Vad kan du importera?
Ultra kan ta emot data från nästan alla system som kan exportera till Excel eller CSV:- Kunder - Alla dina kunduppgifter inklusive adresser, organisationsnummer och kontaktinformation
- Projekt - Dina pågående och avslutade projekt med nummer, datum och budget
- Fortnox-koppling - Om du använt Fortnox tidigare kan du behålla kundnummer för sömlös övergång
Du kan importera upp till 500 kunder eller projekt åt gången. Har du fler? Dela upp importen i flera omgångar.
Förberedelser
Innan du börjar importera, gör följande:1. Exportera från ditt gamla system
De flesta system (som Visma, Fortnox, Excel-listor) kan exportera till Excel eller CSV-format:- Logga in i ditt gamla system
- Leta efter “Exportera” eller “Ladda ner” i inställningar
- Välj Excel (.xlsx) eller CSV (.csv) som format
- Spara filen på din dator
2. Rensa datan (valfritt men rekommenderat)
Öppna filen och:- Ta bort kunder/projekt du inte längre jobbar med
- Rätta stavfel i namn
- Se till att telefonnummer och e-postadresser är korrekta
- Ta bort tomma rader
3. Ha rätt behörighet i Ultra
För att kunna importera behöver du vara:- Administratör eller Medlem i företaget
- Inte bara Observatör
Importera kunder
Så här för du över dina kunder till Ultra:1
Öppna kundlistan
Gå till Inställningar i menyn till vänster, sedan Kunder. Klicka på knappen Importera längst upp till höger.
2
Välj din fil
Dra och släpp din Excel- eller CSV-fil i rutan, eller klicka för att välja filen från din dator. Ultra läser automatiskt filen och visar hur många rader som hittades.
3
Matcha kolumnerna
Nu ser du dina kolumner från filen på vänster sida. Välj vad varje kolumn ska bli i Ultra genom att klicka på listrutorna.Obligatoriskt fält:
- Kundnamn måste matchas (annars kan vi inte skapa kunden)
- E-post, telefon, adress, organisationsnummer osv.
4
Fortnox-koppling (om du har det)
Om du tidigare använt Fortnox och vill behålla kundnumren för att kunna koppla ihop systemet senare:Scrolla ner till avsnittet Externt ID (Fortnox-koppling) och matcha den kolumn som innehåller dina Fortnox-kundnummer.Detta fält matchas INTE automatiskt, så du måste göra det manuellt om du vill ha det.
5
Granska och importera
Längst ner ser du hur många kunder som är redo att importeras. Klicka på Importera för att starta importen.Du ser en statusmeny som visar hur det går. När det är klart får du se:
- Hur många kunder som importerades
- Om något gick fel och varför
Fältmappning för kunder
Här är alla fält du kan importera till Ultra:| Fält i Ultra | Vad det innehåller | Obligatoriskt | Exempel |
|---|---|---|---|
| Kundnamn | Kundens namn eller företagsnamn | Ja | ”Familjen Andersson” eller “Andersson Bygg AB” |
| E-post | E-postadress | Nej | [email protected] |
| Telefon | Telefonnummer | Nej | 070-123 45 67 |
| Organisationsnummer | 10 siffror | Nej | 556677-1234 |
| Adress | Gatuadress | Nej | Storgatan 1 |
| Adress 2 | Extra adressrad | Nej | c/o Andersson |
| Postnummer | Postnummer | Nej | 123 45 |
| Ort | Postort | Nej | Stockholm |
| Land | Land | Nej | Sverige |
| Kundtyp | Företag eller Privat | Nej | Företag |
| Fastighetsbeteckning | För byggprojekt | Nej | Härnevi 3:14 |
| GLN-nummer | 13 siffror för elektronisk fakturering | Nej | 7350071234561 |
| GLN Leverans | GLN för leveransadress | Nej | 7350071234562 |
| Elektronisk referens | Referens vid e-faktura | Nej | REF123 |
| Kundens elektroniska referens | Kundens egen referens | Nej | PROJ-456 |
| BRF Organisationsnummer | För bostadsrättsföreningar | Nej | 716415-1234 |
| Betalningsvillkor (dagar) | Antal dagar betalningsvillkor | Nej | 30 |
| Externt ID (Fortnox) | Kundnummer från Fortnox | Nej | 12345 |
Om en kolumn i din fil inte matchar något i Ultra kan du välja “Importera inte”. Då hoppar Ultra över den kolumnen.
Importera projekt
Så här för du över dina projekt till Ultra:1
Öppna projektlistan
Gå till Projekt i menyn till vänster. Klicka på knappen Importera längst upp till höger.
2
Välj din fil
Dra och släpp din Excel- eller CSV-fil, eller klicka för att välja fil. Ultra läser automatiskt filen och visar antalet rader.
