Olika statusar för offerter
Utkast
När du skapar en ny offert börjar den alltid som ett utkast. I detta läge kan du:- Ändra allt innehåll i offerten
- Lägga till eller ta bort rader
- Ändra priser och beskrivningar
- Uppdatera kunduppgifter
- Välja projekt och referenser
Utkast syns bara för dig och dina medarbetare. Kunden kan inte se offerten ännu.
Skickad
När du är nöjd med offerten och klickar på “Skicka” får offerten status “Skickad”. Detta händer:- Offerten får ett unikt offertnummer
- En PDF genereras automatiskt
- Kunden får ett e-mail med länk till offerten
- Du kan inte längre ändra innehållet
När en offert är skickad kan du inte ändra priser eller innehåll. Om du behöver göra ändringar måste du skapa en ny offert.
Visad
Första gången kunden öppnar länken till offerten ändras statusen automatiskt till “Visad”. Detta berättar för dig att kunden har sett offerten.Kommenterad
Om kunden lämnar en kommentar på offerten ändras statusen till “Kommenterad”. Du får en notifikation när detta händer så du kan svara på kundens frågor.Accepterad
När kunden klickar på “Acceptera offert” får den denna status. Du får en notifikation och kan nu:- Skapa en kundfaktura baserad på offerten
- Börja arbeta enligt de villkor som anges i offerten
- Se kundens eventuella meddelande vid accepterandet
En accepterad offert blir automatiskt till ett avtal mellan dig och kunden. Spara den för dina register.
Avvisad
Om kunden avvisar offerten måste de ange en anledning. Du får en notifikation med kundens motivering så du kan:- Förstå varför offerten avvisades
- Skapa en ny förbättrad offert om möjligt
- Kontakta kunden för att diskutera alternativen
Utgången
Offerter som varit skickade länge utan svar får automatiskt status “Utgången”. Detta gäller offerter som:- Varit skickade i mer än 30 dagar utan att kunden accepterat eller avvisat dem
- Passerat det giltighetsdatum du angett
Utgångna offerter kan inte längre accepteras av kunden. Du behöver skapa en ny offert om ni vill gå vidare.
Vad du kan göra med olika statusar
| Status | Redigera innehåll | Skicka till kund | Skapa faktura |
|---|---|---|---|
| Utkast | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nej |
| Skickad | ❌ Nej | ❌ Redan skickad | ❌ Nej |
| Visad | ❌ Nej | ❌ Redan skickad | ❌ Nej |
| Kommenterad | ❌ Nej | ❌ Redan skickad | ❌ Nej |
| Accepterad | ❌ Nej | ❌ Redan skickad | ✅ Ja |
| Avvisad | ❌ Nej | ❌ Redan skickad | ❌ Nej |
| Utgången | ❌ Nej | ❌ Redan skickad | ❌ Nej |
Giltighetstid på offerter
När du skapar en offert anger du ett giltighetsdatum. Detta datum:- Visas tydligt på offerten för kunden
- Bestämmer när offerten automatiskt blir utgången
- Kan inte ändras efter att offerten skickats
De flesta bygghantverkare sätter 30 dagar som giltighetstid. Detta ger kunden tid att tänka samtidigt som priserna inte hinner förändras för mycket.
Praktiska exempel
Exempel 1: Köksbyte
Du skickar en offert på ett köksbyte för 150 000 kr med 30 dagars giltighetstid. Så här kan det gå:- Dag 1: Status “Skickad” - offerten mailas till kunden
- Dag 3: Status “Visad” - kunden öppnar länken och läser
- Dag 5: Status “Kommenterad” - kunden frågar om material för skåpen
- Dag 7: Status “Accepterad” - kunden godkänner efter dina svar
Exempel 2: Takbyte
Du skickar offert på takbyte för 80 000 kr:- Dag 1: Status “Skickad”
- Dag 4: Status “Visad”
- Dag 35: Status “Utgången” - kunden svarade aldrig inom 30 dagar
Exempel 3: Badrumsrenovering
Du skickar offert för 95 000 kr:- Dag 1: Status “Skickad”
- Dag 2: Status “Visad”
- Dag 8: Status “Kommenterad” - kunden undrar om tidsplanen
- Dag 12: Status “Avvisad” - kunden tycker det blir för dyrt
Vanliga frågor
Kan jag ändra en offert efter att den skickats?
Nej, när en offert fått status “Skickad” kan du inte ändra innehållet. Om du behöver göra ändringar måste du skapa en ny offert. Detta skyddar både dig och kunden från missförstånd.Vad händer om kunden inte svarar på offerten?
Efter det antal dagar du angett som giltighetstid blir offerten automatiskt “Utgången”. Kunden kan då inte längre acceptera den. Du kan kontakta kunden och skapa en ny offert om de fortfarande är intresserade.Kan jag se när kunden tittade på offerten?
Ja, när statusen ändras till “Visad” ser du exakt när kunden öppnade länken första gången. Detta hjälper dig att följa upp i rätt tid.Får jag notifikationer när statusen ändras?
Ja, du får automatiska notifikationer när:- Kunden visar offerten första gången
- Kunden lämnar en kommentar
- Kunden accepterar eller avvisar offerten