Vad du behöver förbereda först
Innan du skapar ditt projekt är det bra om du har koll på följande:1. Kunden (om du har en)
Om du redan vet vilken kund projektet gäller, se till att kunden finns registrerad i systemet. Du kan alltid lägga till kunden senare, men det blir enklare om du gör det nu.- Gå till Kunder i menyn
- Klicka på Ny kund om kunden inte finns
2. Dina arbetsroller och priser
Ultra skapar automatiskt priser för ditt projekt baserat på de arbetsroller du har ställt in för ditt företag. Kontrollera att du har:- Rätt arbetsroller (t.ex. “Snickare”, “Elektriker”, “Projektledare”)
- Korrekta timpriser för varje roll
- Rätta självkostnader
Om du har specialpriser för en specifik kund kommer Ultra automatiskt att använda dessa istället för standardpriserna.
Så här skapar du projektet
Steg 1: Öppna dialogrutan för nytt projekt
På datorn:- Gå till Projekt i huvudmenyn
- Klicka på den blå knappen Nytt projekt
- Tryck på + knappen längst ner
- Välj Nytt projekt
Steg 2: Fyll i projektuppgifter
Nu ser du ett formulär med följande fält:Projektnamn (obligatoriskt)
Ge projektet ett tydligt namn som beskriver vad det handlar om. Bra exempel:- “Badrumsrenovering - Andersson”
- “Köksbyte Storgatan 15”
- “Tillbyggnad familjen Eriksson”
- För allmänna namn som bara “Renovering”
- Interna kodnamn som kunden inte förstår
Projektnummer
Ultra föreslår automatiskt nästa nummer i följden (t.ex. 1001, 1002, osv.). Du kan:- Behålla förslaget - rekommenderas för att få numrering i ordning
- Ändra till eget nummer - om du vill ha ett specifikt system
Om du ändrar projektnumret och sedan vill ha tillbaka det automatiska, klicka på länken “Använd senaste” som visas.
Kund (valfritt)
Välj kund från listan om projektet gäller en specifik kund. Om du inte väljer kund kan du lägga till det senare.Överordnat projekt (valfritt)
Om det här projektet är en del av ett större projekt, kan du välja det överordnade projektet här. Detta är användbart för:- Underentreprenörer som arbetar på delar av större projekt
- Företag som delar upp stora projekt i mindre delar
Beskrivning (valfritt)
Lägg gärna till en kort beskrivning av projektet. Detta hjälper dig och dina kollegor att snabbt förstå vad projektet handlar om.Steg 3: Kontrollera priser (avancerat)
Under Priser kan du se vilka timpriser som kommer att användas för projektet. Dessa kommer från:- Kundspecifika priser (om kund är vald och har egna priser)
- Företagets standardpriser (annars)
Steg 4: Spara projektet
Klicka på Skapa projekt för att spara. Du får en bekräftelse att projektet har skapats.Vad händer automatiskt när projektet skapas?
När du sparar projektet händer flera saker automatiskt:1. Projektet får en status
Ditt nya projekt får den standardstatus du har ställt in för ditt företag (oftast “Pågående” eller “Påbörjat”).2. Alla anställda kopplas till projektet
Alla som arbetar på ditt företag får automatiskt tillgång att rapportera tid på det nya projektet.3. Priserna sparas
De priser du såg i steget ovan sparas som projektets standardpriser. Du kan ändra dem senare om det behövs.4. Fortnox-integration (om aktiverad)
Om du har kopplat Ultra till Fortnox skapas projektet även där automatiskt.Vad du gör efter projektskapandet
Nu när projektet är skapat kan du börja använda det för:Tidrapportering
Dina anställda kan nu:- Rapportera arbetstid på projektet via mobilappen
- Lägga till anteckningar om vad som gjordes
- Välja vilken arbetsroll de arbetade som
Registrera material och kostnader
- Lägg till material som används i projektet
- Registrera leverantörsfakturor och koppla till projektet
- Håll koll på projektets totala kostnader
Skapa fakturor
När det är dags att fakturera kunden kan du:- Skapa fakturor baserat på rapporterad tid och material
- Se exakt vad som är fakturerbart
- Skicka fakturor direkt från Ultra
Praktiskt exempel: Badrumsrenovering
Låt oss ta ett konkret exempel - du ska renovera ett badrum åt familjen Andersson.Innan du skapar projektet:
- Kund: Registrera “Familjen Andersson” som kund med adress och kontaktuppgifter
- Priser: Kontrollera att du har rätt timpriser för “Snickare” och “VVS-montör”
När du skapar projektet:
- Namn: “Badrumsrenovering - Andersson”
- Kund: Välj “Familjen Andersson”
- Beskrivning: “Helrenovering badrum inkl. kakelsättning, VVS och målning”
Efter projektskapandet:
- Vecka 1: Du rapporterar 20 timmar snickeri och 8 timmar VVS
- Vecka 2: Du köper kakel för 15 000 kr - registrerar leverantörsfakturan på projektet
- Månadens slut: Du skapar en faktura till kunden för 40 000 kr baserat på tid och material
Glöm inte att rapportera all tid och alla kostnader på projektet. Annars får du inte korrekt bild av lönsamheten.
Vanliga frågor
Kan jag ändra projektnamnet senare?
Ja, du kan ändra projektnamnet när som helst. Gå till projektet och klicka på redigeringsikonen.Vad händer om jag glömmer välja kund?
Inget problem! Du kan lägga till kund på projektet när som helst senare.Kan jag radera ett projekt?
Ja, men bara om projektet är helt tomt (ingen tid, inga fakturor, inget material). Annars måste du arkivera det istället.Varför får projektet automatisk numrering?
Automatisk numrering gör det lättare att hålla ordning på projekten och gör det enklare för bokföringen. Du kan alltid ändra till egna nummer om du behöver det.Vad är “överordnat projekt”?
Det används när du vill gruppera projekt. Till exempel kan “Tillbyggnad villa” vara överordnat till “Grund”, “Stomme” och “Invändig finish” som underprojekt.Nästa steg
Nu när du har skapat ditt första projekt kan du:- Lära dig tidrapportering - så här rapporterar du och dina anställda arbetstid
- Förstå projektartiklar - hur du registrerar material och kostnader
- Skapa din första faktura - när det är dags att fakturera kunden