Varför är tidgodkännande viktigt?
Tidgodkännande ger dig flera fördelar:- Kvalitetskontroll - Du kan kontrollera att rätt tid rapporterats på rätt projekt
- Ekonomisk säkerhet - Endast godkänd tid kan faktureras till kunder
- Projektöverblick - Du ser exakt vem som arbetat vad och när
- Felkontroll - Fånga felaktig tidrapportering innan fakturering
Automatiskt vs manuellt godkännande
Ultra har två sätt att hantera tidgodkännande:Automatiskt godkännande
När automatiskt godkännande är aktiverat:- All rapporterad tid godkänns direkt när den sparas
- Du kan fakturera tiden omedelbart
- Sparar tid på administration
- Bra för mindre företag med hög tillit
Manuellt godkännande
När manuellt godkännande är aktiverat:- All tid visas som “väntande” tills du godkänner den
- Du måste aktivt godkänna tid innan fakturering
- Ger dig full kontroll över vad som faktureras
- Rekommenderas för större projekt och företag
Detta är standardinställningen i Ultra. Du kan alltid ändra till automatiskt godkännande senare i företagsinställningarna.
Vem kan godkänna tid?
Endast användare med högre behörigheter kan godkänna tid:- Ägare - Kan godkänna all tid från alla medarbetare
- Admin - Kan godkänna all tid från alla medarbetare
- Medlem - Kan INTE godkänna tid från andra (bara rapportera sin egen)
Medlemmar kan aldrig godkänna tid från andra medarbetare, även inte sin egen. Detta är en säkerhetsåtgärd för att säkerställa att endast behöriga personer kontrollerar tidrapporter.
Så här godkänner du tid
Det finns två sätt att godkänna tid i Ultra:Godkänna individuell tid
För att godkänna tid dag för dag och person för person:1
Gå till Tidrapporter
Klicka på Tidrapporter i menyn till vänster
2
Välj vecka
Använd pilarna för att navigera till den vecka du vill granska
3
Se vem som har rapporterat tid
Personer med rapporterad tid visas i listan. Ogodkänd tid markeras med en grå cirkel
4
Godkänn en dag
Klicka på den grå cirkeln bredvid tiden för att godkänna den dagen
- Grå cirkel = tid väntar på godkännande
- Grön cirkel med bockmärke = tid är godkänd
5
Granska vid behov
Klicka på tiden för att se detaljer som anteckningar, yrkesroll och eventuella bilder
Godkänna all tid fram till ett datum
För att godkänna stora mängder tid på en gång:1
Gå till Tidrapporter
Klicka på Tidrapporter i menyn till vänster
2
Klicka på Godkänn timmar
Leta upp knappen Godkänn timmar längst upp till höger
3
Välj datum
I dialogen som öppnas, välj det sista datumet du vill godkänna tid fram till
4
Bekräfta
Klicka på Godkänn för att godkänna all tid från alla medarbetare fram till det datumet
Använd masgodkännande när du vet att all tid är korrekt, till exempel i slutet av varje vecka eller månad.
Vad händer när tid godkänns?
När du godkänner tid händer följande:- Tiden markeras som godkänd - Den gröna cirkeln med bockmärke visas
- Tiden blir fakturerbar - Du kan nu inkludera tiden i kundfakturor
- Spårning skapas - Systemet loggar vem som godkänt tiden och när
- Begränsningar - Godkänd tid som redan ligger på en skickad faktura kan inte ändras
Så här ser du tidstatus
Du kan alltid se om tid är godkänd eller väntar: I tidrapportvyn:- Grå cirkel = Tid väntar på godkännande
- Grön cirkel med vitt bockmärke = Tid är godkänd
- Röd bakgrund = Ogodkänd tid (tydligare markering)
- Medarbetare ser en grön bock när deras tid godkänts
- De kan inte själva ändra godkänd tid
Ångra godkännande
Du kan ångra godkännande av tid, men med vissa begränsningar: När det går:- Tiden är godkänd men inte fakturerad än
- Du klickar på den gröna cirkeln för att göra den grå igen
- Tiden redan ligger på en skickad kundfaktura
- Fakturan är markerad som betald
Du kan inte ångra godkännande av tid som redan fakturerats till kund. Kontrollera därför alltid tiden noggrant innan godkännande.
Vanliga frågor
Kan jag ändra tid som redan är godkänd?
Ja, men bara om tiden inte redan ligger på en skickad kundfaktura. Klicka på tiden för att redigera den. Om tiden redan fakturerats måste du kontakta din bokförare.Vad händer om jag glömmer godkänna tid?
Ogodkänd tid kan inte faktureras till kunder. Du kommer få påminnelser när du försöker skapa kundfakturor med ogodkänd tid. Godkänn tiden först och skapa sedan fakturan.Kan medarbetare se om deras tid är godkänd?
Ja, i mobilappen ser de en grön bock när tiden godkänts. De får också notiser när tid godkänns.Kan jag godkänna tid i mobilappen?
Nej, tidgodkännande kan bara göras i webbversionen av Ultra. Medlemmar har inte heller tillgång till tidgodkännande-funktionen.Nästa steg
- Skapa kundfaktura - Använd godkänd tid för att fakturera kunder
- Tidrapporter - Lär dig mer om att läsa och analysera tidrapporter
- Företagsinställningar - Aktivera automatiskt godkännande om det passar ditt företag
Utveckla en rutin för tidgodkännande - till exempel varje fredag eller måndag morgon. Detta håller faktureringsflödet igång och minskar administrativa problem.