Projektekonomin uppdateras automatiskt när du rapporterar tid, registrerar leverantörsfakturor eller skickar kundfakturor. Du behöver aldrig räkna manuellt.
Vad visar projektekonomin?
Projektekonomin delar upp projektets ekonomi i tydliga kategorier så du snabbt förstår vad som händer.Huvudöversikt
Fakturerat - Det belopp du redan skickat fakturor för till kunden- Inkluderar alla skickade kundfakturor
- Visar vad som redan “kommit in i kassan”
- Uppdateras automatiskt när du skickar fakturor
- Arbetad tid × personalkostnader
- Leverantörsfakturor som kopplats till projektet
- Egna artiklar som använts i projektet
- Beräknas kontinuerligt när kostnader tillkommer
- Fakturerat minus kostnader
- Positivt tal = projektet går med vinst
- Negativt tal = projektet går med förlust just nu
Detaljerad uppdelning
Offert - Vad du ursprungligen offererade kunden- Det pris ni kom överens om från början
- Utgångspunkt för att bedöma lönsamhet
- Uppdateras om ni gör ändringar i avtalet
- Påslag enligt företagets marginalprocent
- Endast debiterbart material räknas mot intäkter
- Total kostnad påverkar alltid projektets resultat
- Visar totalt antal arbetade timmar
- Inkluderar både debiterbara och icke-debiterbara timmar
- Länk till detaljerad tidsrapportering
- Artiklar du registrerat direkt på projektet
- Priser och kostnader enligt företagets artikelregister
- Automatisk marginalberäkning
- Skickade fakturor räknas som intäkt
- Ej skickade fakturor visas separat
- Totalsumma av alla fakturor till projektet
Viktiga nyckeltal att följa
Vinstmarginal
Beräkning: (Resultat ÷ Fakturerat) × 100 En frisk vinstmarginal för byggjobb ligger ofta mellan 15-25%, men det varierar mellan olika typer av arbete:- Renovering: 20-30% (högre risk, mer hantverk)
- Nybyggnation: 10-15% (lägre risk, större volymer)
- Reparationer: 25-40% (akutarbete, snabba lösningar)
Täckningsgrad
Beräkning: Fakturerat ÷ Offert Visar hur mycket av den ursprungliga offerten du faktiskt fakturerat:- 100% = Du fakturerat exakt vad du offererade
- Över 100% = Du fakturerat mer (ÄTA-arbeten, tillägg)
- Under 100% = Du inte fakturerat hela offerten än
Kostnadsutveckling
Beräkning: Nuvarande kostnader ÷ Budgeterade kostnader Hjälper dig förstå om projektet håller budget:- 100% = Projektet ligger precis på budget
- Över 100% = Projektet överskrider budget
- Under 100% = Projektet ligger under budget
Kolla kostnadsutvecklingen varje vecka. Om den stiger snabbt kan du agera innan projektet blir olönsamt.
Så tolkar du siffrorna
Lönsamt projekt - exempel
- Projektet går med 23% vinst
- Stark lönsamhet för de flesta byggprojekt
- Bra kontroll på kostnader
Projekt med varningssignaler - exempel
- Projektet går med förlust just nu
- Kostnaderna är högre än intäkterna
- Behöver åtgärder för att rätta ekonomin
Pågående projekt - exempel
- Projektet är ungefär halvfärdigt (40% fakturerat)
- Marginalen är okej men inte fantastisk
- Risk att marginalen försämras under projektets gång
Varningstecken att hålla koll på
🔴 Akuta varningar
Negativt resultat - Projektet går med förlust- Åtgärd: Analysera vad som gått fel (för många timmar? För dyrt material? För låg offert?)
