Så fungerar kundsynkroniseringen
Automatisk synkronisering
Kundsynkroniseringen sker automatiskt vid dessa tillfällen: När du skapar en ny kund:- Kunden registreras omedelbart i Fortnox
- Ett unikt kundnummer tilldelas automatiskt
- All grundläggande information överförs
- Ändringarna skickas direkt till Fortnox
- Samma kundnummer behålls i båda systemen
- Information uppdateras i realtid
Synkroniseringen sker direkt när du sparar ändringar i Ultra. Du behöver inte vänta eller göra något extra.
Vilka kunduppgifter synkroniseras
Följande information överförs automatiskt från Ultra till Fortnox: Grundläggande uppgifter:- Kundnamn
- E-postadress
- Telefonnummer
- Kundtyp (privatperson eller företag)
- Gatuadress
- Postnummer
- Stad
- Organisationsnummer
- Status (aktiv/inaktiv)
- Leveranssätt (e-post, e-faktura eller manuellt)
- GLN-nummer (valfritt - de flesta använder organisationsnummer istället)
- Leverans-GLN (om kunden har flera mottagarställen)
För e-faktura används kundens organisationsnummer som PEPPOL-ID. GLN-nummer är valfritt i Sverige. Kunden får ett automatiskt kundnummer (extern ID) i Fortnox som krävs för att fakturor ska kunna exporteras.
Hantering av dubbletter
Ultra har inbyggda funktioner för att undvika att samma kund skapas flera gånger:Intelligent dubblettdetektering
För privatpersoner:- Kontrollerar namn och telefonnummer
- Varnar om liknande kunder redan finns
- Ger möjlighet att välja befintlig kund istället
- Använder organisationsnummer som unik identifierare
- Förhindrar automatiskt dubbletter av samma företag
- Uppdaterar befintlig företagskund om organisationsnumret redan finns
Vad händer vid konflikter
Om Ultra upptäcker en potentiell dubblett:- Automatisk sammanslagning - För exakt samma organisationsnummer
- Uppdatering av befintlig - Nya uppgifter ersätter gamla om informationen är mer komplett
- Användarval - Du får välja själv om det är oklart om det är samma kund
Initial synkronisering
När du kopplar Fortnox för första gången synkroniseras alla befintliga kunder automatiskt:Vad som händer
- Inventering - Ultra kontrollerar vilka kunder som redan finns i Fortnox
- Jämförelse - Befintliga Ultra-kunder matchas mot Fortnox-kunder
- Synkronisering - Kunder som bara finns i Ultra läggs till i Fortnox
- Länkning - Kunder som finns i båda systemen kopplas ihop
Tidsåtgång
- Få kunder (1-50): Några sekunder
- Många kunder (50-200): 1-2 minuter
- Mycket många kunder (200+): Kan ta 5-10 minuter
Praktiska exempel
Exempel 1: Ny privatperson
Du registrerar Anders Andersson med telefonnummer och adress i Ultra:- Ultra skapar kunden lokalt
- Kunden skickas till Fortnox inom några sekunder
- Fortnox tilldelar kundnummer (t.ex. 1001)
- Kundnumret sparas i Ultra för framtida koppling (som extern ID)
Det externa ID:t som sparas är kundens kundnummer i Fortnox. Detta behövs för att kunna exportera fakturor till rätt kund. Utan extern ID kan fakturor inte skickas.
