanden:

• “Kunden finns inte i PEPPOL-registret”
• “Kundens mottagartjänst svarar inte”
• “Fel organisationsnummer”

Vad som händer:

• Fakturan skapas ändå i Fortnox som vanlig faktura
• Du ser felmeddelandet i Ultra
• Din bokförare kan skicka fakturan manuellt från Fortnox

Hur du löser det:

1. Kontrollera kundens organisationsnummer - det används som PEPPOL-ID
2. Verifiera att kunden kan ta emot e-fakturor (särskilt privata företag)
3. Lägg till elektroniska referenser om kunden kräver det (offentlig sektor)
4. Försök skicka igen eller välj annat leveranssätt

​

ROT/RUT-information saknas

Kontrollera att:

• Kontaktpersoner har fullständiga personnummer
• Fastighetsuppgifter är korrekt ifyllda
• Arbetstyper är valda på fakturarader

​

Status och uppföljning

​

I Ultra

• Skickad - Fakturan är exporterad till Fortnox
• E-post skickad - Om ni valde att e-posta kunden
• Extern ID - Fortnox-fakturanummer visas för referens

​

I Fortnox

• Kundfaktura - Med alla detaljer från Ultra
• Bilagor - PDF automatiskt bifogad
• Projekt - Kopplad för ekonomiuppföljning
• ROT/RUT - Anmälningar klara att skickas

​

Praktiska tips

​

För effektiv fakturahantering

1. Kontrollera kunduppgifter innan du skapar fakturan
2. Använd tydliga beskrivningar som din bokförare förstår
3. Koppla till rätt projekt för korrekt uppföljning
4. Spara utkast om du behöver komplettera information

​

För ROT/RUT-fakturor

1. Samla alla uppgifter först - personnummer, fastighetsbeteckning, etc.
2. Kontrollera arbetstyper på varje fakturarad
3. Verifiera kontaktpersoner innan du skickar
4. Koordinera med bokföraren om ni har speciella rutiner

​

För din bokförare

1. Informera om projektstruktur så de förstår kopplingarna
2. Etablera rutiner för hantering av ROT/RUT-anmälningar
3. Sätt upp påminnelser för betalningsövervakning i Fortnox

​

Fördelar med automatisk export

​

Sparar tid

• Ingen dubbelregistrering mellan Ultra och Fortnox
• Automatisk PDF-hantering utan manuell uppladdning
• Direkt projektspårning för ekonomiuppföljning

​

Minskar fel

• Samma information i båda systemen automatiskt
• Korrekt ROT/RUT-hantering utan manuella beräkningar
• Automatisk kontering enligt era inställningar

​

Förbättrar samarbetet

• Bokföraren får allt direkt utan att vänta på underlag
• Gemensam fakturanumrering för enkel kommunikation
• Transparent projektuppföljning för alla inblandade

​

Nästa steg

När fakturaexporten fungerar smidigt kan du:

1. Sätta upp automatisk bokföring - Konfigurera konteringsregler
2. Optimera projektuppföljning - Förbättra ekonomisk rapportering
3. Hantera leverantörsfakturor - Komplett ekonomiflöde

Nu kan du skicka fakturor från Ultra med trygghet att allt hamnar rätt i Fortnox!