Felsökning

När Fortnox-integrationen inte fungerar som förväntat finns det ofta enkla lösningar. Här hittar du de vanligaste problemen och hur du löser dem steg för steg.

​

Fakturaproblem

​

”OCR-numret används redan” vid kreditering

Vad betyder det? Fortnox försöker skapa en kreditfaktura men OCR-numret som skulle genereras finns redan. Detta beror på att nummerserien i Fortnox har kommit ur synk. Lösning:

1. Logga in på Fortnox
2. Klicka på kugghjulet i övre högra hörnet
3. Välj Fakturering
4. Scrolla ner eller sök efter Nummerserier och OCR
5. Uppdatera numret till det senaste fakturanumret du har
6. Spara och försök kreditera igen i Ultra

​

Anslutningsproblem

​

”Anslutningen misslyckades”

Vad betyder det? Ultra kunde inte koppla till ditt Fortnox-konto. Det vanligaste skälet är att du saknar rätt behörigheter i Fortnox. Lösning:

1. Kontrollera att du har Fortnox Integrationspaket aktiverat
2. Se till att du är administratör i Fortnox
3. Försök koppla igen från Ultra

​

”Saknar behörighet för kontoplan”

Vad betyder det? Ditt Fortnox-konto saknar tillräckliga behörigheter för att Ultra ska kunna hämta kontoplanen. Steg för att lösa:

1. Logga in på Fortnox som administratör
2. Gå till Inställningar → Användarrättigheter
3. Kontrollera att kontot har behörighet för:
   • Kontoplan (läsa)
   • Kunder (läsa/skriva)
   • Projekt (läsa/skriva)
   • Fakturor (läsa/skriva)
4. Spara ändringarna och försök koppla igen

​

”Autentiseringsfel med Fortnox”

Vanliga orsaker:

• Din Fortnox-session har gått ut
• Du nekade Ultra åtkomst under kopplingen
• Nätverksproblem avbröt kopplingen

Så här löser du det:

1. Logga ut från Fortnox
2. Logga in igen som administratör
3. Starta en ny koppling från Ultra
4. Ge Ultra alla begärda behörigheter

​

Synkroniseringsproblem

​

Kunder eller projekt syns inte i Fortnox

Vanligaste orsaken: Synkroniseringen är fördröjd eller fastnad på grund av tillfälliga fel. Vad händer automatiskt:

• Systemet försöker igen efter 5 sekunder
• Om det misslyckas igen väntar det 25 sekunder
• Tredje försöket sker efter 125 sekunder
• Efter tre försök ges det upp

Steg för att lösa:

1. Vänta 10-15 minuter och kontrollera igen
2. Om objektet fortfarande saknas, redigera det i Ultra och spara
3. Det utlöser en ny synkronisering automatiskt

​

Fakturor kommer inte till Fortnox

Möjliga orsaker:

• Kunden är inte synkroniserad till Fortnox än
• Kunden saknar extern ID (kundnummer i Fortnox)
• Projektet saknas i Fortnox
• Momsinställningar stämmer inte överens

Så här löser du det:

1. Kontrollera att kunden finns i Fortnox
2. Om kunden saknas, gå till kundregistret i Ultra och spara kunden igen
3. Vänta 5 minuter och skicka fakturan igen
4. Kontrollera att kunden har ett extern ID i Ultra
5. Om problemet kvarstår, kontrollera momsinställningar

​

”För många förfrågningar till Fortnox”

Vad betyder det? Ultra har skickat för många förfrågningar till Fortnox på kort tid och måste vänta. Inget behöver göras:

• Systemet väntar automatiskt innan det försöker igen
• Vanligtvis några minuter, ibland upp till 15 minuter
• Synkroniseringen fortsätter automatiskt sen

​

Behörighetsproblem

​

”Saknar behörighet för fakturor”

Vad du behöver göra:

1. Be din Fortnox-administratör att ge dig behörighet för:
   • Kundfakturor (läsa/skriva)
   • Leverantörsfakturor (läsa/skriva)
2. Koppla från och koppla tillbaka Ultra-integrationen

​

”Saknar behörighet för projekt”

Lösning:

1. Aktivera projektmodulen i Fortnox om den inte redan är på
2. Se till att ditt användarkonto har projektbehörigheter
3. Starta om kopplingen från Ultra

​

Datafel och konflikter

​

Dubbla kunder i Fortnox

Varför händer det? Om du kopplar från integrationen och sen kopplar tillbaka kan dubbletter skapas. Förebygga problemet:

• Undvik att koppla från och tillbaka integrationen
• Om du måste koppla från, kontakta support innan du kopplar tillbaka

Om det redan hänt:

1. Sluta använda den dubbla kunden i Fortnox
2. Använd bara kunden som skapats från Ultra
3. Kontakta support för hjälp med städning

​

Projektnummer stämmer inte

Vanlig situation: Du har redan projekt med samma nummer i både Ultra och Fortnox. Så fungerar det:

• Ultra använder sitt eget projektnummer
• Om konflikter uppstår väljer systemet nästa lediga nummer
• Båda projekt kan existera sida vid sida

​

Felaktiga belopp på fakturor

Kontrollera först:

1. Att momsinställningarna är rätt i både Ultra och Fortnox
2. Att ROT/RUT-beräkningarna stämmer
3. Att kontoplanen är korrekt inställd

Om beloppen fortfarande är fel:

1. Kontrollera ursprungsfakturan i Ultra
2. Jämför med vad som kommit till Fortnox
3. Kontakta support med båda versionerna

​

E-faktura problem

​

”Kunden finns inte i PEPPOL-registret”