Exempel 2: Nytt företag
Du skapar företagskunden Byggfirma AB:- Ultra kontrollerar om organisationsnumret redan finns
- Om det är nytt: Skapas både i Ultra och Fortnox
- Om det finns: Du får välja om du vill uppdatera befintlig kund
- Företagstypen sätts automatiskt i Fortnox
Exempel 3: Uppdatering av befintlig kund
Du ändrar telefonnummer för Anders Andersson från 070-123 45 67 till 070-987 65 43: Vad som händer:- Du sparar ändringen i Ultra
- Ultra skickar uppdateringen till Fortnox direkt
- Telefonnumret uppdateras i Fortnox inom några sekunder
- Samma kundnummer behålls
Exempel 4: Skicka e-faktura till kommun
En kommun vill ha e-faktura. I Sverige behöver du bara deras organisationsnummer:- Du väljer “E-faktura” som leveranssätt på kunden
- Ändringen synkas direkt till Fortnox
- Fortnox hittar kunden i PEPPOL-registret via organisationsnumret
- Nästa faktura skickas automatiskt som e-faktura
Sedan april 2019 är det lag på att leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor. Alla kommuner, regioner och myndigheter finns i PEPPOL-registret.
Felsökning
Kund syns inte i Fortnox
Möjliga orsaker:- Internetanslutning var nedbruten när kunden skapades
- Fortnox-kopplingen är inaktiv
- Felaktiga uppgifter som inte godkänns av Fortnox
- Kontrollera att Fortnox-integrationen är aktiv under Inställningar → Integrationer
- Uppdatera kunden i Ultra genom att spara den igen
- Kontakta support om problemet kvarstår
Fel kunduppgifter i Fortnox
Möjliga orsaker:- Informationen ändrades direkt i Fortnox efter synkronisering
- Gamla uppgifter från tidigare synkronisering
- Uppdatera uppgifterna i Ultra (inte i Fortnox)
- Spara kunden igen för att trigga ny synkronisering
- Kontrollera att rätt uppgifter nu visas i Fortnox
Dubbletter trots kontroller
Möjliga orsaker:- Kunden skapades direkt i Fortnox efter Ultra-synkronisering
- Olika stavning av namn eller organisationsnummer
- Ta bort dubletten i Fortnox (behåll den som kom från Ultra)
- Använd endast Ultra för att skapa nya kunder framåt
- Kontakta support för hjälp med sammanslagning av kunder
Fakturor kan inte skickas till kund
Felmeddelande: “Kunden saknar kundnummer i Fortnox” Orsak: Kunden har inte synkroniserats till Fortnox än, eller synkroniseringen misslyckades. Lösning:- Kontrollera att kunden finns i Fortnox
- Om kunden saknas: Öppna kunden i Ultra och spara igen
- Vänta några sekunder och försök skicka fakturan igen
- Kontrollera att kunden har ett extern ID (kundnummer) i Ultra
Bästa praxis
För dig som använder Ultra
Skapa alltid kunder i Ultra först- Låt Ultra hantera synkroniseringen automatiskt
- Undvik att skapa kunder direkt i Fortnox
- Uppdatera adresser och kontaktuppgifter när de ändras
- Kontrollera organisationsnummer för företagskunder
- Välj “Företag” för alla juridiska personer
- Välj “Privatperson” för enskilda individer
För din bokförare
Arbeta med Ultra-synkroniserade kunder- De kunder som kommer från Ultra har mest aktuell information
- Undvik att ändra grunduppgifter direkt i Fortnox
- Betalningsvillkor, kreditgränser och andra bokföringsinställningar kan läggas till i Fortnox
- Denna information påverkas inte av Ultra-synkronisering
- Om kunduppgifter behöver ändras, meddela så att det kan göras i Ultra först
Säkerhet och integritet
Dataskydd
- Endast nödvändig kundinformation synkroniseras
- All överföring sker krypterat mellan systemen
- Inga känsliga personuppgifter lagras utöver vad som behövs för fakturering
Åtkomstkontroll
- Endast användare med admin-rättigheter kan koppla/koppla från Fortnox
- Synkroniseringen sker automatiskt för alla användare som kan skapa/redigera kunder
- Din bokförare får tillgång till samma information som finns i Fortnox
Nästa steg
Nu när du förstår hur kundsynkroniseringen fungerar kan du:- Koppla Fortnox - Om du inte redan gjort det
- Synka projekt - Lär dig hur projektsynkronisering fungerar
- Exportera fakturor - Se hur fakturor automatiskt skickas till Fortnox