Bara användare med administratörsrättigheter kan ändra företagsinställningar. Om du inte ser inställningsmenyerna, kontakta din systemadministratör.
Varför är företagsinställningar viktiga?
Företagsinställningarna styr hur Ultra fungerar för ditt specifika byggföretag:- Fakturor får rätt företagsinfo - Dina kunders fakturor visar korrekt företagsnamn, adress och organisationsnummer
- Automatisk bokföring - När du kopplar Fortnox sker bokföringen på rätt konton
- ROT/RUT-avdrag - Systemet kan hantera skattereduktion automatiskt på fakturor
- Byggmoms - Stöd för byggmoms (omvänd moms) för företagskunder
- Tidbesparingar - Automatiska processer minskar manuellt arbete
Var hittar du inställningarna?
- Klicka på Inställningar i huvudmenyn
- Välj vilken typ av inställning du vill ändra:
- Företagsuppgifter - Namn, adress, kontaktinfo
- Ekonomi - Påslag, automatik, konton
- Integrationer - Fortnox-koppling
- Användare - Bjud in och hantera medarbetare
Företagsuppgifter
Här anger du all grundläggande information om ditt företag som visas på fakturor och andra dokument.Vad du fyller i
Företagslogotyp- Ladda upp din logotyp som visas på fakturor
- Rekommenderad storlek: minst 300x100 pixlar
- Format: PNG eller JPG
- Företagsnamn - Ditt registrerade företagsnamn
- Organisationsnummer - Ditt 10-siffriga organisationsnummer (format: 123456-7890)
- Adress - Din företagsadress
- Postkod - Postkod för företagsadressen
- Stad - Stad där företaget är registrerat
- Land - Vanligtvis “Sverige”
- Telefonnummer - Huvudnummer till företaget
- E-post - E-postadress för företaget
- Bankgironummer - Ditt bankgironummer för betalningar
Alla dessa uppgifter visas automatiskt på de fakturor du skickar till kunder. Se till att allt är korrekt så att dina kunder kan betala och kontakta dig enkelt.
Ekonomiinställningar
Här konfigurerar du hur Ultra hanterar priser, påslag och automatiska processer.Påslag på leverantörsfakturor
Vad det är: När du köper material och vill fakturera vidare till kund med ett påslag. Hur det fungerar:- Du anger en procentsats (till exempel 15%)
- När du lägger till en leverantörsfaktura i en kundfaktura läggs pålaget på automatiskt
- Exempel: Köper material för 1000 kr → Fakturerar kund 1150 kr (med 15% påslag)
Automatiskt godkännande av tid
Vad det är: Alla tidrapporter godkänns automatiskt utan manuell kontroll. När du ska använda det:- Om du litar på att alla rapporterar tid korrekt
- För mindre företag där tid-kontroll inte behövs
- När du vill spara tid på administration
- Om du vill granska tidrapporter innan fakturering
- För större projekt där tidkontroll är viktigt
- När du har anställda som ibland glömmer rapportera
Automatisk uppdatering av projektpriser
Vad det är: När du tillsätter en kund med egna timpriser uppdateras projektets priser automatiskt. Exempel:- Projekt har standard timpris 500 kr/timme
- Du tillsätter Kund A som har avtalat 450 kr/timme
- Projektets timpris ändras automatiskt till 450 kr/timme
Automatiska inställningar sparar tid men minskar din kontroll. Tänk igenom vad som passar ditt företag bäst.
Kontoplan och bokföring
Ultra kan hantera din bokföring automatiskt, särskilt när du kopplar Fortnox. Här ställer du in vilka konton som ska användas för olika typer av intäkter och kostnader.Intäktskonton (3000-3999)
Artiklar- Konto för försäljning av material och produkter
- Vanliga konton: 3011 (Försäljning varor inom Sverige), 3013 (Försäljning tjänster inom Sverige)
- Konto när du vidaredebiterar leverantörsfakturor till kund med påslag
- Oftast samma som artikelkonto
- Konto för fakturering av arbetstid
- Vanligt konto: 3013 (Försäljning tjänster inom Sverige)
Kostnadskonton (4000-4999)
Leverantörsfakturor- Konto för inköp från leverantörer
- Vanliga konton: 4010 (Handelsvaror), 4035 (Förbrukningsinventarier)
Om du är osäker på vilka konton du ska använda, rådfråga din bokförare eller revisor. Rätt kontoplan från början underlättar bokföringen avsevärt.
Hantera kontoplan
Klicka på Hantera bredvid “Konton” för att:- Se alla aktiva konton
- Lägga till nya konton (om du har Fortnox kopplat)
- Inaktivera konton du inte använder
ROT, RUT och Byggmoms
Ultra har inbyggt stöd för svenska skatteregler inom byggbranschen.ROT-avdrag (Reparation, Ombyggnad, Tillbyggnad)
Vem kan använda: Privatpersoner som äger sin bostad Avdrag: 50% av arbetskostnaden, max 50 000 kr per person och år Vad som omfattas: Bygg, el, VVS, målning, murning, mmRUT-avdrag (Rengöring, Underhåll, Trädgård)
Vem kan använda: Privatpersoner Avdrag: 50% av arbetskostnaden, max 75 000 kr per person och år Vad som omfattas: Städning, trädgård, snöskottning, flyttjänster, mmGrön teknik
Vem kan använda: Privatpersoner Avdrag: 20% för solceller, 50% för övrigt, max 50 000 kr per person och år Vad som omfattas: Solceller, laddstationer för elbilar, mmByggmoms (omvänd moms)
Vad det är: Vid byggarbeten mellan företag tar köparen ansvar för momsen istället för säljaren. När det gäller:- Kunden är ett företag med svenskt organisationsnummer
- Arbetet klassas som byggarbete
- Både köpare och säljare är momsregistrerade
Ultra hanterar alla beräkningar för ROT/RUT automatiskt. Du behöver bara ange vilken typ av arbete det är och systemet räknar ut avdraget åt dig.
Fortnox-integration
När du kopplar Ultra till Fortnox får du automatisk synkronisering av:Vad som synkroniseras
- Projekt - Skapas automatiskt i Fortnox när du skapar dem i Ultra
- Kunder - Dina Ultra-kunder läggs till i Fortnox
- Kundfakturor - Fakturor från Ultra överförs direkt till Fortnox
- Leverantörsfakturor - Inkommande fakturor registreras i båda systemen
Fördelar med Fortnox-kopplingen
För dig som byggare:- Slipper dubbel registrering av kunder och projekt
- Alla fakturor hamnar automatiskt i bokföringen
- Kan fokusera på byggarbete istället för administration
- Får alla fakturor direkt i Fortnox
- Behöver inte vänta på underlag från dig
- Kan påbörja bokföring direkt när fakturor skapas
Så här kopplar du Fortnox
- Gå till Inställningar → Integrationer
- Klicka på Koppla till Fortnox
- Logga in med dina Fortnox-uppgifter
- Godkänn åtkomst för Ultra
- Kopplingen är klar och synkronisering startar automatiskt
Om du kopplar från Fortnox och senare kopplar tillbaka kommer dubbletter att skapas. Tänk därför noga innan du kopplar från en befintlig integration.
Nästa steg
När du har konfigurerat alla företagsinställningar är du redo att:- Skapa ditt första projekt - Lär dig hur du startar ett byggprojekt i Ultra
- Bjuda in medarbetare - Lägg till dina anställda så de kan börja rapportera tid
- Importera kunder - Lägg till dina befintliga kunder i systemet
Du kan alltid komma tillbaka och ändra inställningar senare. Börja med grunderna och utveckla systemet efter hand som du lär dig mer.