Vad betyder det? Fortnox kunde inte hitta kunden i PEPPOL-registret för att skicka e-faktura. Lösning:

1. Kontrollera att kundens organisationsnummer är korrekt i Ultra
2. Verifiera att kunden verkligen kan ta emot e-fakturor
3. För privatföretag: Kontakta kunden och fråga om de är registrerade för e-faktura

​

”E-faktura kunde inte levereras”

Vanliga orsaker:

• Kundens mottagarsystem har tekniska problem
• Kundens företag har bytt ekonomisystem eller e-fakturaoperatör
• Tillfälligt fel i PEPPOL-nätverket

Vad händer:

• Fakturan skapas ändå i Fortnox som vanlig faktura
• Du får ett felmeddelande i Ultra
• Fakturan markeras inte som e-faktura

Lösning:

1. Kontakta kunden och fråga om de fortfarande kan ta emot e-fakturor
2. Verifiera att deras organisationsnummer är korrekt
3. Ändra leveranssätt till e-post eller manuellt om nödvändigt
4. Din bokförare kan skicka fakturan från Fortnox istället

​

”Elektronisk referens saknas”

Vad betyder det? Kunden kräver elektronisk referens för att ta emot e-fakturor, men den saknas. Detta är vanligt för offentlig sektor. Lösning:

1. Kontakta kunden och fråga efter deras beställarnummer eller referens
2. Lägg till referensen på kunden i Ultra
3. Försök skicka fakturan igen

​

GLN-nummer (valfritt)

Om kunden använder GLN: Vissa större företag använder GLN-nummer istället för organisationsnummer som sin e-fakturaadress. Om kunden specifikt ber dig använda deras GLN:

1. Lägg till kundens GLN-nummer i kundregistret (exakt 13 siffror)
2. Lägg till leverans-GLN om de har flera mottagarställen
3. Försök skicka fakturan igen

​

Läs mer på Fortnox

• E-faktura checklista
• PEPPOL i Fortnox

​

Når synkroniseringen fastnar

​

Starta om synkroniseringen

För specifika objekt:

1. Gå till objektet i Ultra (kund, projekt eller faktura)
2. Gör en liten ändring och spara
3. Det utlöser automatisk synkronisering igen

För hela integrationen:

1. Gå till Inställningar → Integrationer
2. Klicka på Fortnox-integrationen
3. Välj “Synkronisera nu”

​

Kontrollera synkroniseringsstatus

Var du kan se status:

1. Gå till Inställningar → Integrationer
2. Klicka på Fortnox-integrationen
3. Du ser senaste synkronisering och eventuella fel

Statusindikatorer:

• Grön: Allt fungerar normalt
• Gul: Fördröjningar eller mindre problem
• Röd: Allvarligt fel som kräver uppmärksamhet

​

Prestandaproblem

​

Synkroniseringen tar lång tid

Förväntningar:

• Små objekt (kunder): Några sekunder
• Stora objekt (fakturor): 30-60 sekunder
• Många objekt samtidigt: Flera minuter

Om det tar mycket längre:

1. Kontrollera din internetanslutning
2. Se om Fortnox svarar långsamt i webbläsaren
3. Vänta till mindre upptagen tid på dagen

​

Systemet känns långsamt

Vanliga orsaker:

• Många synkroniseringar pågår samtidigt
• Fortnox har tillfälliga prestandaproblem
• Din internetanslutning är långsam

Vad du kan göra:

• Undvik stora massändringar under kontorstid
• Sprid ut synkroniseringsaktiviteter över dagen
• Vänta till kvällar eller helger för stora operationer

​

När du behöver kontakta support

​

Kontakta oss omedelbart om:

• Du får felmeddelandet “Internt serverfel” upprepade gånger
• Fakturor försvinner från Fortnox efter synkronisering
• Belopp ändras drastiskt utan förklaring
• Du inte kan koppla från integrationen

​

Samla denna information innan du kontaktar support:

Grunduppgifter:

• Ditt företagsnamn i Ultra
• Tid och datum när problemet uppstod
• Exakt felmeddelande (ta gärna skärmbild)

För synkroniseringsproblem:

• Vilket objekt som inte synkas (kund, projekt, faktura)
• Objektets namn eller nummer
• Senaste ändring du gjorde på objektet

För anslutningsproblem:

• Din roll i Fortnox (administratör, användare)
• Vilka behörigheter ditt konto har
• Om du har Fortnox Integrationspaket aktiverat

​

Så kontaktar du support:

1. Via Ultra: Gå till Hjälp → Kontakta support inuti systemet
2. E-post: [email protected]
3. Telefon: 08-123 456 78 (vardagar 08:00-17:00)

​

Förebygga problem

​

Bästa praxis för stabil integration:

Gör rätt från början:

• Se till att alla grundinställningar är korrekta före koppling
• Testa med några enkla fakturor först
• Informera din bokförare om integrationen

Under löpande drift:

• Undvik att göra många ändringar samtidigt
• Låt synkroniseringen slutföras innan du gör nästa ändring
• Dubbelkolla viktiga fakturor i båda systemen

Regelbunden underhåll:

• Kontrollera integrationsstatusen varje vecka
• Håll både Ultra och Fortnox uppdaterade
• Informera support om upprepade problem

​

Varningssignaler att hålla ögonen på:

• Längre svarstider än vanligt
• Felmeddelanden som kommer oftare
• Objekt som synkroniseras men med fel data
• Plötsliga förändringar i synkroniseringshastighet

Om du märker någon av dessa tecken, kontakta support innan det blir ett större problem.