Vad är projektdokument?
Projektdokument är alla filer du kopplar till ett specifikt projekt. Det kan vara:- Ritningar och tekniska dokument - CAD-filer, byggnadsritningar, installationsscheman
- Foton från byggplatsen - Progressbilder, skadefoton, före- och efterbilder
- Kontrakt och avtal - Kundavtal, underentreprenörskontrakt, leverantörsavtal
- Certifikat och intyg - Garantihandlingar, kontrollbesiktningar, CE-märkning
- Fakturaunderlag - Kvitton, leveranssedlar, mätprotokoll
Alla dokument sparas säkert i molnet och synkroniseras automatiskt mellan datorn och mobilappen.
Varför använda projektdokument?
Samla allt på ett ställe
Istället för att leta efter filer i e-post, på olika datorer eller i fysiska mappar får du allt samlat där projektet finns.Dela enkelt med teamet
Alla som arbetar med projektet kan komma åt dokumenten direkt. Perfekt när du är på byggplatsen och behöver visa något för kunden eller en kollega.Spara tid vid fakturering
När du ska skapa fakturor eller skicka underlag till bokföringen finns alla kvitton och dokument redan på rätt plats.Dokumentera arbetet
Genom att fotografera arbetet kontinuerligt bygger du upp ett tydligt bevis på vad som gjorts. Ovärderligt om det skulle uppstå frågor senare.Filtyper som stöds
Du kan ladda upp dessa filtyper till dina projekt:- Bilder: JPG, PNG, HEIC, HEIF, WebP
- Dokument: PDF
Filstorleken är begränsad till vad som är praktiskt för vanlig användning. Extremt stora filer kan ta lång tid att ladda upp via mobilnätet.
Så här laddar du upp dokument
Från datorn
1
Gå till projektet
Klicka på det projekt du vill ladda upp dokument till
2
Öppna Dokument
Klicka på fliken “Dokument” i projektmenyn
3
Välj filer
Klicka på knappen “Ladda upp” och välj en eller flera filer från din dator
4
Vänta på uppladdning
Filerna laddas upp automatiskt och visas i dokumentlistan
Från mobilappen
1
Öppna projektet
Tryck på projektet i projektlistan
2
Gå till Dokument
Svep eller tryck på “Dokument” i projektvyn
3
Ta foto eller välj fil
Tryck på kameraknappen för att ta ett nytt foto eller välj från bildbiblioteket
4
Filerna sparas automatiskt
Bilderna laddas upp när du har internetanslutning
När du tar foton med mobilappen på byggplatsen, kontrollera att du har internetanslutning så att bilderna sparas direkt. Annars laddas de upp nästa gång du har täckning.
Organisera dokument i mappar
För större projekt kan du skapa mappar för att hålla ordning:Skapa en ny mapp
1
Gå till Dokument
Öppna dokumentvyn för ditt projekt
2
Klicka på Ny mapp
Tryck på knappen för att skapa en ny mapp
3
Namnge mappen
Ge mappen ett beskrivande namn som “Ritningar” eller “Foton vecka 12”
4
Lägg till dokument
Dra och släpp dokument till mappen eller ladda upp direkt i den
Tips för mappstruktur
Här är några förslag på hur du kan organisera dina mappar: Efter typ:- Ritningar
- Foton
- Kontrakt
- Kvitton
- Intyg
- Planering
- Byggnation
- Besiktning
- Slutredovisning
- 2024-03 Mars
- 2024-04 April
- 2024-05 Maj
Använd tydliga namn på mappar som alla i teamet förstår. Undvik förkortningar som kan vara förvirrande.
Visa och hantera dokument
Visa ett dokument
Klicka på ett dokument för att öppna det i full storlek. PDF-filer öppnas i en inbyggd läsare, bilder visas i hög kvalitet.Ladda ner dokument
Klicka på nedladdningsknappen för att spara en kopia på din dator eller telefon.Ta bort dokument
Dokument kan bara tas bort av de som har rätt behörighet i projektet. Klicka på papperskorgen och bekräfta att du vill ta bort filen.När du tar bort ett dokument försvinner det permanent. Se till att du verkligen vill ta bort det innan du bekräftar.
Behörigheter - vem kan göra vad?
Alla projektmedlemmar kan:
- Se alla dokument i projektet
- Ladda upp nya dokument
- Ladda ner dokument
- Skapa mappar
Projektadministratörer kan också:
- Ta bort dokument
- Ta bort mappar
- Döpa om mappar
Vem som är projektadministratör bestäms när du bjuder in personer till projektet. Du kan ändra rollerna under projektinställningar.
Dokument i ÄTA-arbeten
När du arbetar med ÄTA-arbeten (ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten) kan du koppla dokument direkt till det specifika ÄTA:t:- Gå till ÄTA-fliken i projektet
- Öppna det ÄTA du vill lägga till dokument i
- Klicka på “Dokument”
- Ladda upp filer som hör till just detta ÄTA
Praktiska tips
Fota arbetet löpande
Ta bilder före, under och efter arbetet. Det är mycket enklare att dokumentera i realtid än att försöka komma ihåg vad som gjordes senare.Använd beskrivande filnamn
Istället för “IMG_1234.jpg”, döp om till “Badrum_klinker_installerat_2024-03-15.jpg”.Spara kvitton direkt
När du köper material på byggbutiken, fota kvittot direkt och ladda upp det. Då glömmer du aldrig bort det.Säkerhetskopiera viktiga dokument
Även om allt sparas säkert i molnet kan det vara smart att ha extra kopior av riktigt viktiga handlingar som kontrakt.Vanliga frågor
Kan jag redigera ett dokument efter att jag laddat upp det?
Nej, dokument kan inte redigeras i Ultra. Du måste ladda ner originalet, göra ändringar och sedan ladda upp den nya versionen.Vad händer med dokumenten när projektet är klart?
Dokumenten finns kvar även efter att projektet markerats som färdigt. Du kan komma åt dem så länge ditt företag har ett aktivt konto.Kan kunden se projekets dokument?
Nej, dokumenten är bara synliga för ditt team. Om kunden behöver se något måste du skicka det separat.Varför kan jag inte ladda upp Word-dokument?
Av säkerhetsskäl stöds bara PDF och bilder. Spara Word-dokument som PDF innan du laddar upp dem.Nästa steg
- Lär dig hantera ÄTA-arbeten för ändringar i projektet
- Se hur du skapar fakturor baserat på projektets arbete
- Läs om mobilappen för att dokumentera arbetet på plats