Varför fördela kostnader mellan projekt?
Korrekt kostnadsfördelning är avgörande för att få en rättvisande bild av varje projekts lönsamhet:- Verklig projektekonomi - Se faktiska kostnader per projekt
- Bättre kalkyler - Mer träffsäkra prisuppskattningar för framtida projekt
- Rättvis fördelning - Kunder betalar bara för det som tillhör deras projekt
- Bokföringsklarhet - Tydlig redovisning för bokföraren
Vanliga exempel på fördelning
Material som används på flera projekt
En lastbil med gips som används på tre olika villor. Istället för att belasta ett projekt med hela kostnaden fördelar du efter förbrukning.Maskinhyra
En grävmaskin som hyrs för en vecka men används på två olika projekt. Fördelning efter antal dagar på varje projekt.Gemensamma kostnader
Transport, verktyg eller utrustning som gagnar flera pågående projekt.Så här fördelar du en leverantörsfaktura
Steg 1: Öppna leverantörsfakturan
- Gå till den leverantörsfaktura du vill fördela
- Klicka på redigeringsläge om fakturan inte redan är öppen för redigering
Steg 2: Välj projekt för fördelning
I avsnittet “Kostnadsfördelning” ser du en tabell med följande kolumner:- Projekt - Välj vilket projekt som ska belastas
- Belopp - Hur mycket av fakturans nettobelopp som tillhör detta projekt
- Konto - Vilket konto kostnaden ska bokföras på
- Deb. - Om kostnaden är debiterbar till kund
Steg 3: Fyll i beloppen
- Ange beloppet för första projektet
- Systemet skapar automatiskt en ny rad för nästa projekt
- Fortsätt tills hela fakturans nettobelopp är fördelat
Systemet kontrollerar att summan av projektbeloppen är exakt lika med fakturans nettobelopp.
Steg 4: Välj konto och debiterbarhet
- Konto - Välj rätt kontoklass (material, verktyg, etc.)
- Debiterbar - Markera om kostnaden kan faktureras vidare till kund
Praktiska tips för fördelning
Beloppsfördelning
Du kan fördela kostnaderna på flera sätt:- Lika fördelning - Dela totalkostnaden jämnt mellan projekt
- Faktisk förbrukning - Baserat på verklig användning per projekt
- Kvadratmeter - För kostnader som varierar med projektets storlek
- Tidsbaserat - Utifrån hur länge resursen använts per projekt
Exempel: Materialfaktura på 24 000 kr för tre projekt
- Projekt Villa Andersson: 8 000 kr (används till kök)
- Projekt Lägenhet Berg: 12 000 kr (används till två badrum)
- Projekt Kontor Carlsson: 4 000 kr (används till personalutrymme)
ROT-arbeten och fördelning
Om någon del av kostnaden gäller ROT-arbeten:- Aktivera ROT-växeln för den aktuella projektraden
- Välj typ av arbete (måleriarbeten, VVS-arbeten, etc.)
- Ange antal timmar och belopp för arbetskostnaden
ROT-avdraget gäller bara arbetskostnaden, inte material. Dela därför upp fakturor där både arbete och material finns med.
Kontokoppling och bokföring
Varje projektrad kan ha sitt eget konto:- 4000-serien - Vanliga inköp och material
- 5400-serien - Underleverantörer och tjänster
- 6000-serien - Övriga rörelsekostnader
Kontrollera med din bokförare vilka konton som ska användas för olika typer av kostnader.
Påverkan på projektekonomin
När du har fördelat leverantörsfakturan påverkas:- Projektets kostnadssida - Kostnaden läggs till på respektive projekt
- Lönsamhetsrapporter - Visar mer korrekt täckningsbidrag per projekt
- Kundfakturering - Debiteringsbara kostnader kan läggas till kundernas fakturor
Vanliga frågor
Vad händer om jag ändrar fördelningen senare?
Du kan ändra fördelningen så länge fakturan inte är godkänd och skickad till bokföringen. Efter godkännande krävs nya verifikationer för ändringar.Kan jag fördela på ÄTA-arbeten?
Ja, du kan koppla kostnader direkt till specifika ÄTA-arbeten inom ett projekt för ännu mer detaljerad kostnadsspårning.Vad händer med moms vid fördelning?
Momsen följer automatiskt med fördelningen proportionellt mot nettobeloppen.Kan jag fördela kreditfakturor?
Ja, kreditfakturor fördelar du på samma sätt men med negativa belopp.Nästa steg
- Läs om godkännande av leverantörsfakturor
- Se hur fördelningen påverkar projektekonomin
- Lär dig om ROT/RUT-hantering