Vad är en offert?
En offert är en prisuppgift som du skickar till kunden innan arbetet börjar. Den visar exakt vad som ingår i jobbet och vad det kommer att kosta. När kunden godkänner offerten kan du börja arbeta och senare skapa en faktura baserad på offerten. Offerten innehåller:- Alla artiklar med kvantitet och pris
- Arbetstimmar och timpris
- Material och kostnader
- Total summa inklusive moms
- Betalningsvillkor
- Ditt företags kontaktuppgifter
Varför använda offerter?
För dig:- Undviker missförstånd om priser
- Ger trygghet innan du börjar arbeta
- Professionell presentation av ditt företag
- Enkel konvertering till faktura senare
- Tydlig bild av vad som ingår
- Kan jämföra med andra offerter
- Känner sig trygg med fastställt pris
- Kan godkänna digitalt
Skapa en ny offert
Steg 1: Öppna projektet
- Gå till Projekt i huvudmenyn
- Klicka på det projekt du vill skapa offert för
- Välj fliken Offerter
Du kan bara skapa offerter för projekt som har en kopplad kund. Om projektet saknar kund måste du först lägga till en.
Steg 2: Skapa offerten
- Klicka på Ny offert
- Offerten skapas automatiskt med grundinformation från projektet
- Du kommer till offertformuläret där du kan lägga till innehåll
Steg 3: Lägg till artiklar och tjänster
Lägg till arbetskostnader:- Klicka på Ny rad
- Fyll i beskrivning (t.ex. “Rivning av kök”)
- Ange antal timmar
- Välj enhet (tim, st, m²)
- Ange pris per enhet
- Klicka på Ny rad
- Beskriv materialet (t.ex. “Köksskåp IKEA Faktum”)
- Ange kvantitet och enhet
- Fyll i kostnad per enhet
- Klicka på Ny textrad
- Skriv en beskrivning utan pris
- Används för att gruppera eller förklara delar av arbetet
Använd tydliga beskrivningar som kunden förstår. Istället för “Art. 123” skriv “Kakel 30x30 cm, vit”.
Offertinställningar
Grunduppgifter
Vår referens: Ditt namn eller den som ansvarar för projektet Er referens: Kundens kontaktperson (fylls i automatiskt om det finns) Betalningsvillkor: Hur många dagar kunden har på sig att betala (standard 30 dagar)Moms och skattereduktion
Momstyp:- Vanlig moms (25%) - Standard för de flesta jobb
- Byggmoms - För företagskunder vid vissa byggarbeten
- Aktiveras automatiskt för privatkunder som kvalificerar
- Kräver att kundens fastighetsbeteckning är ifylld
- Läs mer i Skattereduktion ROT/RUT
Bilagor
Du kan lägga till bilagor till offerten:- Klicka på Alternativ till höger
- Välj Bilagor
- Dra och släpp filer eller klicka för att välja
- Vanliga bilagor: ritningar, materiallistor, referensbilder
Förhandsgranska offerten
Innan du skickar offerten till kunden bör du kontrollera att allt ser rätt ut:- Klicka på Förhandsgranska i verktygsfältet
- Kontrollera att alla priser stämmer
- Se att företagsinformation och kunduppgifter är korrekta
- Verifiera att totalbeloppet är rimligt
Efter att du publicerat en offert kan du inte längre ändra priserna. Kontrollera därför noga innan publicering.
Publicera och skicka offerten
När offerten är klar publicerar du den:Steg 1: Förbered för publicering
- Klicka på Publicera offert i verktygsfältet
- Kontrollera att all information är korrekt
- Fyll i eventuell saknad information som systemet påpekar
Steg 2: Skicka till kund
- Välj Skicka via e-post
- Fyll i:
- E-postadresser - Kundens mejl (kan vara flera)
- Ämne - T.ex. “Offert för köksrenovering”
- Meddelande - Personlig hälsning till kunden
- Klicka på Skicka offert
Steg 3: Vad händer nu?
- Offerten får ett löpnummer (t.ex. Offert 2024-001)
- PDF skapas automatiskt
- E-post skickas till kunden med länk till offerten
- Du kan följa status i projektets offertlista
Kundgodkännande
Vad kunden ser
Kunden får ett mejl med:- Länk till offerten online
- PDF-bilaga med offerten
- Instruktioner för att godkänna eller avslå
Godkännandestatus
Du kan följa statusen på offerten:- Skickad - Offerten är publicerad och skickad
- Visad - Kunden har öppnat länken
- Kommenterad - Kunden har ställt frågor
- Godkänd - Kunden har accepterat offerten
- Avvisad - Kunden har tackat nej
Om kunden har frågor
Kunden kan kommentera direkt på offerten online. Du får notifieringar och kan svara på frågorna för att förtydliga.Konvertera till faktura
När kunden godkänt offerten är det dags att börja arbeta. När jobbet är klart skapar du en faktura:- Gå till projektets Fakturor-flik
- Klicka på Ny faktura
- Välj Basera på offert
- Välj din godkända offert
- Alla artiklar kopieras automatiskt
- Justera vid behov och skicka fakturan
Offertens priser kopieras till fakturan, men du kan ändra dem om det blev extra arbete eller materialändringar.
Praktiska exempel
Exempel 1: Köksrenovering
Projekt: Renovering av kök i villa Kund: Anna Andersson (privatkund) Offertinnehåll:- Rivning av befintligt kök: 16 tim à 650 kr
- Nya köksskåp: 1 st à 85 000 kr
- Installation av skåp: 24 tim à 650 kr
- Målning: 1 st à 8 500 kr
- ROT-avdrag tillämpas
Exempel 2: Tillbyggnad
Projekt: Tillbyggnad av garage Kund: Smiths Bygg AB (företagskund) Offertinnehåll:- Grund och betongarbeten: 1 st à 45 000 kr
- Stomme och tak: 1 st à 85 000 kr
- Ytskikt och målning: 1 st à 35 000 kr
- Byggmoms tillämpas
Vanliga frågor
Kan jag ändra en publicerad offert?
Nej, när en offert är publicerad och skickad kan den inte ändras. Det är för att säkerställa att kunden och du ser samma information. Om du behöver ändra skapar du en ny offert.Vad händer om kunden inte svarar?
Offerten har vanligtvis 30 dagars giltighetstid. Efter det kan du kontakta kunden för att påminna eller skapa en ny offert med uppdaterade priser.Kan jag ha flera offerter per projekt?
Ja, du kan skapa flera offerter för samma projekt. Det är användbart om kunden vill ha alternativa lösningar eller om den första offerten behöver justeras.Hur fungerar bilagor?
Bilagor du lägger till inkluderas automatiskt när offerten skickas. Kunden kan ladda ner dem tillsammans med offert-PDF:en.Nästa steg
- Offertstatus - Förstå de olika statusarna
- Kundgodkännande - Hur kunden interagerar med offerten
- Skapa faktura - Konvertera offert till faktura