Du behöver administratörsrättigheter i både Ultra och Fortnox för att kunna göra kopplingen. Om du inte är administratör kan du skicka instruktioner till den som har rätt behörigheter.
Vad du behöver innan du börjar
I Ultra
- Administratörsrättigheter för ditt företag
- Grundläggande företagsinställningar ifyllda (företagsnamn, organisationsnummer)
- Kännedom om vilka konton som ska användas för olika typer av intäkter och kostnader
I Fortnox
- Ett aktivt Fortnox-konto med giltigt abonnemang
- Administratörsrättigheter eller följande specifika behörigheter:
- Kontoplan - för att hämta kontoinformation
- Kunder - för att synkronisera kundregister
- Projekt - för att hantera byggprojekt
- Kundfakturor - för att skicka fakturor
- Leverantörer - för att hantera leverantörsregister
- Leverantörsfakturor - för att registrera inkommande fakturor
Om du saknar någon av behörigheterna kommer kopplingen att misslyckas. Du får då en tydlig lista över vad som saknas så att en administratör kan ge dig rätt behörigheter.
Så här kopplar du Fortnox
Steg 1: Starta kopplingen
- Logga in i Ultra och gå till Inställningar
- Klicka på Integrationer i vänstermenyn
- Leta upp Fortnox-kortet och klicka på Koppla till Fortnox
Steg 2: Godkänn behörigheter i Fortnox
- Klicka på Anslut till Fortnox - du omdirigeras till Fortnox hemsida
- Logga in med dina Fortnox-uppgifter om du inte redan är inloggad
- Fortnox visar en lista över behörigheter som Ultra begär:
- Läsa och skriva kunder
- Läsa och skriva projekt
- Läsa och skriva kundfakturor
- Läsa och skriva leverantörer
- Läsa och skriva leverantörsfakturor
- Läsa kontoplan
- Använda inkorg för filhantering
- Klicka på Godkänn för att ge Ultra tillgång
Ultra får endast de behörigheter du godkänner. Inga lösenord eller känslig information delas mellan systemen.
Steg 3: Vänta på första synkroniseringen
Efter att du godkänt behörigheterna händer flera saker automatiskt:- Säker koppling skapas - Ultra och Fortnox är nu säkert kopplade
- Kontoinformation hämtas - Viktiga konton från din Fortnox-kontoplan importeras
- Befintlig data synkroniseras - Kunder, projekt och leverantörer som redan finns i Ultra skickas till Fortnox
- Fakturanummer synkroniseras - Ultra uppdaterar sitt fakturanummer för att matcha Fortnox
Steg 4: Bekräfta att kopplingen fungerar
När synkroniseringen är klar kommer du tillbaka till Ultra och ser:- En grön bekräftelse att kopplingen lyckades
- Lista över vad som synkroniserades
- Instruktioner för nästa steg
Vad händer vid första synkroniseringen?
Kontoinformation
Ultra hämtar dessa viktiga konton från din Fortnox-kontoplan:- Intäktskonton (3000-3999) - för att fakturera kunder korrekt
- Kostnadskonton (4000-4999) - för leverantörsfakturor och utgifter
- Övriga konton - för special-transaktioner som ROT/RUT
Dina befintliga kunder
- Alla kunder från Ultra skapas i Fortnox
- Samma kundnummer används i båda systemen
- Organisationsnummer, adresser och kontaktuppgifter kopieras
Dina pågående projekt
- Alla projekt från Ultra skapas i Fortnox
- Projektnamn och beskrivningar överförs
- Samma projektnummer används för enkel spårning
Leverantörer
- Befintliga leverantörer i Ultra läggs till i Fortnox
- Organisationsnummer och kontaktuppgifter synkroniseras
Godkända leverantörsfakturor
- Leverantörsfakturor som redan är godkända i Ultra registreras i Fortnox
- Kopplas automatiskt till rätt projekt och konton
- PDF-filer bifogas för dokumentation
Ultra skapar aldrig dubbletter. Om något redan finns i Fortnox med samma nummer eller namn hoppar systemet över det automatiskt.
