Vad händer när du skapar en faktura?
Ultra samlar automatiskt ihop:- Godkända timmar som är markerade som debiterbar tid
- Egna artiklar du registrerat på projektet
- Leverantörsfakturor som är godkända och debiterbar
- Offerter du vill omvandla till faktura
Tre sätt att skapa fakturor
1. Löpande fakturering
Det vanligaste sättet - samlar allt som inte fakturerats än.1
Gå till ditt projekt
Klicka på Projekt i menyn till vänster, välj sedan ditt projekt
2
Öppna faktureringssektionen
Klicka på fliken “Kundfakturor” i projektmenyn
3
Skapa ny faktura
Klicka på knappen “Skapa kundfaktura”
4
Välj löpande
Välj alternativet “Löpande” för att samla alla ofakturerade poster
2. Från befintlig offert
Om du redan skickat en offert som kunden godkänt.1
Välj från offert
I dialogen, välj “Från offert” istället för löpande
2
Välj vilken offert
Välj den offert du vill omvandla till faktura från listan
3
Bekräfta skapandet
Klicka “Skapa faktura” - systemet kopierar allt från offerten
3. Manuell faktura
För specialfall där du vill skriva allt manuellt.Manuella fakturor är tom från början - du fyller i alla rader själv.
Filtrera vad som inkluderas
Datumintervall
Du kan begränsa vilka poster som inkluderas baserat på datum:- Timmar: Filtreras på när tiden registrerades
- Artiklar: Filtreras på registreringsdatum
- Leverantörsfakturor: Filtreras på när de lades till i projektet
ÄTA-arbeten
Automatiskt godkännande
Om du har ej godkända timmar i datumintervallet kan du välja att godkänna dem automatiskt när fakturan skapas.Automatiska beräkningar
ROT/RUT-avdrag för privatpersoner
För privatpersoner beräknas skattereduktion automatiskt:- ROT: 50% avdrag, max 50 000 kr per person och år
- RUT: 50% avdrag, max 75 000 kr per person och år
- Grön teknik: 20-50% avdrag beroende på typ
Byggmoms för företag
För företagskunder kan du använda byggmoms:- Vanlig moms: 25% läggs på alla poster
- Byggmoms: 0% moms - kunden betalar momsen själv
Byggmoms kan bara användas för företagskunder med giltigt organisationsnummer.
Pålägg på leverantörsfakturor
Ditt företags pålägg (markup) läggs automatiskt på alla leverantörsfakturor. Pålägget ställer du in under Företagsinställningar.Granska innan du skickar
När fakturan är skapad hamnar den som ett utkast. Här kan du:- Granska alla rader - ändra beskrivningar, priser eller ta bort poster
- Justera moms och avdrag - ändra momstyp eller skattereduktion
- Lägg till kontaktpersoner för ROT/RUT-avdrag
- Lägg till fristående rader för extra avgifter
Skicka fakturan
Du har tre sätt att skicka fakturor till dina kunder: via e-post, som e-faktura eller manuellt.Skicka via e-post
Det vanligaste sättet - fakturan skickas som PDF-bilaga via e-post.1
Kontrollera att allt stämmer
Gå igenom alla rader, summor och kundinformation
2
Fyll i ämne och meddelande
Skriv ett tydligt ämne och meddelande som skickas med fakturan
3
Lägg till mottagare
Lägg till e-postadresser till alla som ska få fakturan
4
Skicka
Klicka “Skicka faktura” - den blir låst och får ett fakturanummer
Skicka som e-faktura
E-faktura är ett elektroniskt format som gör det enklare för företag att hantera sina fakturor. Istället för att få en PDF via e-post hamnar fakturan direkt i kundens ekonomisystem via PEPPOL-nätverket.Sedan april 2019 är det lag på att alla leverantörer till offentlig sektor (kommuner, regioner, myndigheter) måste skicka e-fakturor. Om du fakturerar offentlig sektor behöver du använda e-faktura.
