Projekt synkas endast åt ett håll - från Ultra till Fortnox. Ändringar du gör direkt i Fortnox påverkar inte Ultra.
Vad är ett kostnadsställe?
Ett kostnadsställe i Fortnox är ett sätt att samla alla intäkter och kostnader som hör till ett specifikt projekt. När du har ett kostnadsställe kan du:- Se exakt hur mycket varje projekt kostar
- Följa intäkter per projekt
- Skapa rapporter som visar lönsamheten
- Jämföra olika projekt ekonomiskt
Vad händer när du skapar ett projekt?
1. Automatisk synkronisering
När du skapar ett nytt projekt i Ultra:- Ett kostnadsställe skapas direkt i Fortnox
- Samma projektnummer används i båda systemen
- Projektnamnet och beskrivningen överförs
2. Information som synkas
Följande information skickas från Ultra till Fortnox: Projektnamn- Projektets namn från Ultra
- Om namnet är längre än 50 tecken kortas det av automatiskt
- Projektidentifieraren läggs till i parenteser för tydlighet
- Det unika projektnumret från Ultra (t.ex. “BA2024-001”)
- Används som projektnummer i Fortnox
- Matchas först mot befintliga projekt för att undvika dubbletter
- Om ett projekt med samma identifierare finns länkas de automatiskt
- Pågående projekt: Status “ONGOING” i Fortnox
- Avslutade projekt: Status “COMPLETED” i Fortnox
- Ej påbörjade: Status “NOTSTARTED” i Fortnox
- Startdatum sätts 30 dagar före det planerade startdatumet
- Detta ger utrymme för förberedande kostnader
- Slutdatum uppdateras när projektet avslutas
Om ett projekt med samma projektidentifierare redan finns i Fortnox kopplas de ihop automatiskt. Ultra kontrollerar både projektnummer och första ordet i namnet för att matcha rätt.
Projektuppdateringar
Automatiska uppdateringar
När du ändrar något i ditt projekt i Ultra:- Projektnamnet uppdateras i Fortnox
- Status ändras automatiskt (pågående/avslutad)
- Slutdatum läggs till när projektet markeras som klart
Vad som INTE uppdateras
- Projektnummer (förblir detsamma för alltid)
- Manuella ändringar du gjort direkt i Fortnox
- Kostnader eller intäkter som redan bokförts
Så använder din bokförare kostnadsstället
För projektuppföljning
Din bokförare kan:- Se alla kostnader som tillhör projektet
- Bokföra leverantörsfakturor på rätt projekt
- Följa projektets lönsamhet över tid
- Skapa rapporter för varje projekt
För bokföring
Alla transaktioner som rör projektet:- Kundfakturor kopplas automatiskt till rätt kostnadsställe
- Leverantörsfakturor kan bokföras på projektet
- Löner och andra kostnader kan fördelas per projekt
- ROT/RUT-avdrag hanteras korrekt per projekt
Praktiska exempel
Exempel 1: Nytt badrumsrenovering
Du skapar projektet “Badrummet familjen Andersson” i Ultra: I Ultra:- Projektnamn: “Badrummet familjen Andersson”
- Projektidentifierare: “BA2024-001”
- Status: Pågående
- Kostnadsställe: “Badrummet familjen Andersson (BA2024-001)”
- Projektnummer: BA2024-001
- Status: ONGOING
- Startdatum: 30 dagar före planerat start
Exempel 2: Långt projektnamn
Du skapar projektet “Totalrenovering av hela villan för familjen Johansson inklusive nytt kök, badrum och altan”: Automatisk förkortning:- Ultra behåller det fullständiga namnet
- Fortnox får: “Totalrenovering av hela villan för (VILLA2024-002)”
- Projektidentifierare behålls: VILLA2024-002
- Projektets funktion påverkas inte
Exempel 3: Länka befintligt Fortnox-projekt
Du har redan skapat projektet “Kök Eriksson (KOK2024-003)” i Fortnox och skapar nu samma projekt i Ultra: I Ultra:- Projektnamn: “Kök Eriksson”
- Projektidentifierare: “KOK2024-003”
- Ultra söker i Fortnox efter projekt med nummer “KOK2024-003”
- Hittar det befintliga projektet “Kök Eriksson (KOK2024-003)”
- Kontrollerar att första ordet matchar (“Kök”)
- Länkar Ultra-projektet till befintligt Fortnox-projekt
- Inget nytt projekt skapas
Påverkan på rapporter
I Ultra
- Projektekonomi visar samma resultat som förut
- Alla projektrapporter fungerar normalt
- Integrationen påverkar inte Ultras funktioner
I Fortnox
- Resultaträkning kan delas upp per projekt
- Balansrapporter visar projektspecifika skulder/fordringar
- Nya rapporter för projektlönsamhet blir tillgängliga
- Budgetuppföljning per projekt möjliggörs
För årsredovisning
- Projektspecifika siffror finns tillgängliga
- Enklare att förklara resultat per verksamhetsområde
- Bättre underlag för framtida budgetering
- Tydligare koppling mellan intäkter och kostnader
Vad händer med befintliga projekt?
Vid första kopplingen
- Alla dina pågående projekt i Ultra skapas som kostnadsställen i Fortnox
- Projektstatus sätts baserat på om de är arkiverade eller aktiva
- Inga befintliga Fortnox-data påverkas
Fortsatt drift
- Nya projekt synkas automatiskt
- Uppdateringar av befintliga projekt skickas över
- Inga dubbletter skapas
Felsökning
Projekt syns inte i Fortnox
Möjliga orsaker:- Fortnox-kopplingen är inte aktiv
- Projektet skapades innan kopplingen gjordes
- Fel i synkroniseringen
- Kontrollera att Fortnox-integrationen är aktiv
- Uppdatera projektet i Ultra (lägg till en kommentar)
- Kontakta support om problemet kvarstår
Fel projektnamn i Fortnox
Orsak: Namnet uppdaterades efter första synkningen Lösning:- Ändra projektnamnet i Ultra (inte i Fortnox)
- Vänta på automatisk synkronisering
- Eller spara projektet i Ultra för omedelbar uppdatering
Status stämmer inte
Kontrollera:- Är projektet arkiverat i Ultra? (Blir COMPLETED i Fortnox)
- Har projektet ett slutdatum? (Påverkar status)
- Är projektet markerat som pågående?
Nästa steg
Nu när dina projekt synkas till Fortnox kan du:- Synka kunder - Se till att kunduppgifterna också är synkroniserade
- Exportera fakturor - Låt fakturor hamna automatiskt i bokföringen
- Konfigurera bokföring - Anpassa vilka konton som ska användas
Prata med din bokförare om hur ni vill använda projektrapporterna i Fortnox. De kan ge värdefull input om vilken information som är mest användbar för er verksamhet.