Vad du kan förvänta dig framöver
Automatisk synkronisering
När kopplingen är klar synkroniseras all ny aktivitet automatiskt:- Ny kund i Ultra → Skapas direkt i Fortnox
- Ny faktura skickad → Registreras automatiskt i bokföringen
- Leverantörsfaktura godkänd → Bokförs med rätt kontering
- Projekt skapat → Finns direkt tillgängligt för ekonomiuppföljning
Realtidsuppdateringar
- Synkronisering sker inom sekunder efter att du gör något i Ultra
- Backup-synkronisering körs nattetid för säkerhets skull
- Din bokförare ser allt direkt i Fortnox
Vanliga frågor under kopplingen
Vad händer om jag får felmeddelande om saknade behörigheter?
Du kommer till en särskild sida som visar exakt vilka behörigheter som saknas. Du har två alternativ:- Be en administratör ge dig behörigheter - kontakta din Fortnox-administratör och visa listan över saknade behörigheter
- Låt administratören göra kopplingen - skicka instruktioner via e-post så att de kan ansluta Fortnox istället
Vad händer om kopplingen avbryts?
Om något går fel eller du avbryter:- Ingen data skadas eller går förlorad
- Du kan försöka igen när som helst
- Inga halvfärdiga kopplingar skapas
Kan jag koppla från och koppla tillbaka senare?
Ja, men var försiktig:- Du kan koppla från när som helst under Inställningar → Integrationer
- Om du kopplar tillbaka senare kan dubbletter skapas
- Kontakta support om du behöver hjälp med återkoppling
Påverkas min befintliga Fortnox-data?
Nej, Ultra:- Läser aldrig eller ändrar befintliga kunder, projekt eller fakturor i Fortnox
- Lägger bara till ny information
- Använder säkra API:er som Fortnox tillhandahåller
Felsökning vid kopplingen
”Kunde inte ansluta till Fortnox”
- Kontrollera att du har stabil internetanslutning
- Försök igen om några minuter
- Kontakta support om problemet kvarstår
”Synkroniseringen misslyckades”
- Detta händer sällan men kan bero på temporära problem hos Fortnox
- Kopplingen skapas ändå och synkroniseringen kommer att försöka igen automatiskt
- Din data är säker
”Saknar behörigheter” trots att du är administratör
- Vissa Fortnox-konton har begränsningar på API-åtkomst
- Kontakta Fortnox support för att aktivera API-åtkomst
- Detta är vanligt för mycket gamla Fortnox-konton
Efter kopplingen
Konfigurera kontoinställningar
- Gå till Inställningar → Ekonomi → Kontoplan
- Kontrollera att rätt konton är valda för:
- Intäkter från olika typer av arbete
- Material och leverantörskostnader
- ROT/RUT-hantering
Testa med en enkel faktura
- Skapa en testfaktura till en befintlig kund
- Kontrollera att den hamnar korrekt i Fortnox
- Verifiera att PDF:en bifogas automatiskt
Informera din bokförare
- Berätta att kopplingen är klar
- Visa dem var de hittar synkroniserad information i Fortnox
- Förklara hur automatiseringen fungerar framöver
Säkerhet och integritet
Säker anslutning
- Kopplingen använder OAuth 2.0, samma säkerhetsstandard som banker
- Inga lösenord delas mellan systemen
- Du kan koppla från när som helst
Datahantering
- Ultra sparar endast nödvändig information för synkronisering
- All data krypteras under överföring
- Ingen känslig information lagras utanför Sverige
Kopplingen följer GDPR och svenska säkerhetsregler. Din data är trygg och du behåller full kontroll över vem som har tillgång till vad.
Nästa steg
När Fortnox-kopplingen är klar kan du:- Konfigurera synkronisering - Anpassa vad som ska synkroniseras automatiskt
- Testa fakturering - Skicka din första faktura och se hur den hamnar i Fortnox
- Sätta upp bokföring - Konfigurera kontoplan och automatisk kontering