- Snabbare betalning - fakturan kommer direkt in i kundens system
- Färre fel - ingen manuell hantering
- Lagkrav - obligatoriskt för offentlig sektor
Krav för e-faktura
För att skicka e-faktura behövs:- Korrekt organisationsnummer - används som kundens PEPPOL-ID (din e-fakturaadress)
- Kunden i PEPPOL-registret - offentlig sektor finns alltid där, privatföretag måste registrera sig
Så här skickar du e-faktura
1
Välj e-faktura som leveransmetod
När du är klar att skicka fakturan, välj “E-faktura” istället för e-post
2
Kontrollera organisationsnummer
Se till att kundens organisationsnummer är korrekt ifyllt
3
Lägg till elektroniska referenser (om krävs)
Offentlig sektor kräver ofta beställarnummer eller annan referens
4
Skicka
Klicka “Skicka e-faktura” - fakturan skickas direkt till Fortnox och vidare till kunden via PEPPOL
Vanliga problem med e-faktura
“Kunden finns inte i PEPPOL-registret”- Privata företag måste aktivt registrera sig för att ta emot e-fakturor
- Kontakta kunden och fråga om de kan ta emot e-faktura
- Offentlig sektor finns alltid i registret - dubbelkolla organisationsnumret
- Kunden måste finnas i Fortnox innan du kan skicka e-faktura
- Synkronisera kunder med Fortnox eller lägg till ett externt ID manuellt
- Fakturan är redan sparad i Fortnox, men e-fakturan skickades inte
- Kontrollera kundens organisationsnummer
- Skicka e-fakturan manuellt från Fortnox istället
Läs mer om e-faktura på Fortnox supportportal.
Skicka manuellt
Om du vill hantera utskicket själv kan du välja “Manuellt”. Då markeras fakturan som skickad i Ultra, men den skickas inte automatiskt. Detta är användbart när du vill:- Skriva ut fakturan och skicka med post
- Använda ett annat system för utskick
- Ha full kontroll över när fakturan skickas
Vad händer när fakturan skickas?
Beroende på hur du väljer att skicka fakturan händer följande: För alla leveransmetoder:- Fakturanummer genereras automatiskt
- PDF skapas med din företagsprofil
- Projektdata uppdateras - alla inkluderade poster markeras som fakturerade
- Integration med Fortnox - fakturan exporteras automatiskt om du har kopplat Fortnox
- E-post skickas till alla mottagare med fakturan som PDF-bilaga
- Fakturan skickas elektroniskt via Fortnox direkt till kundens ekonomisystem
- Om e-fakturan inte kan skickas (t.ex. felaktigt GLN-nummer) får du ett meddelande, men fakturan är ändå sparad i Fortnox
- Fakturan markeras som skickad men inget utskick sker automatiskt
Vanliga frågor
Kan jag ändra en skickad faktura?
Nej, skickade fakturor är låsta. Du kan makulera hela fakturan eller skapa en kreditfaktura för att korrigera fel.Varför syns inte alla mina timmar?
Kontrollera att:- Timmarna är markerade som “debiterbar tid”
- Timmarna är godkända av projektledaren
- Du valt rätt datumintervall
Kan jag fakturera samma sak två gånger?
Nej, när något inkluderas i en faktura markeras det som fakturerat och syns inte i nästa faktura.Hur fungerar pålägg på leverantörsfakturor?
Ditt pålägg (som du ställer in under Företagsinställningar) läggs automatiskt på nettosumman av leverantörsfakturorna.Kan jag skicka e-faktura till privatpersoner?
Nej, e-faktura fungerar bara för företag och offentlig sektor som är registrerade i PEPPOL-nätverket. För privatpersoner använder du vanlig e-post.Behöver jag GLN-nummer för e-faktura?
Nej, GLN-nummer är valfritt i Sverige. De flesta företag och all offentlig sektor använder organisationsnummer som sin e-fakturaadress. Om kunden specifikt ber dig använda deras GLN-nummer kan du lägga till det i kundregistret.Vilka kunder kan ta emot e-faktura?
Offentlig sektor (kommuner, regioner, myndigheter) kan alltid ta emot e-faktura - de finns automatiskt i PEPPOL-registret. Privatföretag måste aktivt registrera sig för att kunna ta emot e-fakturor.Nästa steg
- Hantera fakturastatus - se status på dina fakturor
- ROT/RUT-avdrag - djupare om skattereduktioner
- Byggmoms - allt om moms för företagskunder