Översikt av fakturastatus
Utkast
Fakturan är skapad men inte skickad än. Du kan ändra allt fritt.Skickad
Fakturan har skickats till kunden och fått ett fakturanummer. Den är nu låst.Betald
Kunden har betalat fakturan (hanteras oftast i Fortnox eller ditt bokföringssystem).Status: Utkast
När du först skapar en faktura får den status Utkast. Det betyder att:Vad du kan göra
- Ändra alla rader - beskrivningar, priser, antal
- Lägga till eller ta bort poster helt fritt
- Ändra momstyp mellan vanlig moms och byggmoms
- Justera skattereduktion (ROT/RUT/Grön teknik)
- Lägga till kontaktpersoner för ROT/RUT-avdrag
- Ändra kundinformation som fakturaadress
- Ta bort hela fakturan om du ångrar dig
Vad som syns
I projektets fakturaöversikt visas utkast med:- Gul färg och texten “Underlag”
- Ingen fakturanummer än (kommer först när du skickar)
- Länk för att redigera fakturan
Utkast sparas automatiskt medan du arbetar. Du behöver inte oroa dig för att förlora ändringar.
Så här ändrar du ett utkast
1
Öppna projektet
Gå till ditt projekt och klicka på fliken “Kundfakturor”
2
Klicka på utkastet
Klicka på fakturan som visar “Utkast” för att öppna den
3
Gör dina ändringar
Ändra rader, priser eller lägg till nya poster
4
Spara eller skicka
Dina ändringar sparas automatiskt. Skicka när du är nöjd
Status: Skickad
När du skickar en faktura händer flera saker automatiskt:Vad som sker vid skickning
- Fakturanummer genereras - ett unikt löpnummer från ditt företag
- Fakturan låses - inga ändringar tillåts längre
- PDF skapas med din företagsprofil och logo
- E-post skickas till de adresser du angav
- Export till Fortnox (om du har integration kopplad)
- Projektdata uppdateras - alla poster markeras som fakturerade
Vad du INTE kan göra längre
- Ändra rader eller priser
- Ta bort poster från fakturan
- Ändra momstyp eller skattereduktion
- Ta bort hela fakturan
Vad du fortfarande kan göra
- Visa och ladda ner fakturan som PDF
- Skicka om fakturan till nya e-postadresser
- Makulera hela fakturan (skapar kreditfaktura)
- Markera som betald (oftast via Fortnox)
Så här ser skickade fakturor ut
I projektets fakturaöversikt visas skickade fakturor med:- Grön färg och texten “Fakturerad”
- Fakturanummer (t.ex. “Faktura 1001”)
- Länk för att visa PDF:en
Tänk noga innan du skickar! När fakturan är skickad kan du bara korrigera fel genom att makulera eller kreditera.
Status: Betald
När kunden betalar fakturan markeras den som betald:Hur det fungerar
- Manuellt: Du markerar fakturan som betald i ditt bokföringssystem
- Automatiskt via Fortnox: När betalning registreras i Fortnox synkroniseras statusen
- Bankintegration: Vissa banker kan automatiskt matcha betalningar
Vad som händer
- Fakturan försvinner från listan över obetalde fakturor
- Projektets ekonomi uppdateras med den betalda summan
- Eventella påminnelser stoppas automatiskt
Specialfall: Makulering och kreditering
När ska du makulera?
- Du skickat till fel kund
- Det är allvarliga fel i fakturan
- Kunden inte ska betala alls
Hur makulering fungerar
1
Öppna skickad faktura
Gå till fakturan du vill makulera
2
Välj makulera
Klicka på “Makulera faktura” i menyn
3
Välj typ
“Frigör allt” - poster blir tillgängliga för ny faktura
“Frigör inget” - poster förblir låsta som fakturerade
4
Bekräfta
En kreditfaktura skapas automatiskt med negativt belopp
Makulering skapar en kreditfaktura som skickas automatiskt. Både originalfakturan och kreditfakturan finns kvar i systemet för revision.
Vanliga frågor
Varför kan jag inte ändra min skickade faktura?
Skickade fakturor är låsta enligt bokföringslagen. Du måste skapa en kreditfaktura för att korrigera fel.Kan jag ångra en skickad faktura?
Ja, genom makulering. Det skapar en kreditfaktura som tar bort den ursprungliga fakturan.Vad händer om kunden inte betalar?
Du kan skicka påminnelser manuellt eller använda automatiska påminnelser via Fortnox-integrationen.Försvinner poster från projektet när jag skickar faktura?
Nej, posterna finns kvar men markeras som “fakturerade” så de inte inkluderas i nästa faktura.Kan jag se historik över en fakturas status?
Ja, i fakturadetaljerna ser du när den skapades, skickades och eventuellt betalades.Nästa steg
- Skapa faktura - lär dig skapa nya fakturor
- Fortnox-integration - automatisk hantering av betalningar
- Fakturagrupper - organisera dina fakturor