Vad är ÄTA-arbeten?
ÄTA-arbeten är en separat del av projektet där du dokumenterar arbete som inte ingick i den ursprungliga avtalet:- Ändringsarbeten - Kunden vill ändra material eller utförande (bytt kakel i badrummet)
- Tilläggsarbeten - Extra arbete som tillkommer (ytterligare en vägguttag)
- Avgående arbeten - Arbete som tas bort från ursprungsplanen (ingen takfläkt i vardagsrummet)
Varje ÄTA får automatiskt ett löpande nummer som ÄTA 1, ÄTA 2 osv. Detta gör det lätt att referera till olika ändringar i kommunikation med kunden.
Varför använda ÄTA-arbeten?
Behåll kontrollen över projektets ekonomi
När du separerar extraarbeten från huvudprojektet kan du:- Se exakt vad varje ändring kostar
- Beräkna hur ändringar påverkar projektets lönsamhet
- Visa kunden tydligt vad som tillkommer utöver ursprungsavtalet
Professionell dokumentation
- Alla ändringar dokumenteras systematiskt
- Lätt att bevisa vad som gjorts utöver huvudavtalet
- Tydlig spårbarhet för varje beslut
Smidig fakturering
- Fakturera ÄTA-arbeten separat eller tillsammans med huvudprojektet
- Kunden ser tydligt skillnaden mellan ursprungsarbete och extraarbeten
- Undvik diskussioner om “vad som ingick från början”
Så här skapar du en ÄTA
1
Gå till projektet
Klicka på Projekt i menyn till vänster och välj det aktuella projektet
2
Öppna ÄTA-fliken
Klicka på ÄTA i projektmenyn
3
Skapa ny ÄTA
Klicka på knappen Skapa ny ÄTA
4
Ge ÄTA:n ett namn
Skriv ett beskrivande namn, till exempel “Bytt kakel i badrum” eller “Extra eluttag kök”
5
Spara
Klicka Skapa så får ÄTA:n automatiskt ett löpnummer
Vad kan du dokumentera i en ÄTA?
Precis som i huvudprojektet kan du registrera allt som rör detta extraarbete:Arbetstid
- Rapportera arbetstimmar specifikt för denna ÄTA
- Samma personer som arbetar på projektet kan rapportera tid på ÄTA:n
- Tidrapporten visar tydligt vilken ÄTA tiden avser
Material och artiklar
- Lägg till material som behövs för ÄTA-arbetet
- Separata kostnader från huvudprojektets material
- Alla priser och kostnader beräknas separat
Leverantörsfakturor
- Koppla leverantörsfakturor till specifika ÄTA-arbeten
- Se direkt vad varje ändring kostar i inköp
- Påslag beräknas automatiskt enligt projektets inställningar
Dokument
- Ladda upp ritningar för ändringen
- Spara bilder på det färdiga arbetet
- Dokumentera kommunikation med kunden om ändringen
Offerter och fakturor
- Skapa separata offerter för ÄTA-arbetet
- Fakturera ÄTA:n separat eller ihop med huvudprojektet
- Kunden ser tydligt vad som tillkommer
Praktiska exempel från byggbranschen
Exempel 1: Ändrat kakel i badrum
Ursprung: Kunden hade valt enkelt vitt kakel Ändring: Vill istället ha dyrare naturstenskakel ÄTA: “Uppgradering kakel huvudbadrum”- Registrera merkostnaden för det dyrare kaklet
- Dokumentera extra tid för mer komplicerad läggning
- Bifoga bild på det nya kaklet
Exempel 2: Extra eluttag
Ursprung: 4 eluttag i köket enligt ritning Ändring: Kunden vill ha 2 extra uttag för köksmaskiner ÄTA: “Tillägg 2 eluttag kök”- Registrera materialkosten för uttag och kabel
- Rapportera elektrikerns arbetstid
- Bifoga uppdaterad elritning
Exempel 3: Borttagen balkong
Ursprung: Balkong på första våningen Ändring: Kunden ångrar sig och vill inte ha balkongen ÄTA: “Avgående arbete balkong”- Registrera minuskostnad för avställt material
- Dokumentera tidsbesparingen som krediteras
Även när du tar bort arbete (avgående) är det viktigt att dokumentera det i en ÄTA. Detta visar tydligt för kunden vad som tagits bort från ursprungsavtalet.
Tips för bra ÄTA-hantering
Kommunicera tydligt med kunden
- Informera alltid kunden INNAN du börjar ÄTA-arbetet
- Förklara vad ändringen kommer kosta
- Be om skriftlig bekräftelse när möjligt
Dokumentera allt direkt
- Skapa ÄTA:n så fort ändringen bestäms
- Registrera tid och material löpande
- Vänta inte till projektets slut med dokumentationen
Använd tydliga namn
- “Ändrat kakel vardagsrum” istället för “ÄTA 1”
- “Extra spotlights tak” istället för “Belysning”
- “Borttagen altan” istället för “Ändring utomhus”
Håll koll på ekonomin
- Kontrollera regelbundet vad varje ÄTA kostar
- Jämför med vad kunden är beredd att betala
- Stoppa arbetet om kostnaderna skenar iväg
Du kan skapa offerter för ÄTA-arbeten innan du börjar. Detta hjälper kunden att förstå kostnaden och du undviker obehagliga överraskningar senare.
Fakturera ÄTA-arbeten
När ÄTA-arbetet är klart kan du välja hur du vill fakturera:Separat faktura
- Skapa en egen kundfaktura bara för ÄTA:n
- Bra när ÄTA:n är stor eller slutförd före huvudprojektet
- Kunden betalar för ändringen direkt
Tillsammans med huvudprojektet
- Inkludera ÄTA:n i slutfakturan för hela projektet
- Kunden ser tydligt vad som är ursprungsarbete och vad som är tillägg
- Bra för mindre ÄTA:n som slutförs samtidigt som huvudarbetet
Ekonomisk uppföljning
Under fliken Ekonomi på varje ÄTA kan du se:- Totala kostnader - Vad ÄTA:n kostat dig
- Offererat pris - Vad kunden ska betala
- Marginal - Din vinst på ÄTA-arbetet
- Fakturerat - Vad som redan fakturerats
- Kvar att fakturera - Vad som återstår
Vanliga frågor
Kan vilken anställd som helst skapa ÄTA-arbeten?
Ja, både administratörer och medlemmar kan skapa och redigera ÄTA-arbeten. Medlemmar kan dock bara rapportera tid och material, inte hantera fakturering.Hur många ÄTA-arbeten kan jag ha per projekt?
Det finns ingen begränsning. Du kan skapa så många ÄTA-arbeten som behövs för projektet.Vad händer med ÄTA-numreringen om jag tar bort en ÄTA?
Numreringen fortsätter löpande. Om du tar bort ÄTA 2 så blir nästa ÄTA fortfarande nummer 4, inte 2 igen.Kan jag flytta tid och material från huvudprojektet till en ÄTA?
Nej, när tid eller material registrerats kan du inte flytta det mellan projekt och ÄTA. Planera därför noga vad som ska registreras var.Hur visar jag ÄTA-arbeten för kunden?
Du kan skapa separata offerter och fakturor för varje ÄTA som tydligt visar vad som tillkommer utöver ursprungsavtalet.Nästa steg
- Tidrapportering - Lär dig rapportera tid på ÄTA-arbeten
- Projektartiklar - Hantera material för ÄTA-arbeten
- Kundfakturor - Fakturera dina ÄTA-arbeten