Varför är projekt viktigt?
Ett projekt i Ultra är som en mapp för allt som hör till ett specifikt bygguppdrag:- Alla arbetstimmar rapporteras på projektet
- Material och kostnader kopplas till projektet
- Fakturor skapas baserat på projektets innehåll
- Lönsamhet kan följas för varje projekt
- Fortnox-synkronisering sker automatiskt (om aktiverad)
Även om du bara jobbar på små uppdrag är det värt att skapa separata projekt. Det ger dig bättre kontroll över lönsamheten och gör bokföringen enklare.
Vad händer när du skapar ett projekt?
När du sparar ett nytt projekt händer flera saker automatiskt:- Projektnummer tilldelas - antingen automatiskt eller det du valt
- Alla anställda får tillgång att rapportera tid på projektet
- Standardpriser kopieras från dina företagsartiklar
- Kundspecifika priser används automatiskt (om kund är vald)
- Fortnox-projekt skapas (om du har kopplat Fortnox)
- Standardstatus sätts på projektet
Så här skapar du ett projekt
Steg 1: Öppna formuläret för nytt projekt
På datorn:- Gå till Projekt i huvudmenyn
- Klicka på den blå knappen Nytt projekt
- Tryck på + knappen längst ner på skärmen
- Välj Nytt projekt
Steg 2: Fyll i projektinformation
Nu ser du ett formulär med flera fält. Här är vad varje fält betyder:Projektnamn (obligatoriskt)
Detta är det enda fält du måste fylla i. Välj ett namn som tydligt beskriver vad projektet handlar om. Bra exempel:- “Badrumsrenovering - Andersson”
- “Köksbyte villa Storgatan 15”
- “Tillbyggnad familjen Eriksson”
- “Takbyte Villavägen 23”
- För allmänna namn som bara “Renovering” eller “Projekt 1”
- Interna kodnamn som kunden inte förstår
Använd gärna kundens efternamn och vad projektet handlar om. Det gör det lättare att hitta projektet senare.
Projektnummer (automatiskt förslag)
Ultra föreslår automatiskt nästa nummer i följden (till exempel 1001, 1002, 1003…). Du kan:- Behålla förslaget - rekommenderas för att få numrering i ordning
- Ändra till eget nummer - om du vill ha ett specifikt system
- Lämna tomt - då används det automatiska förslaget
Projektnummer måste vara unikt inom ditt företag. Du kan använda bokstäver, siffror och tecknen +, _, -.
Kund (valfritt)
Välj kund från listan om projektet gäller en specifik kund. Om kunden inte finns kan du:- Lämna fältet tomt och lägga till kund senare
- Avbryta och skapa kunden först under Kunder
- Kundspecifika priser används automatiskt
- Fakturor får rätt kunduppgifter automatiskt
- Du ser alla projekt för kunden på ett ställe
Överordnat projekt (valfritt)
Detta används när du vill gruppera projekt eller dela upp stora projekt i mindre delar. Användningsområden:- Underentreprenörer som arbetar på delar av större projekt
- Företag som delar upp stora projekt i faser
- Gruppering av relaterade projekt
- Överordnat projekt: “Tillbyggnad familjen Svensson”
- Underprojekt: “Grund”, “Stomme”, “Invändig finish”
Steg 3: Hantera priser (avancerat)
Under Priser (klicka för att öppna) ser du vilka timpriser som kommer att användas. Priserna hämtas i denna ordning:- Kundspecifika priser (om kund är vald och har egna priser)
- Företagets standardpriser (annars)
De flesta användare behöver inte ändra priserna här. Ultra använder automatiskt rätt priser baserat på dina inställningar.
Steg 4: Spara projektet
Klicka på Skapa projekt för att spara. Du får en bekräftelse att projektet har skapats och kan direkt börja använda det.Praktiskt exempel: Köksbyte
Låt oss gå igenom ett konkret exempel där du ska byta kök åt familjen Lindberg.Förberedelser:
- Kontrollera kunden: Är “Familjen Lindberg” registrerad som kund?
- Kontrollera priser: Har du rätt timpriser för “Snickare” och “Rörmokare”?
Skapa projektet:
- Projektnamn: “Köksbyte - Lindberg”
- Projektnummer: Behåll automatiskt förslag (t.ex. 1045)
- Kund: Välj “Familjen Lindberg”
- Beskrivning: Lämna tomt eller skriv “Helrenovering kök inkl. nya vitvaror”
Efter projektskapandet:
- Rapportera arbetstid på projektet via mobilappen
- Registrera material - kakel, rör, nya skåp etc.
- Koppla leverantörsfakturor till projektet
- Skapa kundfaktura när arbetet är klart
Vanliga frågor
Kan jag ändra projektnamnet senare?
Ja, du kan ändra projektnamnet när som helst genom att gå till projektet och klicka på redigeringsikonen.Vad händer om jag glömmer välja kund?
Inget problem! Du kan lägga till kund på projektet när som helst senare.Kan jag radera ett projekt?
Ja, men bara om projektet är helt tomt (ingen tid, inga fakturor, inget material). Annars måste du arkivera det istället.Varför får projektet automatisk numrering?
Automatisk numrering gör det lättare att hålla ordning på projekten och förenklar bokföringen. Du kan alltid ändra till egna nummer om du behöver det.Vad är skillnaden mellan beskrivning och projektnamn?
- Projektnamn: Kort och tydligt för att identifiera projektet
- Beskrivning: Längre text med mer detaljer om vad som ska göras
Måste jag ställa in priser för varje projekt?
Nej, Ultra använder automatiskt rätt priser från dina företagsinställningar eller kundspecifika priser. Du behöver bara justera om det här specifika projektet har andra priser.Hur fungerar Fortnox-integrationen?
Om du har kopplat Ultra till Fortnox skapas projektet automatiskt även där med samma namn och nummer. Alla senare fakturor och transaktioner synkroniseras automatiskt.Nästa steg
Nu när du har skapat ditt projekt kan du börja använda det för:- Rapportera arbetstid - så här loggar du och dina anställda arbetstimmar
- Registrera material - håll koll på alla kostnader
- Skapa fakturor - när det är dags att fakturera kunden