Skapa projekt

Att skapa projekt är en av de mest grundläggande funktionerna i Ultra. Här sparar du all information om dina bygguppdrag - från små reparationer till stora renoveringar. Vi går igenom allt du behöver veta för att komma igång snabbt och effektivt.

​

Varför är projekt viktigt?

Ett projekt i Ultra är som en mapp för allt som hör till ett specifikt bygguppdrag:

• Alla arbetstimmar rapporteras på projektet
• Material och kostnader kopplas till projektet
• Fakturor skapas baserat på projektets innehåll
• Lönsamhet kan följas för varje projekt
• Fortnox-synkronisering sker automatiskt (om aktiverad)

​

Vad händer när du skapar ett projekt?

När du sparar ett nytt projekt händer flera saker automatiskt:

1. Projektnummer tilldelas - antingen automatiskt eller det du valt
2. Alla anställda får tillgång att rapportera tid på projektet
3. Standardpriser kopieras från dina företagsartiklar
4. Kundspecifika priser används automatiskt (om kund är vald)
5. Fortnox-projekt skapas (om du har kopplat Fortnox)
6. Standardstatus sätts på projektet

​

Så här skapar du ett projekt

​

Steg 1: Öppna formuläret för nytt projekt

På datorn:

• Gå till Projekt i menyn till vänster
• Klicka på den blå knappen Nytt projekt

I mobilappen:

• Tryck på + knappen längst ner på skärmen
• Välj Nytt projekt

​

Steg 2: Fyll i projektinformation

Nu ser du ett formulär med flera fält. Här är vad varje fält betyder:

​

Projektnamn (obligatoriskt)

Detta är det enda fält du måste fylla i. Välj ett namn som tydligt beskriver vad projektet handlar om. Bra exempel:

• “Badrumsrenovering - Andersson”
• “Köksbyte villa Storgatan 15”
• “Tillbyggnad familjen Eriksson”
• “Takbyte Villavägen 23”

Undvik:

• För allmänna namn som bara “Renovering” eller “Projekt 1”
• Interna kodnamn som kunden inte förstår

​

Projektnummer (automatiskt förslag)

Ultra föreslår automatiskt nästa nummer i följden (till exempel 1001, 1002, 1003…). Du kan:

• Behålla förslaget - rekommenderas för att få numrering i ordning
• Ändra till eget nummer - om du vill ha ett specifikt system
• Lämna tomt - då används det automatiska förslaget

Om du ändrar numret och sedan vill ha tillbaka det automatiska, klicka på länken “Använd senaste” som visas bredvid fältet.

​

Kund (valfritt)

Välj kund från listan om projektet gäller en specifik kund. Om kunden inte finns kan du:

• Lämna fältet tomt och lägga till kund senare
• Avbryta och skapa kunden först under Kunder

Fördelar med att välja kund direkt:

• Kundspecifika priser används automatiskt
• Fakturor får rätt kunduppgifter automatiskt
• Du ser alla projekt för kunden på ett ställe

​

Överordnat projekt (valfritt)

Detta används när du vill gruppera projekt eller dela upp stora projekt i mindre delar. Ett överordnat projekt fungerar som en “huvudmapp” där du kan samla flera underprojekt. När är det användbart? Överordnade projekt hjälper dig att:

• Få en samlad överblick av kostnader och intäkter över flera delprojekt
• Dela upp stora byggprojekt i hanterbara delar
• Rapportera tid och kostnader på rätt delprojekt men samtidigt se helheten
• Hålla koll på lönsamhet för både enskilda delar och hela projektet

Praktiska exempel: Exempel 1: Stor villarenovering

• Överordnat projekt: “Helrenovering - Villa Strandvägen 12”
  • Underprojekt: “Badrumsrenovering”
  • Underprojekt: “Köksbyte”
  • Underprojekt: “Målning”

På så sätt kan du se vad varje del kostar, men också få total koll på hela renoveringen. Exempel 2: Flerbostadshus

• Överordnat projekt: “Nybygge Rosengården”
  • Underprojekt: “Grund och stomme”
  • Underprojekt: “Fasad”
  • Underprojekt: “Invändig finish”
  • Underprojekt: “VVS-arbeten”

Hur påverkar det ekonomi och rapportering?

