Synka kunder

​

Så fungerar kundsynkroniseringen

​

Automatisk synkronisering

• Kunden registreras omedelbart i Fortnox
• Ett unikt kundnummer tilldelas automatiskt
• All grundläggande information överförs

• Ändringarna skickas direkt till Fortnox
• Samma kundnummer behålls i båda systemen
• Information uppdateras i realtid

​

Vilka kunduppgifter synkroniseras

• Kundnamn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Kundtyp (privatperson eller företag)

• Gatuadress
• Postnummer
• Stad

• Organisationsnummer
• Status (aktiv/inaktiv)

​

Hantering av dubbletter

​

Intelligent dubblettdetektering

• Kontrollerar namn och telefonnummer
• Varnar om liknande kunder redan finns
• Ger möjlighet att välja befintlig kund istället

• Använder organisationsnummer som unik identifierare
• Förhindrar automatiskt dubbletter av samma företag
• Uppdaterar befintlig företagskund om organisationsnumret redan finns

​

Vad händer vid konflikter

1. Automatisk sammanslagning - För exakt samma organisationsnummer
2. Uppdatering av befintlig - Nya uppgifter ersätter gamla om informationen är mer komplett
3. Användarval - Du får välja själv om det är oklart om det är samma kund

​

Initial synkronisering

​

Vad som händer

1. Inventering - Ultra kontrollerar vilka kunder som redan finns i Fortnox
2. Jämförelse - Befintliga Ultra-kunder matchas mot Fortnox-kunder
3. Synkronisering - Kunder som bara finns i Ultra läggs till i Fortnox
4. Länkning - Kunder som finns i båda systemen kopplas ihop

​

Tidsåtgång

• Få kunder (1-50): Några sekunder
• Många kunder (50-200): 1-2 minuter
• Mycket många kunder (200+): Kan ta 5-10 minuter

​

Praktiska exempel

​

Exempel 1: Ny privatperson

Namn: Anders Andersson
Telefon: 070-123 45 67
Adress: Storgatan 1, 123 45 Stockholm

1. Ultra skapar kunden lokalt
2. Kunden skickas till Fortnox inom några sekunder
3. Fortnox tilldelar kundnummer (t.ex. 1001)
4. Kundnumret sparas i Ultra för framtida koppling

​

Exempel 2: Nytt företag

Namn: Byggfirma AB
Organisationsnummer: 556123-4567
E-post: info@byggfirma.se
Adress: Företagsgatan 10, 456 78 Göteborg

1. Ultra kontrollerar om organisationsnumret redan finns
2. Om det är nytt: Skapas både i Ultra och Fortnox
3. Om det finns: Du får välja om du vill uppdatera befintlig kund
4. Företagstypen sätts automatiskt i Fortnox

​

Exempel 3: Uppdatering av befintlig kund

1. Du sparar ändringen i Ultra
2. Ultra skickar uppdateringen till Fortnox direkt
3. Telefonnumret uppdateras i Fortnox inom några sekunder
4. Samma kundnummer behålls

​

Felsökning

​

Kund syns inte i Fortnox

• Internetanslutning var nedbruten när kunden skapades
• Fortnox-kopplingen är inaktiv
• Felaktiga uppgifter som inte godkänns av Fortnox

1. Kontrollera att Fortnox-integrationen är aktiv under Inställningar → Integrationer
2. Uppdatera kunden i Ultra genom att spara den igen
3. Kontakta support om problemet kvarstår

​

Fel kunduppgifter i Fortnox

• Informationen ändrades direkt i Fortnox efter synkronisering
• Gamla uppgifter från tidigare synkronisering

1. Uppdatera uppgifterna i Ultra (inte i Fortnox)
2. Spara kunden igen för att trigga ny synkronisering
3. Kontrollera att rätt uppgifter nu visas i Fortnox

​

Dubbletter trots kontroller

• Kunden skapades direkt i Fortnox efter Ultra-synkronisering
• Olika stavning av namn eller organisationsnummer

1. Ta bort dubletten i Fortnox (behåll den som kom från Ultra)
2. Använd endast Ultra för att skapa nya kunder framåt
3. Kontakta support för hjälp med sammanslagning av kunder

​

Bästa praxis

​

För dig som använder Ultra

• Låt Ultra hantera synkroniseringen automatiskt
• Undvik att skapa kunder direkt i Fortnox

• Uppdatera adresser och kontaktuppgifter när de ändras
• Kontrollera organisationsnummer för företagskunder

• Välj “Företag” för alla juridiska personer
• Välj “Privatperson” för enskilda individer

​

För din bokförare

• De kunder som kommer från Ultra har mest aktuell information
• Undvik att ändra grunduppgifter direkt i Fortnox

• Betalningsvillkor, kreditgränser och andra bokföringsinställningar kan läggas till i Fortnox
• Denna information påverkas inte av Ultra-synkronisering

• Om kunduppgifter behöver ändras, meddela så att det kan göras i Ultra först

​

Säkerhet och integritet

​

Dataskydd

• Endast nödvändig kundinformation synkroniseras
• All överföring sker krypterat mellan systemen
• Inga känsliga personuppgifter lagras utöver vad som behövs för fakturering

​

Åtkomstkontroll

• Endast användare med admin-rättigheter kan koppla/koppla från Fortnox
• Synkroniseringen sker automatiskt för alla användare som kan skapa/redigera kunder
• Din bokförare får tillgång till samma information som finns i Fortnox

​

Nästa steg

1. Koppla Fortnox - Om du inte redan gjort det
2. Synka projekt - Lär dig hur projektsynkronisering fungerar
3. Exportera fakturor - Se hur fakturor automatiskt skickas till Fortnox