Som standard är all rapporterad tid markerad som debiterbar. Du ändrar detta när du skapar eller redigerar en tidrapport.
Vad är debiterbar tid?
Debiterbar tid är arbetstimmar som du fakturerar till kunden och som genererar intäkter för projektet. Detta inkluderar:- Produktivt arbete på kundens projekt
- Resor till och från arbetsstället som kunden ska betala för
- Möten och planering som ingår i avtalet
- Felsökning och reparationer som kunden är ansvarig för
- Räknas den med i projektets intäkter
- Kan inkluderas på kundfakturor
- Påverkar projektets lönsamhet positivt
- Syns i projektekonomin som intäktsgenererande tid
Vad är icke-debiterbar tid?
Icke-debiterbar tid är arbetstimmar som företaget står för utan att fakturera kunden. Detta kan vara:- Administrativa uppgifter relaterade till projektet
- Extra tid för egna misstag eller omarbetningar
- Utbildning eller introduktion för nya medarbetare
- Offerteringsarbete och försäljningsmöten
- Garantiarbete som inte ingår i fakturering
- Räknas den INTE med i projektets intäkter
- Kan INTE inkluderas på kundfakturor
- Påverkar projektets lönsamhet negativt
- Syns som kostnad utan motsvarande intäkt
Så här markerar du tid som debiterbar eller icke-debiterbar
När du registrerar ny tid
- Klicka på Ny tid i tidrapporteringen
- Fyll i alla uppgifter som vanligt (projekt, datum, timmar etc.)
- Under Debiterbar ser du en växlingsknapp
- På = Tiden faktureras kunden (standard)
- Av = Tiden är intern och faktureras inte
- Klicka Spara för att registrera tiden
Kontrolltext under växlingsknappen förklarar: “Markera om tiden ska debiteras kund”
När du ändrar befintlig tid
- Gå till Tidrapporter och hitta tiden du vill ändra
- Klicka på tiden för att öppna redigeringsformuläret
- Ändra inställningen för Debiterbar enligt behov
- Spara ändringarna
Påverkan på projektets ekonomi
Debiterbar tid
Icke-debiterbar tid
Icke-debiterbar tid minskar alltid projektets lönsamhet eftersom det är ren kostnad utan intäkt.
Praktiska exempel från byggbranschen
Debiterbar tid - vad du kan fakturera
Installationsarbete- Montering av rör och kopplingar
- Elinstallationer enligt ritning
- Målning och ytbehandling
- Kvalitetskontroll enligt avtal
- Resa till arbetsstället (om avtalat)
- Transport av verktyg och mindre material
- Hämtning av speciella komponenter
- Genomgång av ritningar med kund
- Koordinering med andra hantverkare
- Materialbeställningar enligt projekt
- Dokumentation av utfört arbete
Icke-debiterbar tid - vad företaget betalar
Administrativa uppgifter- Fakturering och ekonomisk administration
- Rapportering till företagsledning
- Uppdatering av projektdokumentation
- Intern kompetensutveckling
- Rätta egna monteringsfel
- Byta felaktigt beställt material
- Omarbetning av arbete som inte blev godkänt
- Extra tid för bristfällig planering
- Platsbesök för att ta fram offert
- Säljmöten och presentationer
- Uppföljning efter avslutade projekt
- Relation och nätverksbyggande
Så påverkas fakturering och lönsamhet
Vid fakturering
När du skapar en kundfaktura från projektet:- Endast debiterbar tid inkluderas automatiskt
- Icke-debiterbar tid syns inte i faktureringsdialogen
- Du får en lista över alla debiterbara timmar för perioden
- Totalsumman baseras på debiterbar tid × timpris
I projektekonomin
Projektets lönsamhetsberäkning påverkas så här:- Intäkter: Endast debiterbar tid × timpris
- Kostnader: ALL rapporterad tid × personalkostnad
- Resultat: Intäkter minus alla kostnader
I rapporter
Tidrapporter visar:- Total arbetad tid (alla timmar)
- Debiterbar tid (endast fakturerbar)
- Icke-debiterbar tid (endast intern)
- Faktureringsbar tid som intäkt
- All tid som kostnad
- Påverkan på marginaler och lönsamhet
Vanliga situationer och hur du hanterar dem
När kunden ifrågasätter arbetstid
Problem: Kunden tycker det tog för lång tid Lösning:- Markera överenskommen tid som debiterbar
- Markera extra tid som icke-debiterbar
- Dokumentera anledning i anteckningar
När något går fel i projektet
Problem: Du behöver göra om arbete på grund av eget misstag Lösning:- Första gången (rätt arbete): debiterbar
- Omarbetning (på grund av fel): icke-debiterbar
- Tydlig kommunikation med kund
När du utbildar ny personal
Problem: En erfaren medarbetare handleder en nyanställd Lösning:- Handledarens tid: delvis debiterbar (efter överenskommelse)
- Nyanställds tid: icke-debiterbar tills full produktivitet
- Gradvis ökning av debiterbar andel
När material behöver hämtas
Problem: Måste åka och hämta material under arbetstid Lösning:- Om kunden godkänt restid: debiterbar
- Om det beror på dålig planering: icke-debiterbar
- Överens med kund innan projektet startar
Ha en tydlig policy för vad som är debiterbart. Kommunicera detta till kunden redan i offerten för att undvika konflikter senare.
Bästa praxis för debiterbar tid
1. Tydliga avtal från början
- Specificera vad som ingår i timpriset
- Beskriv när restid debiteras
- Ange vad som räknas som extra arbete
2. Ärlig tidsrapportering
- Rapportera all tid du arbetat på projektet
- Märk korrekt vad som är debiterbart
- Använd anteckningar för att förklara avvikelser
3. Regelbunden uppföljning
- Granska andelen debiterbar vs icke-debiterbar tid
- Analysera orsaker till icke-debiterbar tid
- Justera arbetssätt för att öka debiterbarheten
4. Kommunikation med kunden
- Informera om eventuell extra tid innan den utförs
- Förklara värdet av den tid som debiteras
- Var transparent kring vad som inte debiteras
Nästa steg
För att bli bättre på att hantera debiterbar tid:- Registrera tid - Lär dig grunderna i tidsrapportering
- Godkänna tid - Kvalitetssäkra innan fakturering
- Skapa kundfakturor - Omvandla debiterbar tid till intäkter
- Projektekonomi - Förstå hur tiden påverkar lönsamheten