Bokföring

Ultra tar hand om all bokföring automatiskt när du arbetar med projekt, fakturor och leverantörsfakturor. Allt registreras direkt i Fortnox med rätt kontering, så du och din bokförare kan fokusera på viktiga saker istället för manuellt administrativt arbete.

​

Vad händer automatiskt

När du använder Ultra tillsammans med Fortnox sköts all bokföring automatiskt i bakgrunden:

​

När du skickar kundfakturor

• Fakturan skapas direkt i Fortnox med samma fakturanummer
• PDF-filen bifogas automatiskt för dokumentation
• Bokförs på rätt intäktskonton baserat på vad du fakturerar
• ROT/RUT-avdrag hanteras automatiskt med korrekt rapportering

​

När du godkänner leverantörsfakturor

• Leverantören läggs till i Fortnox om den inte redan finns
• Fakturan bokförs på de konton du valt för varje projekt
• PDF-filen bifogas för revision och kontroll
• Momsen hanteras korrekt automatiskt

​

När du ändrar projektfördelning

• Automatiska korrigeringsverifikationer skapas i Fortnox
• Gamla poster krediteras och nya poster debiteras
• Alla ändringar spåras för fullständig revisionskedja

​

Hur kontotilldelning fungerar

Ultra använder smarta regler för att bestämma vilka konton som ska användas:

​

För kundfakturor (intäkter)

• Material och artiklar: Bokförs på det intäktskonto du valt för material (standard 3000)
• Arbetstid: Bokförs på det intäktskonto du valt för tjänster (standard 3000)
• Alla fakturatyper: Kan konfigureras under Inställningar → Ekonomi → Kontoinställningar

​

För leverantörsfakturor (kostnader)

Du väljer själv konto för varje faktura, vanligt är:

• 4000 Material och varor: För inköp från bygghandel och leverantörer
• 5200 Underentreprenörer: För hantverkare du anlitar
• 5400 Förbrukningsmaterial: För verktyg och mindre inköp
• 7000-serien: För företagskostnader som el, telefon, försäkringar

​

Verifikationer och dokumentspår

Alla transaktioner som Ultra skickar till Fortnox skapar automatiska verifikationer:

​

Grundläggande verifikationer

• Kundfakturor: Skapas när du låser och skickar en faktura
• Leverantörsfakturor: Skapas när du godkänner en inkommande faktura
• Korrigeringar: Skapas när du ändrar projektfördelning efter godkännande

​

Vad ingår i varje verifikation

• Beskrivning: Tydlig text som förklarar vad transaktionen gäller
• Projektkopp ling: Alla poster kopplas till rätt projekt för kostnadsuppföljning
• Dokumentation: PDF-filer bifogas automatiskt för fullständig dokumentation
• Balansiering: Debet och kredit balanseras alltid automatiskt

​

Spårbarhet

• Alla verifikationer innehåller referenser till ursprungsdokument
• Ändringar skapar nya verifikationer utan att radera gamla
• Fullständig historik bevaras för revision

​

Projektredovisning

Ultra skapar automatiskt projektredovisning som gör det enkelt att följa ekonomin per bygge:

​

Intäkter per projekt

• Alla fakturor du skickar kopplas automatiskt till rätt projekt
• ROT/RUT-information registreras korrekt för Skatteverket
• Pålägg och marginaler räknas automatiskt

​

Kostnader per projekt

• Leverantörsfakturor fördelas på de projekt du anger
• Debiterbara kostnader märks så de kan faktureras vidare
• Företagskostnader kan bokföras på separata interna projekt

​

Lönsamhetsuppföljning

• Realtidsöverblick över projektets ekonomi
• Jämförelse mellan budgeterat och faktiskt utfall
• Underlag för framtida kalkyler och offerter

​

För bokföraren

Din bokförare får optimal information för att sköta den löpande redovisningen:

​

Vad som automatiseras

• Grundbokföring: Alla fakturor och verifikationer skapas automatiskt
• Projektredovisning: Kostnader och intäkter fördelas korrekt per projekt
• Momshanter ing: VAT-koder sätts automatiskt baserat på fakturerings regler
• Dokumenthantering: Alla underlag bifogas digitalt

​

Vad bokföraren behöver göra

• Kontrollera verifikationer: Granska att automatisk bokföring ser rätt ut
• Hantera lönekörningar: Löner bokförs som vanligt utanför Ultra
• Månadsavslut: Avskrivningar, periodiseringar och övrig bokslut
• Skattedeklarationer: Underlag från Ultra används för deklarationen

​

Fördelar för bokföraren

• Snabbare arbete: Mindre manuell inmatning av grunddata
• Bättre kvalitet: Mindre risk för skrivfel och felaktig kontering
• Realtidsinfo: Kan följa projektens ekonomi löpande
• Digital dokumentation: Alla underlag samlade på ett ställe

​

Säkerhet och kontroll

Ultra har flera säkerhetsmekanismer för att säkerställa korrekt bokföring:

​

Automatisk validering

• Alla verifikationer kontrolleras för balans före skapande
• Kontonummer valideras mot din kontoplan
• Projektkopplingar verifieras före bokföring

​

Spårbarhet

• Alla ändringar loggas med tidsstämpel och användare
• Ursprungliga dokument bevaras alltid
• Fullständig revisionskedja för alla transaktioner

​

Begränsningar

• Endast auktoriserade användare kan godkänna fakturor
• Bokförd information kan inte raderas, endast korrigeras
• All kommunikation med Fortnox är krypterad

​

Vanliga frågor

​

Kan jag ändra bokföring som redan skickats till Fortnox?

Du kan ändra projektfördelning på leverantörsfakturor även efter godkännande. Ultra skapar då automatiskt korrigeringsverifikationer som krediterar gamla poster och debiterar nya. Grunduppgifter som belopp och datum kan inte ändras efter godkännande.

​

Vad händer om jag gör fel när jag väljer konto?

Om du märker felet innan godkännande kan du ändra kontot direkt. Efter godkännande behöver du ändra projektfördelningen, vilket skapar korrigeringsverifikationer. Din bokförare kan hjälpa till med större korrigeringar.

​

Ser min bokförare alla ändringar jag gör?

Ja, din bokförare ser alla verifikationer som skapas i Fortnox, inklusive korrigeringar. Detta ger full transparens och möjlighet till kontroll av bokföringen.

​

Kan bokföraren påverka vad som bokförs automatiskt?

Bokföraren kan hjälpa dig konfigurera kontoinställningar för att säkerställa korrekt automatisk bokföring. Men själva bokföringsprocessen sker automatiskt baserat på dina aktiviteter i Ultra.

​

Vad händer om Fortnox är nere när jag skickar en faktura?

Ultra försöker skicka informationen flera gånger med automatiska återförsök. Om Fortnox är länge otillgänglig kommer du få en notifiering så du kan skicka informationen igen senare.

​

Kan jag fortfarande bokföra manuellt i Fortnox?

Ja, du kan fortsätta använda Fortnox för andra transaktioner som Ultra inte hanterar (som löner, banktransaktioner, etc.). Men undvik att manuellt ändra på de verifikationer som Ultra skapat, då det kan påverka projektredovisningen.