• Varje underprojekt har sin egen ekonomi (kostnader, intäkter, budgetar)
• Du kan fortfarande fakturera per underprojekt
• I rapporter kan du välja att se antingen enskilda projekt eller summera per överordnat projekt
• Alla tidrapporter och material kopplas till rätt underprojekt

​

Referensperson (valfritt)

En referensperson är den specifika kontakt hos kunden som projektet gäller. Detta fält blir tillgängligt när du har valt en kund. Varför är referenspersoner användbara? Genom att ange en referensperson:

• Visas rätt kontaktperson automatiskt på fakturor
• Underlättar kommunikation kring projektet
• Sparar tid när du skapar fakturor - du slipper söka upp rätt person varje gång
• Håller koll på vem hos kunden som är ansvarig för projektet

Exempel från verkligheten: Du renoverar badrummet åt familjen Johansson. Du har “Familjen Johansson” som kund, men det är Erik Johansson som är din kontaktperson för projektet. När du skapar projektet väljer du Erik som referensperson. När du sedan fakturerar projektet står Erik automatiskt som “Er referens” på fakturan. Så här använder du det:

1. Välj först kund i fältet Kund
2. Klicka sedan i fältet Referensperson
3. Välj rätt person från kundens kontakter
4. Om personen inte finns i listan, lägg till den under Kunder först

​

Steg 3: Hantera priser (avancerat)

Under Priser (klicka för att öppna) ser du vilka timpriser som kommer att användas. Priserna hämtas i denna ordning:

1. Kundspecifika priser (om kund är vald och har egna priser)
2. Företagets standardpriser (annars)

Du kan justera priserna här om det behövs för just det här projektet.

​

Steg 4: Spara projektet

Klicka på Skapa projekt för att spara. Du får en bekräftelse att projektet har skapats och kan direkt börja använda det.

​

Praktiskt exempel: Köksbyte

Låt oss gå igenom ett konkret exempel där du ska byta kök åt familjen Lindberg.

​

Förberedelser:

1. Kontrollera kunden: Är “Familjen Lindberg” registrerad som kund?
2. Kontrollera priser: Har du rätt timpriser för “Snickare” och “Rörmokare”?

​

Skapa projektet:

• Projektnamn: “Köksbyte - Lindberg”
• Projektnummer: Behåll automatiskt förslag (t.ex. 1045)
• Kund: Välj “Familjen Lindberg”
• Beskrivning: Lämna tomt eller skriv “Helrenovering kök inkl. nya vitvaror”

​

Efter projektskapandet:

1. Rapportera arbetstid på projektet via mobilappen
2. Registrera material - kakel, rör, nya skåp etc.
3. Koppla leverantörsfakturor till projektet
4. Skapa kundfaktura när arbetet är klart

​

Vanliga frågor

​

Kan jag ändra projektnamnet senare?

Ja, du kan ändra projektnamnet när som helst genom att gå till projektet och klicka på redigeringsikonen.

​

Vad händer om jag glömmer välja kund?

Inget problem! Du kan lägga till kund på projektet när som helst senare.

​

Kan jag radera ett projekt?

Ja, men bara om projektet är helt tomt (ingen tid, inga fakturor, inget material). Annars måste du arkivera det istället.

​

Varför får projektet automatisk numrering?

Automatisk numrering gör det lättare att hålla ordning på projekten och förenklar bokföringen. Du kan alltid ändra till egna nummer om du behöver det.

​

Vad är skillnaden mellan beskrivning och projektnamn?

• Projektnamn: Kort och tydligt för att identifiera projektet
• Beskrivning: Längre text med mer detaljer om vad som ska göras

​

Måste jag ställa in priser för varje projekt?

Nej, Ultra använder automatiskt rätt priser från dina företagsinställningar eller kundspecifika priser. Du behöver bara justera om det här specifika projektet har andra priser.

​

Hur fungerar Fortnox-integrationen?

Om du har kopplat Ultra till Fortnox skapas projektet automatiskt även där med samma namn och nummer. Alla senare fakturor och transaktioner synkroniseras automatiskt.

​

Nästa steg

Nu när du har skapat ditt projekt kan du börja använda det för:

• Rapportera arbetstid - så här loggar du och dina anställda arbetstimmar
• Registrera material - håll koll på alla kostnader
• Skapa fakturor - när det är dags att fakturera kunden

Ett välorganiserat projekt är grunden för lönsam verksamhet. Ta dig tid att fylla i informationen ordentligt - det sparar mycket tid senare!