Godkännande

När leverantörsfakturor kommer in i Ultra måste de granskas och godkännas innan de skickas till bokföringen. Detta är en viktig kontrollprocess som hjälper dig att upptäcka fel och hålla koll på kostnaderna.

​

Vad är godkännande av leverantörsfakturor?

Godkännande betyder att någon med rätt behörighet har kontrollerat att:

• Fakturan stämmer med det ni beställt
• Beloppet är korrekt
• Fakturan ska bokföras på rätt projekt och konto
• All information som behövs för bokföringen finns med

När en faktura är godkänd skickas den automatiskt till din bokföring via Fortnox-integrationen.

​

Varför behöver du godkänna fakturor?

​

Undvika felaktiga kostnader

• Upptäck fel som dubbletter eller felaktiga belopp
• Säkerställ att du bara betalar för det ni faktiskt beställt
• Koppla kostnader till rätt projekt för korrekt lönsamhetsspårning

​

Kontroll över ekonomin

• Håll koll på vilka kostnader som tillkommer
• Se till att alla utgifter är kopplade till rätt projekt
• Få en tydlig bild av projektens ekonomi

​

Bokföringsriktighet

• Säkerställ att alla fakturor bokförs på rätt konton
• Undvik rättelser och merarbete för din bokförare
• Håll ordning på underlag för revision

​

Vem kan godkänna fakturor?

Endast användare med administratörsrättigheter kan godkänna leverantörsfakturor:

​

Ägare och Admin

• Kan granska och godkänna alla leverantörsfakturor
• Kan ändra status på fakturor som väntar på granskning
• Har tillgång till alla ekonomiska funktioner

​

Medlemmar

• Kan INTE godkänna fakturor
• Kan INTE se leverantörsfakturor i systemet
• Arbetar bara med tid och material på sina tilldelade projekt

​

De olika statusarna för fakturor

Varje leverantörsfaktura har en status som visar var den är i godkännandeprocessen:

​

Väntar (PENDING)

• Fakturan har kommit in men inte granskats än
• Standardstatus för nya fakturor från e-post eller uppladdning
• Kan redigeras och ändras fritt

​

Under utredning (UNDER_REVIEW)

• Fakturan granskas eller väntar på mer information
• Använd denna status när du behöver undersöka något
• Kan fortfarande redigeras

​

Godkänd (APPROVED)

• Fakturan är kontrollerad och redo för bokföring
• Skickas automatiskt till Fortnox
• Kan INTE längre ändras eller tas bort

​

Så här godkänner du en faktura

​

Godkänn enstaka faktura

​

Godkänn flera fakturor samtidigt

Om du har många fakturor som är redo att godkännas kan du godkänna flera på en gång:

​

Vad händer när du godkänner?

​

Automatisk bokföring

• Fakturan skapas i Fortnox med all information du angett
• Leverantören läggs till i Fortnox om den inte finns sedan tidigare
• Leverantörens uppgifter uppdateras automatiskt med information från fakturan
• Originalfilen bifogas leverantörsfakturan i Fortnox

​

Leverantörshantering

• Om leverantören inte finns i systemet skapas den automatiskt
• Systemet försöker hämta leverantörens logotyp från deras webbplats
• Bankgiro/plusgiro och andra kontaktuppgifter sparas för framtida fakturor

​

Projektbokföring

• Kostnaden fördelas på de projekt du angett
• Varje projekt får sin del av kostnaden bokförd
• Kontona du valt används för bokföringen

​

Notifieringar

• Du får bekräftelse på att godkännandet lyckades
• Din bokförare kan se den nya fakturan i Fortnox direkt

​

Vanliga situationer

​

Fakturan har fel belopp

Om du upptäcker fel i beloppet:

1. Ändra status till “Under utredning”
2. Kontakta leverantören för klarläggande
3. Korrigera beloppet när ni är överens
4. Godkänn fakturan när allt stämmer

​

Osäker på vilket projekt

Om du är osäker på projektfördelningen:

1. Sätt status till “Under utredning”
2. Kolla med projektledaren eller kollegor
3. Fördela kostnaden korrekt
4. Godkänn när du är säker

​

Faktura kommer in via e-post

Fakturor som kommer till er dedikerade e-postadress:

• Tolkas automatiskt av Ultra
• Får status “Väntar”
• Alla med admin-rättigheter får notifiering
• Behöver granskas och godkännas manuellt

​

Koppling till bokföring

​

Fortnox-integration

När du godkänner en faktura:

• Skapas leverantören automatiskt i Fortnox
• Fakturan bokförs med de konton och projekt du angett
• Originalfilen laddas upp till Fortnox
• All information synkroniseras direkt

​

Kontoplan

Använd samma kontonummer som du har i Fortnox:

• 2440 för leverantörsskulder
• Rätt kostnadskonto för utgiftstypen
• Projektkoderna ni använder i bokföringen

​

Vanliga frågor

​

Kan jag ångra ett godkännande?

Nej, när en faktura är godkänd kan den inte ändras eller tas bort. Den har då redan skickats till bokföringen. Kontakta din bokförare om du behöver göra justeringar.

​

Vad händer om jag godkänner fel belopp?

Kontakta din bokförare direkt. De kan göra en korrekt bokföring i Fortnox och hantera eventuella justeringar.

​

Kan flera personer godkänna samma faktura?

Nej, när någon godkänner en faktura är processen klar. Men flera personer med admin-rättigheter kan se och granska fakturor som väntar.

​

Måste jag godkänna alla fakturor?

Ja, alla leverantörsfakturor måste godkännas av någon med admin-rättigheter innan de kan bokföras. Detta är en viktig kontrollprocess.

​

Vad händer om en faktura misslyckas vid bulk-godkännande?

Processen fortsätter med resterande fakturor. När allt är klart ser du en sammanfattning som visar vilka fakturor som godkändes och vilka som misslyckades med felmeddelande. Du kan sedan åtgärda problemen och godkänna de misslyckade fakturorna individuellt.

​

Nästa steg

• Projektfördelning - Fördela kostnader på rätt projekt
• Fortnox-bokföring - Hur bokföringen fungerar automatiskt
• Registrera leverantörsfaktura - Ladda upp och registrera fakturor