3
Matcha kolumnerna
Precis som för kunder väljer du vad varje kolumn i din fil ska bli i Ultra.Obligatoriskt fält:
- Projektnamn måste matchas
- Projektnummer
- Startdatum och slutdatum
- Budgeterad kostnad och pris
4
Välj extra fält som kommentarer
Längst ner ser du alla kolumner från din fil som du inte har matchat än. Klicka på de kolumner du vill behålla som kommentarer på projektet.Till exempel: Om du hade en kolumn “Kontaktperson” eller “Anteckningar” i det gamla systemet kan du spara det här.
5
Importera
Klicka på Importera när du är nöjd. Du får löpande status och ser vilka projekt som skapas. När det är klart får du en sammanfattning.
Fältmappning för projekt
| Fält i Ultra | Vad det innehåller | Obligatoriskt | Exempel |
|---|---|---|---|
| Projektnamn | Projektets namn | Ja | ”Badrumsrenovering - Andersson” |
| Projektnummer | Unikt projektnummer | Nej | P-1234 |
| Överliggande projekt | Projektnummer för huvudprojekt | Nej | P-1000 |
| Referens / Ordernr | Kundens ordernummer | Nej | REF-2024-05 |
| Beskrivning | Beskrivning av projektet | Nej | ”Helrenovering badrum inkl VVS” |
| Arbetsplatsadress | Var arbetet utförs | Nej | Storgatan 1, Stockholm |
| Startdatum | När projektet börjar | Nej | 2024-01-15 |
| Slutdatum | När projektet slutar | Nej | 2024-03-30 |
| Budgeterad kostnad | Din förväntade kostnad | Nej | 150000 |
| Budgeterat pris | Vad kunden ska betala | Nej | 200000 |
| Påslag % | Påslagsprocent | Nej | 33.33 |
| Ersättningsform | Typ av ersättning | Nej | Löpande räkning |
Datum ska vara i formatet YYYY-MM-DD (t.ex. 2024-01-15). Belopp kan vara både 150000 eller 150 000 - Ultra förstår båda.
Importera kostnader och priser som artiklar
Om din fil innehåller kolumner med specifika kostnader eller priser kan du importera dessa som artiklar på projektet. Det är praktiskt om du till exempel har kolumner som “Materialkostnad”, “Arbetskostnad” eller “Konsultarvode” i din fil. Så här gör du:- Scrolla ner till avsnittet Artikelkolumner i importdialogen
- Klicka på Ny kostnadskolumn eller Ny priskolumn beroende på vilken typ av värde kolumnen innehåller
- Välj vilken kolumn i din fil som innehåller värdet
- Upprepa för varje kolumn du vill importera
Om överliggande projekt
Om du importerar projekt med “Överliggande projekt” måste du göra importen i två steg:- Första importen: Importera bara huvudprojekten (de utan överliggande projekt)
- Andra importen: Importera underprojekten och ange huvudprojektets nummer som överliggande projekt
Vanliga frågor
Vad händer om jag importerar samma kund två gånger?
Ultra skapar en ny kund varje gång du importerar. Vi kollar inte automatiskt efter dubbletter. Om du importerar samma lista två gånger får du dubbla kunder. Lösning: Ta bort de dubbla kunderna manuellt efter importen.Kan jag importera kunder till specifika projekt direkt?
Nej, det fungerar inte just nu. Du måste:- Importera kunderna först
- Importera projekten
- Koppla kund till projekt manuellt efteråt genom att redigera projektet
Vad händer med felaktiga rader?
Om en rad inte kan importeras (t.ex. saknar kundnamn) hoppar Ultra över den raden och fortsätter med nästa. Efter importen får du en lista på vad som gick fel och varför.Importeras min tidrapportering och fakturor också?
Nej, endast grunddata importeras:- Kunder: Kontaktinformation och inställningar
- Projekt: Namn, nummer och budget
- Tidrapporter
- Fakturor
- Material och kostnader
- Projektanställda
Kan jag ångra en import?
Nej, det går inte att ångra automatiskt. Om du importerade fel data måste du ta bort kunderna eller projekten manuellt.Vilka filformat stöds?
Ultra kan läsa:- Excel-filer (.xlsx, .xls)
- CSV-filer (.csv)
Varför syns inte alla mina kolumner i matchningen?
Ultra visar bara de kolumner som finns i systemet. Om din gamla fil hade kolumner som inte finns i Ultra kan du:- Välja “Importera inte” för att hoppa över dem
- Lägga till dem som kommentarer (för projekt)
Måste projektnumren vara unika?
Ja, varje projekt måste ha ett unikt projektnummer. Om du importerar två projekt med samma nummer kommer den andra att få ett felmeddelande.Kan jag importera artiklar och priser också?
Inte just nu. Artikelimport finns för företagsartiklar men inte som en del av kundimport. Du behöver ställa in arbetsroller och priser manuellt under Inställningar → Artiklar.Nästa steg
Nu när du har importerat dina kunder och projekt:- Bjud in dina anställda - Så att de kan börja rapportera tid
- Ställ in företagsinställningar - Arbetsroller, priser och villkor
- Skapa ditt första projekt - Lär dig hur projekt fungerar i Ultra
- Koppla Fortnox - Om du använder Fortnox för bokföring