Olika typer av ledighet
Ultra stöder flera olika typer av frånvaro:- Semester (SEM) - Ordinarie semesterledighet
- Sjuk (SJK) - Sjukfrånvaro
- VAB (VAB) - Vård av barn
- Föräldraledig (FPE) - Föräldraledighet
- Tjänstledig (TJL) - Obetald tjänstledighet
- Arbetstidsförkortning (ATF) - Kompledighet och liknande
- Helgdagsersättning (HLG) - Betald ledighet för helger
Varje typ av ledighet får automatiskt rätt kostnad baserat på personens yrkesroll och timlön.
Vem kan registrera ledighet?
Det finns två sätt att registrera ledighet: Som anställd själv:- Du registrerar din egen frånvaro via mobilappen eller webbsidan
- Välj datum, typ av ledighet och antal timmar
- Lägg till en anteckning om du vill förklara mer
- Du kan registrera ledighet åt alla anställda
- Nyttig när någon glömt rapportera eller är sjuk längre tid
- Välj person först, sedan datum och typ av frånvaro
Så registrerar du ledighet (mobilappen)
1
Öppna tidrapportering
Gå till fliken “Tid” i mobilappen
2
Välj datum
Navigera till den dag du var/ska vara ledig
3
Tryck på Registrera frånvaro
Längst ner på sidan finns knappen för frånvaro
4
Välj typ av ledighet
Välj rätt typ från listan (Semester, Sjuk, VAB osv.)
5
Ange antal timmar
Skriv hur många timmar du var ledig. Vanligtvis 8 timmar för en heldag
6
Lägg till anteckning
Valfritt: Förklara mer om frånvaron om det behövs
7
Spara
Tryck på Spara för att registrera ledigheten
Så registrerar du ledighet (webbsidan)
För administratörer som ska registrera åt anställda:1
Gå till Tidrapporter
Klicka på “Tidrapporter” i huvudmenyn
2
Välj Registrera frånvaro
Klicka på knappen “Registrera frånvaro”
3
Välj anställd
Välj vem som var ledig från listan
4
Fyll i uppgifterna
Ange frånvarotyp, datum, antal timmar och eventuell anteckning
5
Spara
Klicka på Spara för att registrera ledigheten
Automatiskt godkännande
Hur ledighet godkänns beror på företagets inställningar: Automatiskt godkännande PÅ:- All registrerad ledighet godkänns automatiskt
- Syns direkt i rapporter och kostnadsberäkningar
- Enklast för mindre företag med förtroende
- Ledighet måste godkännas manuellt av chef
- Administratörer ser registrerad men ej godkänd ledighet
- Mer kontroll för större företag
Du ställer in automatiskt godkännande under Företagsinställningar.
Ledighet i rapporter
Registrerad ledighet påverkar flera ställen i Ultra: Projektrapporter:- Ledighet räknas INTE som arbetstid på projekt
- Syns separat så du förstår varför projekttiden är lägre
- Ledighet får kostnad baserat på personens ordinarie timlön
- Hjälper dig se verkliga lönekostnader även under frånvaro
- Visar både arbetad tid och ledighet för samma dag
- Enkelt att se totalbild av dagen
Redigera eller ta bort ledighet
Om du registrerat fel:- Gå tillbaka till samma datum
- Tryck på den registrerade ledigheten
- Ändra uppgifter eller välj “Ta bort”
- Spara ändringarna
- Du kan redigera eller ta bort alla anställdas ledighet
- Nyttig för att korrigera fel eller uppdatera information
Ledighet och Fortnox
Om du använder Fortnox-integrationen:- Ledighet exporteras INTE som fakturerbar tid
- Lönekostnader för ledighet kan exporteras till rätt konton
- Kontakta din bokförare för rätt konteringsinställningar
Olika typer av ledighet ska ofta bokföras på olika konton. Se till att din Fortnox-integration är korrekt konfigurerad.
Vanliga frågor
Kan jag registrera ledighet i förväg?
Ja, du kan registrera ledighet för framtida datum. Perfekt för planerad semester eller läkarbesök.Vad händer om jag glömmer registrera sjukdom?
Administratörer kan registrera ledighet i efterhand. Du kan också själv gå tillbaka och lägga till frånvaron.Kan jag ha både arbetstid och ledighet samma dag?
Ja, om du exempelvis jobbat halva dagen och varit sjuk resten. Registrera båda separat.Varför måste jag ange antal timmar?
Olika dagar har olika längd (6-8 timmar). Genom att ange timmar får du rätt kostnader och statistik.Nästa steg
- Godkänna tid - Hur chefer godkänner registrerad tid
- Dagsrapporter - Se översikt över tid och ledighet
- Fortnox-integration - Exportera lönekostnader