- Snabb fix: Sök ÄTA-arbeten eller optimera återstående arbete
- Åtgärd: Fakturera oftare eller granska om extra arbete tillkommit
- Förebygga: Bättre uppföljning av tidrapportering
🟡 Saker att uppmärksamma
Låg vinstmarginal (under 10%)- Orsak: Ofta tecken på för låg offert eller dålig kostnadskontroll
- Åtgärd: Tightare uppföljning av tid och material
- Orsak: Omfattning ändrad utan prissättning, eller felkalkylerad offert
- Åtgärd: Dokumentera alla förändringar och fakturera ÄTA-arbeten
- Orsak: Kan betyda för låga påslag eller ineffektiv materialhantering
- Åtgärd: Granska marginaler och inköpsrutiner
🟢 Positiva signaler
Jämn kostnadsutveckling - Kostnaderna följer faktureringstakten Stabil vinstmarginal - Marginalen håller sig konstant genom projektet Rätt andel material vs tid - Balanserat mellan arbetstid och materialkostnaderOm resultatet är negativt och projektet är långt framskridet, agera snabbt. Ju längre du väntar, desto svårare blir det att vända trenden.
Praktiska exempel från byggbranschen
Exempel 1: Badrumsrenovering som gick bra
Scenario: Totalrenovering av badrum, offert 180 000 kr- Kunden ville ha lite extra kakel = ÄTA på 5 000 kr
- Materialen köptes med bra marginaler
- Inga överraskningar eller omarbetningar
Exempel 2: Köksprojekt med utmaningar
Scenario: Köksrenovering, offert 320 000 kr- Befintliga rör behövde bytas (inte inkluderat i offert)
- Extra arbetstid för oväntade problem
- Kunden ville inte betala ÄTA för “grundläggande” rörarbete
- Bättre besiktning innan offert
- Tydligare kommunikation om vad som ingår
- Buffert för oförutsedda problem
Exempel 3: Lönsam takläggning
Scenario: Takbyte på villa, offert 240 000 kr- Väder utan förseningar
- Erfaren personal = färre timmar än budgeterat
- Bra avtal med materialleverantör
Hur du förbättrar projektens lönsamhet
1. Bättre offertprocess
- Noggrann platsbesiktning innan du offererar
- Buffert för oförutsett (5-10% av totalsumman)
- Tydliga avgränsningar vad som ingår och inte ingår
2. Tightare kostnadskontroll
- Daglig uppföljning av rapporterad tid
- Snabb registrering av leverantörsfakturor
- Regelbunden genomgång av projektekonomin (helst varje vecka)
3. Smartare fakturering
- Fakturera ofta - månadsvis eller vid milstolpar
- Förskottsfakturering när det passar
- Snabb hantering av ÄTA-arbeten
4. Optimera materialhantering
- Förhandla bättre avtal med leverantörer
- Rätt marginaler på allt material (ofta 25-40%)
- Minimera svinn genom bättre planering
Använd projektekonomin för att jämföra liknande projekt. Projekt med samma typ av arbete bör ha liknande marginaler och kostnadsfördelning.
Vanliga frågor om projektekonomi
Varför stämmer inte sifforna med min egen kalkyl?
Kontrollera att:- All tid är rapporterad och godkänd
- Alla leverantörsfakturor är registrerade på rätt projekt
- Personalkostnaderna stämmer i företagsinställningarna
- Materialpåslag är rätt inställda
När uppdateras projektekonomin?
Projektekonomin uppdateras automatiskt när:- Tid rapporteras och godkänns
- Leverantörsfakturor registreras
- Kundfakturor skapas eller skickas
- Projektartiklar läggs till
Kan jag rätta felaktiga siffror?
Ja, men gör ändringar i ursprungskällorna:- Korrigera tidrapporter i tidrapporteringssystemet
- Flytta eller korrigera leverantörsfakturor
- Redigera eller ta bort felaktiga projektartiklar
Hur hanterar jag ÄTA-arbeten i ekonomin?
ÄTA-arbeten hanteras automatiskt:- Tid rapporterad på ÄTA räknas in i projektets totaler
- Material kopplat till ÄTA påverkar kostnaderna
- Fakturor för ÄTA-arbeten räknas som intäkter
Vad händer med icke-debiterbara kostnader?
Icke-debiterbara kostnader:- Påverkar alltid projektets totala kostnad
- Räknas INTE in i intäkter (ingen fakturering till kund)
- Sänker projektets lönsamhet
Nästa steg
För att bli bättre på projektekonomi:- Förstå lönsamhetsrapporter - Jämför flera projekt samtidigt
- Läs om tidrapportering - Grunden för korrekta personalkostnader
- Hantera leverantörsfakturor - Koppla materialkostnader rätt
- Skapa kundfakturor - Omvandla arbetstid till intäkter