Tidrapporter

Tidrapporter ger dig en komplett översikt över all rapporterad tid i företaget. Här ser du både projekttid och frånvaro för alla medarbetare, kan godkänna tid och exportera underlag för löner och fakturering.

​

Vad visar tidrapporter?

Tidrapporter samlar all tidsregistrering på ett ställe och visar den i olika vyer beroende på vad du behöver:

​

Veckoöversikt

Huvudvyn - Visar en hel vecka för alla medarbetare

• Alla aktiva medarbetare visas som egna rader
• Varje dag i veckan får sin egen kolumn
• Timmar summeras automatiskt per dag och person
• Projekttid och frånvaro blandas i samma vy

​

Personuppdelning

Under varje medarbetare - Projektspecifik uppdelning

• Varje projekt får sin egen rad under personen
• Frånvaro (semester, sjuk, etc.) visas som separata rader
• Totalsummor per person och projekt beräknas automatiskt
• Godkännandestatus visas tydligt för varje post

​

Detaljer per tidsrapport

När du klickar på en post - Djupare information

• Vilken yrkesroll som användes för tiden
• Anteckningar från hantverkaren
• Om det fanns material eller bilder kopplade
• Exakt tidpunkt för godkännande

​

Olika typer av tid som visas

​

Projekttid

Tid som läggs på kundjobb

• Visar projektnamn och projektnummer
• Uppdelad per yrkesroll (snickare, elektriker, etc.)
• Kan vara kopplad till specifika ÄTA-arbeten
• Används för kundfakturering

​

Frånvarotid

Ledighet och frånvaro från arbetet

• Semester (SEM) - Ordinarie semester
• Sjuk (SJK) - Sjukfrånvaro
• VAB (VAB) - Vård av barn
• Föräldraledig (FPE) - Föräldraledighet
• Tjänstledig (TJL) - Tjänstledighet
• Arbetstidsförkortning (ATF) - Kompledighet
• Helgdagsersättning (HLG) - Helgdagar

​

Navigera mellan veckor

​

Bläddra i kalendern

Du kan enkelt navigera mellan olika veckor:

​

Standardvy

När du öppnar tidrapporter visas automatiskt:

• Aktuell vecka om det är måndag-torsdag
• Förra veckan om det är fredag-söndag (för att underlätta veckoavslut)

​

Godkänna tidsrapporter

​

Manuellt godkännande

Om företaget kräver godkännande av tid innan fakturering:

​

Automatiskt godkännande

Om automatiskt godkännande är aktiverat:

• All tid godkänns automatiskt när den rapporteras
• Ingen manuell åtgärd behövs
• Tid kan användas direkt för fakturering

​

Exportera tidrapporter

Tidrapporter kan exporteras till Excel för löneunderlag eller andra ändamål:

​

Starta export

​

Vad som exporteras

Excel-filen innehåller flera flikar: Översiktsflik - Sammanfattning per person

• Medarberarnas namn och yrkesroll
• Totala projekttimmar för perioden
• Totala frånvarotimmar för perioden
• Summa av all tid

Personspecifika flikar - En flik per medarbetare

• Alla projekttimmar uppdelade per projekt
• Alla frånvarotimmar uppdelade per typ
• Datum, timmar, yrkesroll och anteckningar för varje post
• Godkännandestatus för alla poster
• Totalsummor per projekt och frånvarotyp

​

Praktiska användningsområden för export

För löneadministration:

• Månadsvis export för löneunderlag
• Kontroll av frånvarotimmar (semester, sjuk, etc.)
• Verifiering av arbetstid mot anställningsavtal

För projektuppföljning:

• Analys av tidsåtgång per projekt
• Jämförelse mellan olika hantverkare
• Underlag för framtida offerter

For revision och kontrolll:

• Månads- eller kvartalsvis genomgång
• Spårbarhet av vem som godkänt tid
• Dokumentation för skattemyndighet

​

Filtrera och söka

​

Hitta specifik information

Du kan enkelt navigera i tidrapporter för att hitta vad du söker: Per medarbetare:

• Klicka på en medarbetares namn för att expandera/kollapse deras tidsrapporter
• Se snabbt total arbetstid för veckan
• Upptäck om någon glömt rapportera tid

Per projekt:

• Se vilka projekt som tar mest tid
• Jämför tidsåtgång mellan olika projekt
• Identifiera projektled som behöver uppföljning

Per status:

• Godkända poster markeras med grön bock
• Ej godkända poster syns tydligt i systemet
• Poster med material eller bilder markeras speciellt

​

Vanliga situationer och lösningar

​

Medarbetare har glömt rapportera tid

Problem: Tom vecka eller få timmar för en medarbetare Lösning:

1. Kontakta medarbetaren direkt
2. Som admin kan du registrera tid åt dem via “Rapportera tid”-knappen
3. Använd mobilappen för att visa hur de rapporterar själva

​

Tid rapporterad på fel projekt

Problem: Timmar ligger på fel projektnummer Lösning:

1. Klicka på den felaktiga tidsrapporten
2. Redigera och välj rätt projekt
3. Spara ändringen - tiden flyttas automatiskt

​

Kostig tid som inte ska faktureras

Problem: Arbetstid som inte är debiterbar till kund Lösning:

1. Kontrollera att tiden är markerad som “icke-debiterbar” på projektet
2. Eller flytta tiden till ett internt projekt
3. Tiden räknas fortfarande för löneunderlag men faktureras inte

​

Export fungerar inte

Problem: Excel-filen blir tom eller fel Möjliga orsaker:

• Ingen tid rapporterad för vald period
• Felaktigt datumintervall valt
• Browser blockerar nedladdning

Lösning:

1. Kontrollera att det finns tid för perioden
2. Välj rätt från- och till-datum
3. Tillåt nedladdningar i webbläsaren

​

Integration med lönesystem

​

Förbereda för lönekörning

Tidrapporter från Ultra kan användas direkt som underlag för löner: Månadsmålning:

1. Exportera föregående månad när den är klar
2. Kontrollera att all tid är godkänd
3. Verifiera frånvarotimmar mot HR-system
4. Skicka Excel-fil till löneadministratör

Integrationer:

• Fortnox-integration synkar automatiskt viss lönedata
• Export till Excel fungerar med alla lönesystem
• Anpassade rapporter kan skapas på begäran

​

Tips för effektiv tidsrapport-hantering

​

För projektledare

• Granska tidrapporter varje vecka - upptäck problem tidigt
• Godkänn tid löpande - vänta inte till månadsslutet
• Jämför mot projektbudget - se om timmar spårar ur
• Kommunicera med hantverkare om du ser konstigheter

​

För företagsledning

• Använd export för månadsrapporter - få snabb översikt
• Analysera produktivitet per projekt - förbättra framtida offerter
• Följ frånvarotrender - planera för högsäsong
• Säkerställ att all tid rapporteras - ingen förlorad intäkt

​

För HR och administration

• Exportera månadsviss för löneunderlag
• Kontrollera frånvarotimmar mot policyer
• Säkerställ godkännanden innan lönekörning
• Arkivera tidrapporter för revision

​

Nästa steg

Efter att du lärt dig hantera tidrapporter:

• Skapa kundfakturor - Använd godkänd tid för fakturering
• Projektekonomi - Se hur tiden påverkar projektens lönsamhet
• Registrera tid - Lär hantverkarna rapportera korrekt
• Automatiskt godkännande - Effektivisera godkännandeprocessen

Tidrapporter är navet i Ultra:s tidshantering. När du behärskar detta verktyg har du full kontroll över företagets arbetstid, från första rapporterade timme till färdig lönespecifikation.